「交際費・会議費」の申請書フォーマット・新基準作成について

質問

精算書は、提出時に申請者に交際費か会議費か項目を選択させ、金額を記入してもらいます。
社内ガイドラインとして一人当り3,000円で手土産を除くアルコール不可ということにしております。実際は、税込で3,150円で良いわけでそのあたりの徹底がされていないための誤申告があったりとか、トップ判断で、海外では3500円程度の場合でもOKだったり、そうでなかったり。会議費の金額であっても、「白木屋」としてあったりとか。中には、海外の役員クラスが来日する打ち合わせで、スケジュール上空港近くのちゃんとした場所で食事をする場合、へいきで一人あたり10,000円する場所にせざるをえない場合もあります。
現状の問題点としては、現状3,000円基準とアルコールなしという社内公表の基準しかないため、都度、トップの判断により、申請者に交際費・会議費の区分の違い
のため、書きなおしをさせるといったことがあります。
あまり、複雑な規程にしても社員に徹底が出来ないですし。
まずは、フォーマットから改訂しようと考えております。
自分の考えでは、精算書の裏面にフローチャートのようなものを印刷して
判断させるようなものを考えております。
トップの考えでは、経理側で、交際費・会議費は経理側で科目をつけたり、
修正したりすることはさせないという考え方があります。　

3,000円とノンアルコール基準は、会計処理としては楽ですが、
それ以外のわかりやすい社内基準を作っている方、帳票の工夫をされている
経理の方はないでしょうか。

回答No.3

Spur · ベストアンサー

私もあまり詳しくは無いのですが、

>現実は、海外からきた役員クラスと食事をしながら打ち合わせをするのに、
>空港近くのきちんとしたレストランをつかうと結構な値段もします。

とありますが、それが会議の延長かどうかで会議費かどうかが決まるのではなく、会議費として税務署が見とめる金額の上限があるのじゃないですか？
事業規模によって違いますが、以前勤めていた大手企業（従業員5万人）は\4,000でした。
今の会社（従業員100名）は\3,000です。

アルコールを飲まなくても、１人当たり\5,000も\8,000もの金額は税務署が会議に必要な経費とは認めないのじゃないですか？
会議費にするか接待費にするかでは税金が違ってきますよね？
会社としては税率の低い「会議費」にしたいところですが、会議に１人何千円も必要なのは税務署に対して説明がつきません。
脱税になるんじゃないでしょうか？

と私は言いたかったのです。
だから、その会社規則を守らないと言うことは、その人は脱税をしていることになりますよね？
私の会社では、基準として１人当たりの金額だけです。
アルコールを飲んだかどうか？ましてビール１～２杯程度であったかどうかは領収書から判断できません。
店名からも判断できません。
ですから、居酒屋であろうが、レストランであろうが、１人当たりの金額だけで費目を分けています。
しかし、あきらかにアルコールを飲むのが目的の店（スナックやバー）は金額のいかんに係わらず接待費になります。

補足

会議費として認める金額の上限が、従来は、3,000円というのがあったようですが、
これは、「神話」に過ぎず、実際は「実質基準」のようですが、3,000円程度なら、
特に修正の指摘はないようです。
「会議」というのも、「商談・打ちあわせ」というものも税法上含めて考えて
できるようです。「商談・打ち合わせ」なら、当社は、外資系会社なのですが、
外国のエグゼクティプクラスの方とのランチとなると、「スカイ●ーク」とかで
二千円程度のランチではなく、どうしても、食前酒つきのちゃんとした
ランチになります（飲みという感覚ではなく）。
今の当社の会社規則は、3,000円・ノンアルコール基準となっているのですが、
金額を上昇させる・社員に覚えやすく分かりやすい基準を示す（税法をそのまま示してもわからないでしょうから）・社員で「交際費」「会議費」を判断させ、
間違いなく申請させることができるようにするようにできればと考えております。

社員に判断させるのは、難しいような気もしますが、トップがそのように考えて降りますので…

回答No.2

Spur

あの～、それは社内基準がどうこうという問題ではなくて、税務署対策ですよね？
ならば、経理担当が社内に規則として制定するのと同じに、その話しをした方がよいのではないですか？
「ただ規則だからやれ」ではなく、税務処理的な仕組み（つまり、根拠）を説明してないからだと思います。

本来の「会議費」は、お茶や、茶菓子であって、会議が延びてお腹が空いたので、食事を提供した。というものですよね？
だから、会議費で何千円もの食事を出したり、ましてアルコールを出すなどはもってのほかです。

それは、会議の延長にある食事ではなく、もはや「接待」の領域です。
海外だから￥3,500というのも変な話しですね。
日本の税務署に出すのですよ。どの国で使っても同じじゃないですか。

そういった説明をしてないので理解されていないのじゃないですか？

補足

社内の経理的な理解が乏しい面がありますので、おっしゃるとおり、運用に関しては、「税務処理的な仕組み」を説明するつもりです。たとえば、交際費にすると、損金計上されず、実質１．５倍相当の費用がかかるなど…
たしかに、打ち合わせ費用として、何千円もかけるなといえばそうなのですが、現実は、海外からきた役員クラスと食事をしながら打ち合わせをするのに、空港近くのきちんとしたレストランをつかうと結構な値段もします。アルコールがビール１～２杯程度・食前酒程度なら、交際費にならないという税務署の見解もあります。
みんなに説明する新しい基準として、3,000円・ノンアルコール・手土産ダメルール
以外の基準をつくなないものかと考えております。

回答No.1

akubihime212

トップの考えで、科目が変わってしまうのなら、テンプレートを作る前に、トップの意向を確認して、了解をとってからでしょう？
順番が違うような気がします。
いくら経理の方で、考えても、違法処理ではない限りトップの意向が最優先されるでしょうから。
トップに説明して、社内コンセンサスを確立させないと、返って問題が出る、訂正が増えるのではないでしょうか？

補足

基準の策定は、トップからの要請であり、トップと私との意思は統一されております。外資系のトップダウン方式の会社ですので、トップが「やれ」と命じたら、
社内は、それでとおります。