電子帳簿保存の備え付け書類について

質問

個人事業主です。
以下2点についてご回答をお願い致します。

<質問1>
　要件の「システム概要に関する書類の備え付け」について、
　例えば納品書の場合、エクセルで作成した納品書をPDFで出力し、
　電子保存用のフォルダに格納しています。(索引簿も作成)
　この場合「事務処理規程」以外に何か必要な書類があるのでしょうか？

<質問2>
　要件の「事務処理規程の備え付け」について、
　「備え付け」とありますが、パソコンの近くですぐ出せる状態の事でしょうか？
　また、事務処理規程は1度作成すれば更新は必要ないのでしょうか？
　(例えば、年度毎に作成が必要等)

以上となります。
ご回答の程、宜しくお願い致します。

回答No.2

HohoPapa · ベストアンサー

先刻承知と思いますが、
私は当局の人間ではありませんし、
この電子帳簿保存法を立案した役人でもありませんから
当局が掲示した内容を私なりに解釈しているにすぎません。

要は先にポストした
>当局の職員が読めば、
>職員が必要な確認をするオペレーションができることを
>求めているものと思います。
という理解です。

・エクセルの画面を見ればわかるだろう
・直感的にわかるインターフェースだ
・ＶＢＡのソースコードも隠すほどのものでもない
という主張は（仮にそうだったとしても）相手は役人ですから
通じないと思います。

VBAを読める職員の場合もあるだろうとは思いますが
だからといって、VBAのコードを提示しても許してもらえないだろうと思うのです。

システム概要書や操作説明書といった単語からは、
ＩＴエンジニアのプロが書くものをイメージしてしまうかも知れませんが
私が話しているのはそうではありません。

操作説明書は
画面のスクリーンショットとクリック手順をＡ４サイズ１枚ものでもいいので
用意したほうが無難だろうということです。
（用意しろと書いてあるわけですから）
更に言えば、
例えば取引先を条件に検索するときの操作手順が数行書かれていれば
立派な操作説明書です。

システム概要書も
サンプルとなるPDFファイルの印刷物と
検索キーとなる部分はどの部分なのかを説明した
1枚ものでもいいと思います。
（これも用意しろと書いてあるわけですから）

お礼

度々のご回答ありがとうございました。
ご指摘の通り、難しく考えすぎていたようです。
ご提示いただいたやり方で、やってみようと思います。

ご丁寧な対応、本当にありがとうございました。
(お礼が遅くなり申し訳ありませんでした。)

回答No.1

HohoPapa

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_02.pdf
に記載されているルールでは
・取引年月日、取引金額、取引先を条件に検索が可能か、
または、
・求めに応じてダウンロードできる必要があるわけですから、
検索方法、あるいは、ダウンロード手順、
さらに、
ダウンロードしたファイルのフォーマットや構造
（取引年月日、取引金額、取引先のフィールド個所）
を説明したドキュメントが必要と思います。

>「事務処理規程」
ここに記載済かどうかわかりませんが、
一般的な表現であれば
システム概要書や操作説明書と呼ばれるドキュメントになると思います。
当局の職員が読めば、
職員が必要な確認をするオペレーションができることを
求めているものと思います。

「備え付け」については、
調査の時に、当局の職員に速やかに開示できることを想定しているものと思います。
あえて、紙で用意する必要はなく、
アプリのオンラインヘルプでも、
DVDに焼きこんだPDFでもワード文書でもいいと思います。

これは、決算書などのように年度ごとに用意するものではなく
データ保存の仕様変更の都度メンテナンスするもであり、
仕様変更が無ければ、あえて再保存する必要はないと思います。

補足

すみません。
よろしければ以下2点について追加で教えて下さい。

<追加質問１>
エクセルで索引簿を作成しており、フィルター機能により
取引年月日、取引金額、取引先を検索できるようにしてあります。
(検索要件の3つを満たしていると思います)
つまり、この索引簿の操作方法を記載したドキュメントを作成しておく
という事で間違いないでしょうか？

<追加質問２>
エクセルで作成した納品書をPDFで出力していますが、
納品書を作成しているエクセル(簡単なマクロ)操作等の説明書も作成が必要なのでしょうか？

以上となります。
電子帳簿保存システムを使用せず、フォルダに保存しているだけなので、
あらためてシステム関係書類等と言われると何か不足がないか不安になってしまいました。
ご回答をお願い致します。