納品書控えは電子と紙保存、併用してよいでしょうか？

質問

個人事業主で食品の卸をしています。
自社で在庫は持たず、製造と発送は委託しています。

<処理の流れ>
自社のパソコンでPDFの納品書を作成
　　↓
製造委託先にFAX(パソコンからFAXにデータで直接流して送っており、紙では出していません)
　　↓
製造委託先は商品に納品書を同梱して発送
　　↓
送付しているの納品書は、A4用紙で上下に分かれており、
上側が控え、下側が商品に入れる納品書になっています(切り取って使用)
月末に製造委託先から納品書の控えが送付されてきています。

【質問】
納品書控え(PDF)を電子保存しているのですが、
製造委託先から送付される納品書の控え(紙)もあわあせて保存しています。
この場合、両方の納品書控えを保存しておいても問題はないでしょうか？
あるいは、紙の納品書控えは破棄しないといけないでしょうか？

以上です。ご回答の程よろしくお願い致します。

将来的には、納品書の控えは製造委託先で破棄してもらうつもりですが、
現在電子保存への移行中の為、電子と紙両方がある状態なのです。

回答No.1

HohoPapa · ベストアンサー

御社（Ａ社）が受け取った納品書控え
（Ｂ社がＣ社に送った納品書の控え？）
が、御社の会計処理上、書類に該当するのかどうか
よくわかりませんが、それは「トモカク」として．．．

電子データの保存が『義務』化されている書類は、
電子取引した書類です。
つまり、
PDFのファイルで受け取った請求書や納品書ファイル、
PDFのファイルで得意先に送った請求書や納品書ファイル原本は
電子データのまま保存することが義務化されています。

他方、それ以外の書類については
「真実性の確保」と「可視性の確保」が担保できていれば
紙ではなく、電子データとして保存することが『できる』。
という制度ですので、
あるものは電子データで、あるものは紙で保存することが
認められると解釈します。

なお、企業によっては、内部処理の合理化のために、
紙での保存を一掃し、
全数電子データで保存する運用をするケースも珍しくないと思います。

お礼

ご回答ありがとうございました。

分かりづらく申し訳ありません。
形としては、弊社(A社)がB社から仕入れた商品をC社に売っているというと
分かり易いかもしれません。

ちなみに、同じ納品書を電子と紙で保存しておく事に罰則等あるのでしょうか？
ご存じでしたらご教授願います。