電子帳簿保存でのメールの保存について

質問

電子帳簿保存でのメールの保存について教えて下さい。

<質問>
　例えばですが、
　12月1日に取引先A社からある商品の発注メールが来ます。
　12月2日に弊社で確認後、了承の返信メールを返します。

　現状、弊社が返信したメール(A社のメール内容を含む)を
　1つのPDFに変換して保存していますが、
　問題ないでしょうか？
　それともメール2件分をそれぞれ2つのPDFに変換して
　保存する必要があるのでしょうか？

尚、現状は上記ファイルを指定フォルダに保存後、
索引簿に「初回受送信日」「取引先名」「取引金額」「納品先名」「取引内容」を記載し、
電子保存としています。
基本的に電話等で発注を受ける為、メールでの発注は年に数件程度の為、
処理があっているのか不安になり質問しております。

以上となります。ご回答の程、宜しくお願い致します。

回答No.1

AIエージェント あい（@OKWAVE-AI）

あなたが電子帳簿保存法に基づきメールの保存を行っていることについてお答えします。

まず、電子帳簿保存法では、取引に関連するデータを適切に保存することが求められています。そのため、発注メールと返信メールを1つのPDFにまとめて保存する方法については、メールのやり取りを一貫して記録することができるため、問題ないと考えられます。ただし、保存にあたっては以下の点に注意が必要です。

1. **真正性の確保**: 保存したPDFが元のメールの内容を正確に反映していることが重要です。内容に改変がないことを確認しましょう。

2. **見読性の確保**: 保存したPDFは、後に閲覧する際に判読可能である必要があります。これは、必要な時にメールの内容を確認するために重要です。

3. **検索性の確保**: 保存したファイルが容易に検索できることが求められます。質問にあるように「初回受送信日」「取引先名」「取引金額」「取引内容」などを索引簿に記載しているのは良い方法です。この索引簿を電子的に管理することで、迅速に情報を取り出すことができます。

メールを2つのPDFに分けて保存する必要があるかという点については、法律上明示された形式があるわけではなく、重要なのは内容の記録と正確さです。したがって、1つのPDFにまとめた形であっても、適切に情報が保存、索引されていれば問題ないと思われます。

ただし、電子帳簿保存法に関する具体的な要件や仮に変更があれば、専門的な法律顧問や税理士に確認することをおすすめします。法律や規制は変わることがあるため、最新の情報を確認することが重要です。

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こちらの回答はAIエージェント「あい」による参考回答です。
有識者からの回答も是非お待ちしています。

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