電子帳簿保存法とe文書法について

質問

会計上の「帳簿」「書類」を、紙媒体でなく電子形式で保存する場合、電子帳簿保存法とe文書法が絡んでくることは知っています。「帳簿」「書類」と各法の関係について、理解を明確にしておきたいと思います。今の私の認識を下に書きますので、誤解などありましたらドンドンご指摘いただけないでしょうか。

●「帳簿」―総勘定元帳など
(1)電子帳簿保存法の申請により、帳簿のデータベースを保存しなければならない。
(2)e文書法の申請の対象にはならない。したがって、同法に基づき、一貫して電子計算機を使って帳簿データをPDF形式の「電子帳票」として保存して置くだけでは認められない。電子帳簿保存法に従った、データベースの保存がなければならない。

●「書類」―損益計算書など決算書類
(1) 電子帳簿保存法の対象外。従って、データベースとしての保存は必要ない？
(2)-1 e文書法の「（紙をスキャンした）電子化」の対象外だが、同法の「（一貫して電子計算機を使って作成した）電子保存」の対象である。
(2)-2 従って、一貫して電子計算機を使って、PDF形式の「電子帳票」として作成・保存して置くだけで良い？というか、それが推奨されている？
(2)-3 でも、求められる検索機能の要件は、帳簿の場合と比べても、さほど甘くなりはしない？帳簿の場合と同等程度の検索機能は、求められる？
(2)-4 また、その場合は必ず、全てのPDF保存した電子帳票について、タイムスタンプや電子署名が必要で、コストもかかる？

回答No.3

asgas · ベストアンサー

法令解釈について資料によって言ってることがまちまちだったときはよ、条文を読んで正誤判定をするか、資料のうち一番信頼できるものに基づいて判断するかすればいいぜ。

e文書法によれば、「法令の規定により書面により行わなければならないとされているもの」は「主務省令で定めるところにより、書面の保存に代えて当該書面に係る電磁的記録の保存を行うことができる」よな。

重要なのは「主務省令で定めるところにより」って部分だ。主管の省庁が施行規則みてーな省令でe文書法の保存を受け入れねー限り、その法律に係る文書についてはe文書法の保存ができねーってことよ。

税法だと、法人税法施行規則とか所得税法施行規則とかあんだろ。あすこやその規則の委任を受けた告示にe文書法の保存を認める趣旨の定めが置かれてなけりゃ駄目なんだよ。

補足のサイトについてもよ、もっと具体的に言ったほうがいいのかね。信じちゃいけねえ。サイト管理者には悪いが出鱈目な話が目立つぜ。

「このための要件として」と書いてある「要件(1)(2)(3)」とやらは、法のどこにも出てこない。つーか「修正できないシステムとする」ってのが出鱈目だ。むしろ電子帳簿保存法施行規則で「訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること」を保存の要件のひとつにしてっから、「訂正又は削除」をしていいことが前提になってんだよな。

「電子帳簿保存法の要件(3)では、電子保存を認めていない」つーのは何を言ってんだか訳が分からねー。その前に「このための要件として」と言って赤伝の話をしておきながら、後で否定するってんだから無茶苦茶な話だぜ。

この管理者の最大の誤りは、e文書法に従っていりゃあ何でも通るっつー理解をしてる点だ。先にも書いたとおり、主務省令の定めがなけりゃ駄目なんだよな。「総勘定元帳などの帳簿については～のふたつの方法があります」は1年目～5年目の帳簿については明らかに間違いだし、「決算書類・帳簿を含めて、一括して電子帳票化してe-文書法による保存を行った方が良いでしょう」は出鱈目だ。

ネット上の情報は玉石混合だっつーのは知ってるよな。迷ったら、最も信頼できるものを判断基準にするといいぜ。今回のでいえば、法令に戻るか国税庁のサイトに戻るかして判断するのがいい。

あんたなりに判断基準を決めて、俺の書いたのも含めて正誤判定してみなよ。正しい知識を得られるだけじゃなく、色々と勉強になるぜ。

お礼

有難うございます。以前にも、残業時食事についてご回答いただきましたが、そのときも専門家らしき方の意見に誤りが見受けられましたね。専門家から出される回答だけを取っても、玉石混交となりうるのだということは、肝に銘じて、自分の判定に自信を持てるようにしたいと思います。

回答No.6

kadusaya2

言葉で伝えることの難しさを痛感します。

まず、e-文書法の第三条をご覧ください。
http://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/hourei/16-149gou/honbun.html
「民間事業者等は、保存のうち当該保存に関する他の法令の規定により書面により行わなければならないとされているものについては、当該法令の規定にかかわらず、主務省令で定めるところにより、書面の保存に代えて当該書面に係る電磁的記録の保存を行うことができる。」とあります。
これの意味するところは、「他の法令で書面と規定されていても電子保存ができる」ということです。
他の数百にも及ぶ法令を改正しなくても、IT化を加速するためにこのような条文が盛り込まれました。

何を意図としてe-文書法が施行されたかは、「逐条解説 e‐文書法」をお読みください。
http://www.amazon.co.jp/%E9%80%90%E6%9D%A1%E8%A7%A3%E8%AA%AC-%E2%80%90%E6%96%87%E6%9B%B8%E6%B3%95%E2%80%95%E6%B0%91%E9%96%93%E4%BA%8B%E6%A5%AD%E8%80%85%E7%AD%89%E3%81%8C%E8%A1%8C%E3%81%86%E6%9B%B8%E9%9D%A2%E3%81%AE%E4%BF%9D%E5%AD%98%E7%AD%89%E3%81%AB%E3%81%8A%E3%81%91%E3%82%8B%E6%83%85%E5%A0%B1%E9%80%9A%E4%BF%A1%E3%81%AE%E6%8A%80%E8%A1%93%E3%81%AE%E5%88%A9%E7%94%A8%E3%81%AB%E9%96%A2%E3%81%99%E3%82%8B%E6%B3%95%E5%BE%8B-%E5%86%85%E9%96%A3%E5%AE%98%E6%88%BF%E6%83%85%E5%A0%B1%E9%80%9A%E4%BF%A1%E6%8A%80%E8%A1%93-IT-%E6%8B%85%E5%BD%93%E5%AE%A4/dp/4324077096/ref=sr_1_1?ie=UTF8&qid=1345371799&sr=8-1
上記書籍は内閣官房の名前で発行されており、e-文書法を施行した内閣府の正式な解説が記載されています。

同書籍の巻末にもe-文書法の対象となる法定文書が記載されていますが、同じものが経済産業省の情報政策のページからダウンロードできます。
本文の下から2行目「一覧表（「e-文書法によって電磁的記録が可能となった規定」）」です。
http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/e-doc/guide/nyumon3.html
ここに記載されている法定文書は、その根拠となる法令がたとえ「紙での保存」を義務付けていても、総理大臣および内閣府の責任において電子保存を認められている文書です。
ダウンロードしたPDFのP18の下から2段目に「商法」「貸借対照表、損益計算書、営業報告書、議案、附属明細書、監査報告書、謄本」と書かれています。
これにより、商法は決算書類を書面（紙）で保存するように義務付けたままとなっていますが、小泉総理（当時）の名前で電子保存が可能となりました。

補足になりますが、大蔵省主税局からも「逐条解説 電子帳簿保存法」という書籍が発行されています。
http://www.amazon.co.jp/%E9%80%90%E6%9D%A1%E8%A7%A3%E8%AA%AC-%E9%9B%BB%E5%AD%90%E5%B8%B3%E7%B0%BF%E4%BF%9D%E5%AD%98%E6%B3%95-%E9%AB%98%E9%87%8E-%E4%BF%8A%E4%BF%A1/dp/4419030909/ref=sr_1_10?ie=UTF8&qid=1345371727&sr=8-10
大蔵省の名前で正式に発行されている書籍でも、P12 対象帳簿類の具体例 として 「損益計算書、貸借対照表などの決算関係書類」とあげられています。

次に、帳簿ですがデータベースでの保存は必要ありません。
「現場のナマの話を聞いています。」と書かれていますが、税理士もしくは税務署の勘違いだと思われます。
前回の回答にも書きましたように、電子帳簿保存法はデータベースの保存しか認めていなかった時代がありましたが、現在は結果のみを帳票化して電子保存することも追加されています。それらが混在して法律に盛り込まれていますので、かのような間違いが発生していると思われます。

最後に、「検索性を気にする必要は無い」と書いた件ですが、一般的な整理がされていれば問題ないという意味です。
通常はどのような会社であれ、伝票を年月別や内容・相手などで整理しているハズです。電子保存においても同様で、例えばフォルダを年月で分けるなどして整理してあれば良く、わざわざ検索エンジンなどをシステムに組み込む必要は無いです。仮に量が多くて探すのが大変だったとしても、Windows標準の検索機能でことは足ります。

私の言葉が間違っているとお考えでしたら、JIIMAから別な文書情報管理士を紹介してもらって相談してみてください。
e-文書法・電子帳簿保存法は多方面の知識が必要であり、専門的な教育を受けないと誤解や間違いが発生するのも仕方のないことです。
文書情報管理士は、同法についての専門的な知識を有すると認められた認定資格です。
国土交通省などのように「社内に文書情報管理者がいること」をシステム応札の要件とするなど、各省庁や政府系団体では文書情報管理士でなければ電子文書化に対応できないと見る動きは高まっています。
お近くの文書情報管理士を紹介してもらって相談されるか、ご自身で取得のための専門教育を受けられた方がよろしいかと思います。

お礼

貴殿としても、文書情報管理士への相談を勧められていますし、以下の記述は単に私のメモで書いておく程度としておきます。貴殿に回答の手間を取らせようとするものではありません。

まずe文書法とは、原始状態が＜紙＞であるものを、紙での保存だけでなく、スキャンしPDFなどに電子化して保存することを認める法ですよね？紹介いただいた経済産業省の「文書の電子化・活用ガイド」ページにも、あくまでその例が書いてある。ちょっと今更ですが、私の質問の前提として、原子状態=紙のものをスキャンすることは考えていません。それをするには量が多すぎるので。

またe文書法の基本として「国税関係の文書である帳簿や決算関係書類は、電子帳簿保存法の規定に従って電子データでの保存を行うか紙文書のまま保存することが義務付けられています」とあります。電子帳簿保存法に従えとあるわけですが、それなのになぜ書類については「データベースでの保存は認められていない。PDFで帳票化するのみになる」という結論を出されているのか分かりませんでした。

＞電子帳簿保存法はデータベースの保存しか認めていなかった時代がありましたが、現在は結果のみを帳票化して電子保存することも追加されています。

これはむしろ、話が逆の気がするのですが。条文や通達のどこに、そのような明記があるのでしょうか？

最後に、無断でHPへの直リンクを貼ってしまい、要らぬ手間をおかけして申し訳ありませんでした。

回答No.4

kadusaya2

当の上総屋取締役社長をやっております、秋山と申します。

まず申し上げておきますが、私自身が「文書情報管理士（上級）」というe-文書法のコンサルティグおよびシステム設計に関する資格を保持する専門家でもあります。
また、ご覧になられた「www.e-文書法.jp」は国税庁、およびe-文書法の策定団体であるJIIMA、財団法人日本データ通信協会などの関連団体の方々にも内容を御覧頂き、間違いが無いことを確認した上で公開しています。
基本的には国税庁の解説と異なってはいないのですが、表現の仕方の違いと、一般の方に理解しやすいようにあえて“間違えやすい表現”をしているところがあり、そのため混乱されているのであればお詫びいたします。

電子帳簿保存法については、専門の知識があっても理解しづらい点があります。
最初に電子帳簿保存法が制定された時は、総勘定元帳などの帳簿を“データベースで保存する”ための法律でした。
個々の単価や個数などを生データで保存するため、損益計算書や貸借対照表などはその都度に計算されることから“決算のやり直し”と見なされるため対象外となっています。
この時点で電子保存できるのはデータベースのみで、もちろん領収書などは対象外です。

それから五年後にe-文書法が制定され、“法定文書の電子保存”が認められました。
例外となるのは、「避難誘導などの緊急を要する文書」と「パソコンを有しないと想定される相手に開示する文書」の2点だけです。このため、損益計算書や貸借対照表・領収書など・総勘定元帳などの帳簿も対象となります。
ただし、e-文書法は「電子保存しても良い」とするだけで、その要件などは各省庁に任せられています。

国税庁は、その要件として「完全性」「機密性」「見読性」「検索性」を担保することとしています。
この中で、完全性は電子署名とタイムスタンプが必須、見読性は現実問題としてPDF形式しか選択肢がありません。機密性と検索性は特に気にする必要はありません。
また、すでに電子帳簿保存法が施行された後ですので、これらの要件を同法の改訂として盛り込んでいます。

このため、国税庁の解説や問い合わせ回答では“データベースでの保存”も“PDFでの保存”も電子帳簿保存法によるものとしています。
私の考えではそのことが混乱をまねいていると思っていますので、e-文書法.jpのサイトでは“データベースでの保存”を電子帳簿保存法によるもの、“PDFでの保存”をe-文書法によるもの（起因するもの）と表現しています。
表現の違いにより電子帳簿保存法ではPDFで保存できないと解釈されているのでしたら、それはサイトを作った当方の責任ですのでお詫びいたします。

個別のご認識についてですが、帳簿に関しては先に書きました通りデータベース以外にもPDFで帳票化しての電子保存が可能です。
書類、特に決算書類ですが、これも先に書きましたように“決算のやり直し”と見なされるためデータベースでの保存は認められていません。PDFで帳票化するのみになります。
(2)-1～4に関しては、ご認識されている通りです。

もし改めて質問したい事があれば、今回のようにgooに書き込まれてもかまいませんが、e-文書法.jpの管理者として記載してあるメールアドレスに直接質問を送られても回答致します。（そのためにメールアドレスを公開していますので）

以上、ご理解頂ければ幸いです。

お礼

すみません。補足のところ、

＞とすると、それもおかしい。損益計算書なども、「帳簿も」対象になると書いているのはどういうことですか？

の文は、無しにして下さい。

補足

失礼ながら、ご説明について、明らかな誤りと思われる点が散見されるのですが・・・。

＞例外となるのは、「避難誘導などの緊急を要する文書」と「パソコンを有しないと想定される相手に開示する文書」の2点だけです。このため、損益計算書や貸借対照表・領収書など・総勘定元帳などの帳簿も対象となります。

？？？この文章は、損益計算書などはe文書法の「対象となります」と言ってるんですよね？とすると明らかに間違いなのですが？損益計算書など決算書類はe文書法の対象外というのは、どの情報源を見ても最初のほうで明記されているはず。
それとも、文の最初の「例外となるのは」損益計算書などもだと、言いたいのでしょうか？とすると、それもおかしい。損益計算書なども、「帳簿も」対象になると書いているのはどういうことですか？

＞表現の違いにより電子帳簿保存法ではPDFで保存できないと解釈されているのでしたら、それはサイトを作った当方の責任ですのでお詫びいたします。
＞個別のご認識についてですが、帳簿に関しては先に書きました通りデータベース以外にもPDFで帳票化しての電子保存が可能です。

この文章はどう見ても、「帳簿」について、データベースの保存なしにPDF帳票だけ保存しておく方法が、認められるということですよね？
申し訳ないですがそれは明らかに誤りです。それを通そうとして「PDFは結果のイメージにすぎない。帳簿はデータベースそのものを保存し、検索・加工の機能を確保しなければならない」と指摘を受けた現場のナマの話を聞いています。

＞国税庁は、その要件として「完全性」「機密性」「見読性」「検索性」を担保することとしています。
＞この中で、完全性は電子署名とタイムスタンプが必須、見読性は現実問題としてPDF形式しか選択肢がありません。機密性と検索性は特に気にする必要はありません。
＞また、すでに電子帳簿保存法が施行された後ですので、これらの要件を同法の改訂として盛り込んでいます。

検索性を、特に気にする必要はない？？？
http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/04.htm
この国税庁ページから、「書類」の電子保存申請書を開けますが、その申請書には検索性の確保について明記されています。それを、e文書法の方で申請すれば、要件を避けられるということでしょうか？

＞書類、特に決算書類ですが、これも先に書きましたように“決算のやり直し”と見なされるためデータベースでの保存は認められていません。PDFで帳票化するのみになります。

PDF帳票しか認められない・・・？No.5さんの仰るように、これは明らかに誤りでしょう。帳簿だけなく「書類」にも検索機能の確保が必要なのは確実ですよね(帳簿より要件が若干甘いのかも知れませんが)？PDF帳票でそれを確保できるというのでしょうか？

最後に、メールでの質問は遠慮させて下さい。どうも、asgasさんにも見ていただいてやり取りする方が良さそうと思いましたので

回答No.2

asgas

そうかい、俺の読み方が浅かったみてーで悪かったな。

>「帳簿」「書類」と各法の関係について、理解を明確にしておきたいと思います。
最初の段落にそう書いてあったからよ、てっきり法令解釈そのものを聞きたいのかと思ってよ。「紙媒体でなく電子形式で保存する」ことを前提にした場合の法令解釈っつー趣旨だったんだな。

補足の件はよ、そのサイトの管理者は見たのかい？国税庁が運営してるサイトの話と、「有限会社上総屋」っつー法令解釈の専門家ではなさそーな法人が運営してるサイトの話と、どっちが信頼できるかってことじゃねーのかい。

お礼

私の補足に書いたサイトは、e文書法について専門に書いたサイトのようなので、かなり信頼性があるのかなと思ってしまいました。正直、半信半疑ではあるので質問した次第です。

あと、ここで私が書いてる「書類」とは、領収書などは除き、損益計算書とかレベルの決算書類です。元の質問で一番聞きたいのは、
【帳簿だったらデータベースそのものを保存しなければならず負担が大きいが、書類なら電子帳票というPDFを作っといてそれを保存しさえすればよく楽ができるのか？】
ということになります。

私の本音の解釈としては
【帳簿だろうと書類だろうと、国税庁から求められるのは、要はデータベースの中身である。だから、帳簿でなくて書類だったら負担が軽くなって楽が出来るなどという、甘い話はない】
と考えています。それが、補足に書いたサイトなどにより自信がなくなったということです。そのサイトをどこまで信頼していいのか、今でも分かりません。引き続き、アドバイスいただければ幸いです。

回答No.1

asgas

指摘しちまっていいのかい？

帳簿を電子帳簿保存法に従ってデータベース保存するには、課税当局の長の承認がなけりゃ駄目だ。申請では足りねえっつーことよ。それに、承認を受けても紙での保存が禁止されるわけじゃねーから、「保存しなければならない」じゃなく保存が認められるってのが正確だ。

それと帳簿はe文書法に基づく保存も一部認められてるぜ。具体的には6年目と7年目の紙の帳簿を撮影してマイクロフィルム保存したものは認められてるんだよ。スキャンしたものは駄目だ。

決算書類は電子帳簿保存法に基づく保存が認められてる。そのための手続きは帳簿と同様だ。e文書法に基づく保存も一部認められていて、その具体的場合は帳簿と同様だ。スキャンしたものは駄目っつーことよ。

詳しい話は例えばこういうところを見てみなよ。
http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/07.htm
http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans/pdf/A1_01.pdf

お礼

どうもこのあたり、こういうQ&Aサイトで聞くだけでは駄目で、税務署とかで生のアドバイスを聞くのが一番だというのは、薄々感じています。ただ、その前に明らかな誤解などは解消しておきたいと思いまして・・・。

補足

有難うございます。ただ、誤解を与えたようですが、

＞紙での保存が禁止されるわけじゃねーから、「保存しなければならない」じゃなく保存が認められるってのが正確だ。

一応これは知ってます。ただこの質問では「紙での保存はしない。保存は電子でする」のを前提としています。紙で保存するには量が多すぎるもので。

記載いただいたホームページなど、電子帳簿保存法に関するサイトはかなり見ました。ただその上で、どうしても解釈に詰まるところがあり質問しました。

http://www.xn--e--5l7du6cp6n.jp/html_Legal/00002B.htm

たとえば上記のサイトでは、帳簿も書類も、一から電子作成したPDFによる電子帳票での保存が認められるというように書いています(特に最後のほうに)。こういうのを見て、色々と自分の解釈に自信がなくなってきました。
損益計算書などは、質問(2)-1に書いたようにスキャン保存は認められないが、(2)-2のようにPDF電子帳票での保存なら良いのか・・・。しかしその場合はタイムスタンプにコストがかかるのか？そのコストが嫌なら、帳簿の場合と同じようにデータベースそのものを保存するという方法でも良いのか・・・？
法の趣旨・本質をちゃんと理解してない質問なのかもしれませんが、どうしても分からないのです。すみません。