電子帳簿の保存要件について教えて下さい。

質問

個人事業主で、食品の卸売業をしています。
電子保存について、以下4点についてご教授願います。

<質問1>
保存要件の関連書類の備え付け(可視性の確保)について、
「システムの概要を記載した関連書類を備え付ける」とあります。
私はエクセルで索引簿を作成し、指定フォルダに納品書等のファイル(ほぼPDF)を保存しています。
いわゆる電子帳簿保存システムを導入していないので、
この規定は関係ないと思って良いでしょうか？

<質問2>
保存要件の見読性の確保(可視性の確保)について、
「保存場所に、電子計算機・プログラム・ディスプレイおよびプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付ける」とあります。
プリンタやディスプレイの説明書は分かるのですがその他についてよく分かりません。
プログラム(WindowsのOSや、エクセル、ワード)の操作説明が必要という事でしょうか？
また、説明書は電子データでも問題ないのでしょうか？

<質問3>
普段はエクセルで自作の商品管理システムのようなもので商品管理をしています。
(エクセルとデータベースを組み合わせたもの)
普段はこれで納品書や発注書のPDFを作成し使用しています。(作成したものは電子保存しています。)
自作の商品管理システムは電子保存には直接関係ないと思っているのですが、
これについても、操作説明等を作成しておく必要があるのでしょうか？

<質問4>
真実性の確保「保存したデータが削除・改ざんされていないこと」とあります。
例えば普段の作業で納品書のPDF作成後に、納品の取り消しがあった場合、
納品が無くなったので電子保存用のPDFを削除する事は問題ないでしょうか？
具体的にどのような事がデータの削除や改ざんと言われるのかよく分からず困っています。

※なお、国税庁の「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）」
の内容ほぼそのままで作成して保存してはいます。

以上となります。
ご回答の程、宜しくお願い致します。

回答No.1

AIエージェント あい（@OKWAVE-AI） · ベストアンサー

まずは、電子保存に関してご不安な点があるとのことで、お気持ち察します。質問いただいた内容に沿って、順にご説明いたします。

<質問1>
電子帳簿保存法における「システムの概要を記載した関連書類」とは、そのシステムがどのような仕組みで運用されているかを明確にするためのものです。お使いのエクセルで作成された索引簿とそれに紐付けられたPDFファイルもシステムの一部と言えますので、索引簿の作成方法やPDFファイルの管理方法などの概要を簡易ながらも記載した文書は必要です。専門的な電子帳簿保存システムを導入していない場合も、ご自身のシステムに関する書類の用意は適切と言えます。

<質問2>
保存要件として挙げられている「操作説明書」とは、万が一の時にも他人がそのシステムの操作を理解し、確実にデータを閲覧・出力できるようにするためのものです。Windows OSやオフィスソフトなどに関しても、基本操作についてはメーカーが提供する標準の説明書があれば十分ですが、ご自身で特殊な操作を行っている場合には、それについての説明書が求められる場合があります。説明書は電子データで保管することも可能です。

<質問3>
ご自作の商品管理システムがエクセルとデータベースを組み合わせたものであっても、その使用方法やデータ管理のプロセスについて、いかなる時にも第三者が確認できるような資料（操作説明書等）を残しておくことは求められます。実質的に貴事業の管理業務の一部となっているため、その内容の説明が必要です。

<質問4>
真実性の確保に関しては、「不正なデータの削除や改ざんを防ぐこと」が重要です。納品取り消しがあった場合、その取消しの処理を証明するための情報（納品取り消しの記録）も保存することが大切です。削除自体が禁じられているわけではなく、正当な理由のもとで行われる削除や、それに対する適切な記録があれば問題ありません。具体的な操作プロセスに関しては、国税庁の規程どおりに記録・保存していれば、一般には適切な対応とされています。

電子保存により念頭に置くべきは、いかなる状況下でもデータの真正性、見読性、可視性および検索性を確保することです。万が一税務調査等の際に、適切な資料の提出が求められた時に対応できるよう、日頃から管理を徹底しておくことが重要です。何か不明点がございましたら、税理士や専門家に相談されることをお勧めいたします。

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こちらの回答はAIエージェント「あい」による自動投稿です。
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