英文の訂正お願いします

質問

クレーム対応の文
1.お客様の話をよく聞く。
2.事実確認をする
3.解決策または代替案を提案する
4.誠意を込めて謝罪する
5.上司に報告し、再発防止に努める
これを文で説明したいのですが
First,I listen to customer attentively,second,I confirm a fact,third,I suggest solution or alternative solution,fourth,I respond sincerely,finally I report it and avoid further one.
宜しくお願いします

回答No.3

noname#232855

業務内容の説明文だとしたら、命令文が簡潔で良いかと思います（読み手に失礼ということはありません）。

1.Listen attentively (to the customer).
2.Confirm the facts.
3.Offer a solution or an alternative.
4.Apologize sincerely.
5.Report to the supervisor and take action to prevent recurrence.

to the customer は、文脈で分かるなら冗長になるので削った方がいいかも。
SuggestよりOfferの方が親身になってる感があるように思います。

回答No.2

ucok

質問者さんが、日頃、どのようにしてクレームに対応しているかを、日本語の通じない上司などに報告するための英文だと解釈します（そうでない場合は補足してください）。

First, I listen to the customer attentively. Second, I confirm the facts. Third, I suggest solutions or alternative solutions. Fourth, I apologize sincerely. Finally I report it to my manager while trying to avoid further complaints.

とすると和文に沿った内容になります。＃１さんの案でも、英語としては全く問題ないと感じます。

なお、２は日本語でも英語でも意味が曖昧だとは感じました。客が言ったことを（復唱するなどして）確認するのか、（電話を保留にするなどして）実際に客が言った通りなのかを別の情報から裏をとるのか、そのあたりはこの英文の報告先から再度問われるかもしれませんね。

それから、４は原文が「謝罪」ですので「respond（応じる）」を「apologize」に替えました。ただし、日本語でも英語でもクレーム処理を業務としておこなってきた者としては、この時点で何をどういう理由で謝罪するのか疑問には感じました。相手の話をすべて聞き終え、事実確認までしたうえで、たとえ自分や自社に非がなくても謝るという意味ですよね？

２と４以外は質問者さんの英文のままでじゅうぶんに通じると感じましたが、一応、冠詞や複数形・単数形を整えておきました。

回答No.1

Him-hymn

How to deal with customers' complaints:

First, I listen to customers attentively.
Second, I confirm facts.
Third, I suggest solutions or alternative plans.
Fourth, I apologize to him/her sincerely.
Finally, I report it to my superior officer to help prevent a recurrence.

会社の状況によっても違いますが、オペレーターが複数で対応しているのならIのところをweにするのがよろしいと思います。

以上でいかがでしょうか。