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成果物と請求書は「メールと郵送」か「メールのみ」か

2024/05/27 02:35

ある業務の事務所を自営しています。顧客は数人の小企業、数百人の中堅企業など様々で、例えば、顧客から調査を依頼された案件について、成果物としての「調査報告書」を作成し顧客に送付することが、私の仕事です。顧客との打ち合わせなど普段の連絡はメールがほとんどです。私が調査報告書を作成したら、「紙の調査報告書と請求書」を顧客に郵送して仕事は終わりです(最近までは・・・)。しかし、顧客側では、担当者が「紙の調査報告書」(および請求書)を郵便で受け取った場合、それを受領した担当者は「紙の調査報告書」をコピーして上司に閲覧したりしているだろう(メールなら電子ファイルとしてそのまま上司に閲覧させられる)と思いました。そこで最近は、「調査報告書をメール送信すると共に、紙の調査報告書と請求書を郵便で送る」ようにしていました。しかし、「メール送信と郵送との双方」を行うと、私の方も面倒ですが、顧客の側でも同じような書類が重複して届くので混乱してしまいかえって迷惑になるのではないか、と思いました。しかし他方で、「調査報告書」は、場合により100頁以上になりますので、100頁以上を私はメールするだけで、100頁以上のプリントアウトを顧客にさせるのは申し訳ない(そうだとすると、メールの送信だけでなく、面倒だとしても100頁以上のプリントアウトを私が行って郵送する方が良いのかも・・・)という気がします。それで質問ですが・・・今までのように「調査報告書のメール送信と、調査報告書と請求書の郵送との双方」でやるか、「調査報告書と請求書のメール送信だけ」にするか、現在のビジネスのやり方として、どちらが妥当でしょうか?(あるいは、もっと妥当な方法がありますでしょうか?)