請求書って、絶対必要なの？

質問

うちの会社は、決済代行業務を行なっておりまして、基本的に電子メールでの売上・支払報告を取引先(加盟店)に送っています。

現在このメールは、うちからの債務の報告だけなのですが、今後、このメールの中に請求項目を挿入して、うちからの債務と相殺して支払の報告をしようと思います。

(1)
こういった場合、別途請求項目については、メールではなく請求書が欲しいというような取引先も出るのではないかと懸念しているのですが、そもそも、請求書って絶対に必要なのでしょうか。

請求書を出すのは面倒なので、できればメールのみの報告で済めば一番理想です。

(2)
結局、一般的に、紙で請求書が無いと絶対にマズイ！というようなことって、どういうことがあるのでしょうか。

まぁ、でも最終的には請求書発行してくれないんだったら取引しない。とか言われたら、出しちゃうんでしょうけど。。

どなたか専門知識をお持ちの方、よろしくおねがいしますー。

回答No.1

mukaiyama · ベストアンサー

請求書としての紙文書がなければならないという決め事は、おそらくないでしょう。質問者さんの思うようにやって、別に問題はありません。
ただ、お客様が受け入れてくれるかどうかは別問題で、メールだけですんなり入金してくれる人は少ないと思われます。

税法では、納品書や請求書、領収証などを原始記録といい、5年間または 7年間の保存が義務づけられています。
もらったお客様が、自分で印刷して保存しておけば問題ないようにも思いますが、そこまで電子文書が信頼されているかどうか、民主党 N議員の一件を持ち出すまでもないでしょう。

第三者が容易に改ざんできる電子文書は、お客様自身の監査で、あるいは税務署の調査で、全く問題ないとは言い切れません。時代はまだ、質問者さんの頭ほどまで進んでいません。

＞請求書発行してくれないんだったら取引しない…

こういう声が多く挙がるのが実態かと思います。

お礼

大っ変参考になりました！
ありがとう御座いました。

回答No.4

noname#56533

他の回答者と重複すると思いますが。
請求の仕方にはいろんな方法がありどのような形でも問題ありませんが、請求は相手先があることです。
通常、取引開始時に支払い条件等の覚書を交わすと思いますが、このときの条件が法的にはすべてです。
個人はともかく会社であればほとんどの企業では請求書は要求されます。私どもでも一時期子会社の取引を電子メール等で行っていましたが、支払い関係の部分については、紙ベースで行なうよう監査法人より指摘を受けております。これは不正の取引が簡単にできてしまうとのことでした（他にも指摘された点がありますが・・・・）
要するに取引先の条件に合わせないと相手が困るということです。

お礼

なるほど。
監査法人からもそういった指摘があるんですね。

大変参考になりました。
ありがとう御座いました。

回答No.3

hiroki0527

Ｎｏ２です。
＞(貴方が本当に請求したとどうやって証明するんでしょうかね？)
メールのヘッダ情報じゃダメなんですかね。。

全然ダメですし、何の証明にもなりませんね。
タダでさえではヘッダー偽装が良くあるのに。

公的第三者機関の認証等が必須でしょうし、その程度で普通の会社が認めるかは・・・ですよ。

お金関係(支払)についてはドコも相当シビアだと思ってください。
無発行理由が「請求書発行が面倒」程度で納得する会社は「皆無」と思って貰って間違いないですね。
正直どの会社も請求書発行・送付は手間だと思っていますが(特に少額請求の場合)個人相手はともかく法人相手で請求書無しでお金払ってくれるところが非常に少ないので「お金貰うための手続」としてやっているのが現実でしょうね。

お礼

参考になりました。。

ありがとう御座いました。

回答No.2

hiroki0527

現在、勤務先ではメールでの請求書では支払ってくれません。
「責任者印」「会社印」等が無い場合、本当に請求先からの請求書なのか判別できないためです。
(貴方が本当に請求したとどうやって証明するんでしょうかね？)
なので、請求書発行手数料がかかったとしても請求書発行はお願いすることになりますし、最初から出せない所とは取引しません(お金払えませんから)

企業の場合、勤務先と同じ所が普通だと思いますけどね。

補足

コメントありがとう御座いました。

＞(貴方が本当に請求したとどうやって証明するんでしょうかね？)

メールのヘッダ情報じゃダメなんですかね。。