納品書の保管を電子データで保管したいのですが

質問

現在、取引先からの納品書を保管しています。
取引先が多く枚数も多いため、電子データ（テキストデータ）
で発行してもらい、「電子保管」しようと考えました。（こちらの指定フォーマットにて）
ここで、問題が発生しました。「電子帳簿保存法」では、「自己が最初の段階から作成した・・・は、税務署に届ければ保管可能」（だいぶ略してます）となっています。
取引先から発行してもらう（自己が作成していない）納品データは「電子帳簿（帳票）」として保管できないのでしょうか。（たぶんパケージソフト等は保管を行っていると思うのですが・・）
ご教示願います。

回答No.1

noname#46899 · ベストアンサー

従来、税法で、自分が作る帳簿や書類は必ず有体物で保存しなければならないとされていましたが、電子帳簿保存法により、電子帳簿をつけている場合には、承認を得て電子媒体に保存する形でもよいとされました。すなわち、電子帳簿保存法の「承認対象」はあくまで自分の作成するものです。これに対して、納品書などの取引に関して相手から受け取る書類は、紙などの有体物でもらった場合はそのまま保存しなければなりませんが、もらわないものは保存しようがありません。
質問の「納品書を電子データでもらう」というのは、有体物ではないですから有体物の保存義務はありませんが、電子商取引に該当しますから、その通信データについては保存義務があります。自分が作成する帳簿の場合は「承認を受けて電子保管することができる」ですが、電子商取引を行った場合の通信データについては、受信・発信とも「必ず保存しなければならない」のであって、帳簿の保存承認とは関係ありません。たとえ電子帳簿保存法の承認を受けていない会社でも、電子商取引をしていればその通信データは保管する必要があるということです。

電子帳簿保存法第十条（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）
　所得税（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。

お礼

ありがとうございます。
なにか、税法上なにが保管すべき帳票、帳簿なのか分からなくなってきました。税法上、納品書なければ、なくて良いという事なのでしょうか？

あと、電子取引を通信データを保管する必要があるのは分かるのですが
何年間とか指示は無いのでしょうか（7年間とか？）
ご教示ねがいます。

回答No.2

hinode11

＞取引先から発行してもらう（自己が作成していない）納品データは「電子帳簿（帳票）」として保管できないのでしょうか。

取引先から発行してもらう納品データを保管すれば、その後の業務で色々と便利でしょう。取引先との打ち合わせや社内の報告、連絡、情報交換が迅速に行われ、有意義だと思います。

しかしながら、保管された納品データが電子帳簿保存法の趣旨に適うかという話になると、答は「ノー」です。取引先からもらう納品データ（納品書）は、電子帳簿保存法が定める「国税関係帳簿書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する」ものという条件に合致しないからです。

従って、取引先からの納品データを電子保管しても、税務調査の際には、そのデータは御社の仕入高を立証する裏付けにはなりません。紙の納品書をもらって保管しなければならないという事です。

補足

ありがとうございます。
なにか、税法上なにが保管すべき帳票、帳簿なのか分からなくなってきました。税法上、納品書なければ、なくて良いという事なのでしょうか？

あと、電子取引を通信データを保管する必要があるのは分かるのですが
何年間とか指示は無いのでしょうか（7年間とか？）
ご教示ねがいます。