データ注文の保管方法

質問

取引先に対し「紙の注文書」から「データ注文（ｃｓｖ形式）」に変更しようとしています。
インターネットを利用して、取引先がダウンロードボタンを押した際、「全取引先注文データベース」より「データ注文（ｃｓｖ形式）」生成し、ダウンロードしてもらう予定です。「全取引先注文データベース」には取引先ダウンロード情報をもちます。
「紙の注文書（自社控え）」の場合、理由は分りませんが７年間保管していました。
上記の場合、(1)「全取引先注文データベース」を７年間保管しておけばよいのでしょうか
それとも　(2)「データ注文（ｃｓｖ形式）」を保管しなければいけないのでしょうか？
できれば(2)は避けたいのですが・・・。「全取引先注文データベース」より「データ注文（ｃｓｖ形式）」は再現できます。
そもそも、「紙の注文書（自社控え）」の７年保管の理由はなぜなのでしょうか。
宜しくお願いします

回答No.2

noname#46899 · ベストアンサー

電子商取引を行う場合、詳細はわかりませんが、法律上、次の規制があります。これを見ると、単純にデータベースを保存するだけではだめなようです。詳しいことは税務署に相談したほうがいいと思います。
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電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律
（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）
第十条 　所得税（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。

上記の「財務省令」とは次の規定になります。
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則
（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）
第八条 　法第十条に規定する保存義務者は、電子取引を行った場合には、次項又は第三項に定めるところにより同条ただし書の書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合を除き、当該電子取引の取引情報（法第二条第六号 に規定する取引情報をいう。）に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたとした場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に、国税に関する法律の規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間、次の各号に掲げるいずれかの措置を行い、第三条第一項第四号及び第五項第五号において準用する同条第一項第三号（同号イに係る部分に限る。）及び第五号に掲げる要件に従って保存しなければならない。
一 　当該取引情報の授受後遅滞なく、当該電磁的記録の記録事項に電子署名を行い、かつ、当該電子署名が行われている電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すこと。
二 　当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。
２ 　法第十条ただし書の規定により同条ただし書の書面の保存をする保存義務者は、当該書面を、前項に規定する場所に、同項に規定する期間、整理して保存しなければならない。この場合においては、当該書面は、整然とした形式及び明りょうな状態で出力しなければならない。
３ 　法第十条ただし書の規定により同条ただし書の電子計算機出力マイクロフィルムの保存をする保存義務者は、当該電子計算機出力マイクロフィルムを、第一項に規定する場所に、同項に規定する期間、第四条第二項において準用する同条第一項第一号（同号ロに係る部分に限る。）から第四号までに掲げる要件に従って保存しなければならない。

お礼

ありがとうございます。
（年末年始　帰省のため、御礼遅れました。）

回答No.1

ham_kamo

> そもそも、「紙の注文書（自社控え）」の７年保管の理由はなぜなのでしょうか。

の部分しかお答えできませんが、「証憑書類の保存義務」というのがあります。

http://www.ijsselkaikei.com/weblog/archives/2005/10/post_12.html