納品書の運用について

質問

私の会社では購入する取引先に対して
自社仕様の納品書に金額等を記入してもらうようにしています。

手順としては、見積書採取⇒注文（注文伝票）⇒入荷（納品書）⇒金額入力（検収処理）となります。
（基本的なケースです）
取引先の納品書には金額を記載していないケースがよくあるため自社仕様の納品書を使って
もらっています。

基本ルールとしては、納品書の原紙をもらっているのですが、締めなどの関係でFAXやメールで
対応をするケースがあります。
そのまま原紙は届かず半年以上が経ち、ISOの関係で納品書等の見直しをしたときにコピーなどが
見つかる場合があります。

そこで質問です。
１．納品書の保管は原紙ではなくコピーなどで問題ないものなのでしょうか？
　　当部署での規則はどこにも書いていません。
２．納品書に取引先の印鑑（社印）は必要なのでしょうか？

今後、きっちりと社内で周知するために、いろいろなご意見・ご教授をお願い致します。

回答No.2

doctorelevens · ベストアンサー

基本的な問題を勘違いされています。

納品書や請求書は（経理や税務の）法律上必須ではありません。
「発行していないから」とか「もらっていないから」といって、直ちに法に触れる訳ではありません。
「証明出来ないと監査とかで困るから、業務処理上作っておこう」という話とは別問題です。

実例----------------------------------------------------------------------
１．不動産賃貸において、大家さんに家賃を払ったり、管理会社に払ったりする時に
　　毎月家賃の請求書はないはずです。
　　（ウィークリーマンションの場合はもらえることも多いですが）
　　契約書や注文書請書に明記されていれば、納品書や請求書は省略可能なのです。

２．個人経営のラーメン屋さんでお金を払う際に、カウンターに直接お金を置いた経験はありませんか？
　　伝票すらないお店があるかと思いますが、そういう経営形態で「税務署から怒られた」という話は
　　聞いたことがないです。
　　同じ様にお寿司屋さん（回転寿司ではなくて）でお会計の際にお店の人から、
　　金額だけ言われた経験はどうですか？
　　伝票がないお寿司屋さんとか高級レストランは多いですよ。
　　それでも法律上の問題はないのです。
実例ここまで---------------------------------------------------------------

納品書や請求書を作るのは「業務処理上、間違いや不正を防ぐため」です。

会社間での取引で「請求書が来ていないんですが・・・」という会話が交わされることがありますが、
契約書に「○○日締め、請求当月末払い」等の取り決めがあるからです。

従って、会社内である程度は自由に決められますので、会社の担当会計士・税理士とも相談して、
ルールを決めると良いかと思います。
書面をわざわざ作っておいて（そういうルールを運用しておいて）、
「コピーを保管して問題がないか？」というのは正しい運用とは思えないので、
正本（原本）を保管するように徹底すべきだとは思います。
ここは税務署などに痛くもない腹を探られる様な対応はすべきではないと思います。

請求書も納品書も「印鑑がないから無効」ということはありません。
信用度の問題なので、（受け取った方の社内処理で）対応が可能なら、省略しても法的な問題はありません。

お礼

ご教授ありがとうございます。
参考にさせていただき、社内で徹底したいと思います。

回答No.3

asgas

偽造や変造をされちまうリスク、担当者レベルで身勝手に発行しちまうリスクをどうやって回避するのか、で考えりゃいいぜ。

納品書は自社フォーマットのを使ってるってことだよな？

そしたらよ、FAXはありだろうよ。タイムスタンプが入るから仮に2通あっても最新版を選別できるし、自社フォーマットに相手方が記入してFAX送信なら偽造変造のリスクも低いからな。実際にFAXでやってるところもあるしよ。

メールも、PDFでの入手ならありだろう。ワードやエクセルなどのままだと、自社で書き換えることができっから偽造リスクは高いよな。第三者から疑われちまう。ISO考えるとまじーよな。ただ、メール本文自体がフォーマットになっていて、相手方がそれに記入して返信する方式ならありだ。実際にPDFなどでやってるところもあるぜ。

原本にすべきって回答があるが、FAX入手やPDF入手で運用してる会社がいくつもあることを知らねーんだろうよ。

逆に押印は、メール自体がフォーマットになってるのでない限り、あったほうがいい。納品書発行の責任を負わねー奴が身勝手に作って出してきちまうリスクがあっからよ。

もちろん、そういう事態を起こさない仕組みになってりゃ押印はなくても構わねー。実際に押印なしでやってるところもあるからな。

お礼

いろいろな考え方があることがわかりました。
ご意見ありがとうございます。
参考にさせていただきます。

回答No.1

yosifuji20

１．納品書の保管は原紙ではなくコピーなどで問題ないものなのでしょうか？
　　当部署での規則はどこにも書いていません。

コピーはいけません。

コピーの場合、そのコピーは本物であるか、本物と重複することはないのか、修正した場合にそれがわかるかなどいくつも問題があります。
従って普通の経理ではコピーの証標は認めないのが本来の方法です。
税務調査などでもコピーは追及されますよ。

２．納品書に取引先の印鑑（社印）は必要なのでしょうか？
必ずしもなくてもかまいません。問題はそれが真に第三者である相手の発行したものかどうかということです。

実際外国の企業は印鑑がないのでタイプ作成の書類に責任者のサインですよね。
社印と言うものは登記された実印と違い、商習慣として使われるだけのものです。小さな会社では実印以外ない会社もあります。
それでも責任者の署名やゴム印の社名入りであれば問題はないと思います。

お礼

いろいろな考え方があることがわかりました。
ご意見ありがとうございます。
参考にさせていただきます。