自社発行の納品書控え・請求書控えは？

質問

法人相手に単発の取引がほとんどのネット通販をしております。

支払方法が先払い銀行売り込みの場合は、請求書をEXCELで作成して発送、出荷商品に納品書を同封しております。

支払方法が代引きの場合は、納品書をEXCELで作成して出荷商品に納品書を同封しております。

さてここで対税務署上の質問なのですが、請求書・納品書の控えは同じくEXCELで作成するべきでしょうか？

またその控えは、データで保存しておくのは可能ですが、印刷してから保管する必要がありますでしょうか？一覧では印刷できないので、税務調査のときに印刷しようとするなら、全件EXCELファイルを開けて印刷する必要があります。

よろしくお願いします。

回答No.3

mukaiyama

国税庁のサイトを信じるか、個人のサイトを信じるかはあなたの自由です。
税務調査があった際、困らないよう万全を期しておくか、行き当たりばったりで対処するかもあなたの自由です。

お礼

ありがとうございます。
国税庁のサイトを見てもよくわかりません。
税務署に電話して聞いてみたのですが、明確な答えは得られませんでした。お手数をおかけしました。

回答No.2

mukaiyama

注文請書と請求書は別物です。注文請書で売上を算定するわけにはいきません。
ほかに納品書をや領収証など、また仕入れ関係の納品書や請求書などなどもすべて、原始記録として、一定年限の保存が義務づけられています。

補足

http://www.toriaezu.jp/oshiire_sks02.htm

↑このページに、「外部に発行する義務のある経理書類は領収書のみで、納品書や請求書は発行する義務はありません。」とあります。
法律的には発行しなくてもよいのでは？

回答No.1

mukaiyama

＞請求書・納品書の控えは同じくEXCELで作成するべき…

基本的に、控えと提出分とは、同じものでなければなりません。提出分がコンピューター、控えが手書きでは、どちらかに意図的な細工を施しているのではないかとの、疑念を持たれかねません。

＞データで保存しておくのは可能ですが、印刷してから保管する必要…

税務署に所定の手続きを踏んでおけば、電子データでの保存が可能です。
詳しくは国税庁のページをご覧ください。

参考URL：

http://www.nta.go.jp/category/yousiki/denshityoubo/mokuji.htm

補足

早速ありがとうございます。
質問の仕方が悪くてすみません。
　＞基本的に、控えと提出分とは、同じものでなければなりません。

そもそも対税務署的に請求書・納品書の控えを作成する義務はあるのかどうかが知りたいです。お客様からの問合せがあった場合の自社内の確認には、「注文請書」ですべて可能です。