納品書の控え

質問

取引先に送る納品書をＡ４の紙で出力しています。
納品書自体は、取引先に送ってしまうので良いのですが、
控えがＡ４の紙だと、とても嵩張り、紙や保存場所のスペースの無駄だと思います。
例えば、納品書は普通にＡ４で出力し、控えは納品書のデータを１日分まとめた一覧表をＡ４で出力し、保存するのでも良いのでしょうか？
よろしくお願いします。

回答No.3

fusajii · ベストアンサー

原票となる証憑はバックアップして保持しているとしたら
一覧表でも以下の要件が満たされていればいいと考えます。

１．取引（納品）年月日
２．取引先の氏名又は名称
３・取引金額
４．取引の内容（原票と同じ内容）

お礼

ありがとうございました。
一覧表で保存することにしたいと思います。

回答No.2

fusajii

スペースおよび紙資源の無駄です。
パソコンであればバックアップデータを取って
保存しておけば問題ないと思います。
法律上は電子証憑を承認していませんが
いつでも印刷できるとしたら
それは紙で証憑を保存していると
言えなくもないと解釈できるからです。

いつくるか分からない税務調査に備えて
いちいち納品書をプリントアウトし
保存期間義務が無くなったら廃棄処分するというのは
環境社会への順応の理に反すものであり
もしダメだと言うなら
私なら徹底抗戦し、不服審判所に申し立てるでしょうね。
たとえ負けるとしてもね。

補足

電子データではなく、紙での保存を考えています。
例えば、１日に10件出荷(売上)したとします。納品書は10枚出ます。
控えも10枚になります。この控えの10枚を出荷(売上)一覧表みたいのを出力して、1～2枚に抑えたいのですが、一覧表での明細が（税務調査などで）有効かを知りたいのです。
よろしくお願いします。

回答No.1

taiken-23

手書きの納品書も売っていますが，もしかしてワードプロセッサーで出力「プリント」したものを取引先に送って控えを綴っていると思いますが，Ａ４は確かに無駄です。パソコンならソフトウエアもありますが，これも小規模な所は面倒かも知れません。

弊社はカーボン紙付きの一冊綴りの市販の納品書を使っています。案外便利です。間違った時は×で訂正しています。収納場所もＢ５より小型なので扱いがよいです。参考まで。