伝票の摘要欄の書き方

質問

こちらではお世話になっています。
交際費、会議費、旅費交通費が多い会社の経理をしています。
一人がまとめて精算するそういった経費の件数があまりに多いので、全部まとめて「（本人の名前）交際費」と摘要欄にしています。
旅費交通費に関しても同じように。

１件ずつ「○○会社ＸＸ部長接待」としたほうがいいのでしょうか？
それとも店の名前を書いたほうがいいのでしょうか？
旅費交通費に関してはどうでしょうか？

これがベストという答えはないと思いますができるだけ最善の方法を使いたいと思います。
よろしくお願いします。

回答No.2

gutoku2 · ベストアンサー

>１件ずつ「○○会社ＸＸ部長接待」としたほうがいいのでしょうか？

交際費が多い会社（売上高に占める割合が高い）は、税務調査で必ず指摘
を受けます。

交際費は、会計（帳簿）上は損金として所得から控除されますが、税法上
は損金ではありませんので、税務調査で調査のポイントとなります。
よって、伝票に詳しく書いておくと、税務調査時に妙な勘繰りを受けずに
すみます。
山田太郎4月分交際費20万円、なんて記載ですと、わざと”分からなく”す
るために合算していると思われる（かも）しれませんので、調査時に領収
書と伝票の全件突合せ、なんて面倒な事を要求されるかもしれません。
（交際費として、質問者さんの会社の社長起票の10万円の伝票があったとし
　ます。しかしこの10万円が接待に使ったものでなく、個人の飲食に当てら
　れた場合は、社長に対する給与となります。この場合法人税的には役員賞
　与（税務的に損金でない）となり、さらに10万円は個人所得ですので源泉
　所得税を納付する必要が発生します。つまり交際費は叩くと埃が出やすい
　勘定なのですので、税務署は好んで調査します）
つまり、いつ、どこで、だれ（接待元）が、だれ（接待先）を、接待したの
かを記載する必要があります。
よって、交際費は少額でも合算しないことをお奨めします。

次に、交際費の隣接科目も調査されます。会議費・交通費です。
交際費が交通費に紛れ込む（接待ゴルフの為のタクシー代等）が良くありま
すので、明細に細かく記載しておくと、管理をしっかりしていると思われて
調査がスムーズになります。
タクシー代等は、まとめない事をお奨めします。
そうは言っても、地下鉄代やバス代等、少額の場合まとめないと、一々伝票
に書いていられません。このような合算しても数千円のものは、合算して
も不正を疑われる可能性は少ないでしょう。

会議費は、3000円が20件で60000円なのか、3件で60000円なのか、とても重要
です。
最低でも、会議に必用な経費（と思える）内容の詳細を記載しておきましょう。
合計金額が少なければ合算でも良いですが、合計金額が大きくなる場合は、で
きるだけ詳細に明細を書きましょう。

>これがベストという答えはないと思いますができるだけ最善の方法を使いたいと思います。

確かに。経理事務担当者にとってベストな処理と経営者にとってベストな処理
が異なっている場合があります。
（色々事情があり合算をしている場合は、事情を考慮して対処してください）
もしも経営者に明確な意思がないのであれば、できるだけ詳細な明細をお奨め
します。

お礼

ご丁寧にありがとうございます。
とてもよくわかりました。
自分でもある程度わかっているつもりだったのですが交際費があまりに膨大で、いまさら営業担当に「これはどこの会社と誰と行ったんですか？」とも聞けずにいました。
さかのぼってわかる分だけでもやってみようと思っています。

社員だけで、居酒屋に行ったりその後２次会と称してカラオケに行ったのも今までは認めていたようですが、（本人は会議と言ってます。）それはだめですよね？
もし経費として落とすことを社長がＯＫした場合、社内交際費ということになるのですよね？
福利厚生ではないですね？
いろいろすみません。

回答No.3

gutoku2

＃2です。

>カラオケに行ったのも今までは認めていたようですが、（本人は会議と言ってます。）それはだめですよね？

会議と言っている・・・、会議費にしたいのでしょうか。
会議費は、会議場の賃借料、会議中（後）の飲食ならばOKです。
よって、ホテル（旅館）で会議場を整えた施設があれば、ホテル
のレストランで食事をしても、会議費にする事が可能な場合があ
ります。
しかし、一般的にカラオケ屋に会議場はありませんので会議費は
認められません。
　※会議ができそうに無い場所で、会議をしたといっても
　　税務上は言うだけ無駄です。

特定の社員のみが慰労会的な飲食を行ない、会社が許可してのであれば、
本来は給料（現物給与）とするべきです。
　※社員全員が対象であれば、福利厚生費相当の場合もあります。

＜交際費＞
交際費は、税法上の損金でなくなりますので、一般的には交際費に
すれば、税務署は調査時に指摘をしないと思われます。
しかし、高額な飲食代の場合は指摘を受け、給与（現物給与）とさ
れるリスクがある事は覚えて置いてください。
　※役員の場合は、指摘される可能性があります。

>もし経費として落とすことを社長がＯＫした場合、社内交際費ということになるのですよね？
>福利厚生ではないですね？

複利厚生費は、原則として全社員が対象の場合に、認められる場合
があるとお考えください。
この場合は交際費ですね。

お礼

何度もありがとうございました。
本当にいいかげんな経理でお恥ずかしいです。
少しずつ直していくように努力します。

ご親切本当に感謝します。

回答No.1

uma-septem

こんにちは。
私も経理をしています。
交際費は結構税務署がチェックするらしいです。
私は交際費の適用には、
誰が、どこで、誰と、いつ、を基本にしています。
旅費交通費も、
誰が、何で、どこからどこへ、何の為に　を基本にしています。
会議費は交際費と分けるのが難しいらしく、
入力できる範囲で詳しく適用に入力しています。
例えば、誰が、どこで、誰と、何の打合せ時の昼食・・・
みたいな感じです。
出来るだけ詳しく書いてあれば、自分が何か調べる時や
税務調査が入った時など、対応しやすいと思います。
頑張って下さい。

お礼

ありがとうございます。
引き継いだばかりで前任者のとおりにしていましたが訂正するなら今しかないですね。
まだ３ヶ月分なのでやってみます。