(英文コレポン)先方から示された番号が間違っているのを指摘する言い方

質問

こんにちは。
現在英文でレターを作成中なのですが、先方から示された番号が一桁間違っているのを発見しました。
当方はそれに気づき、正しい番号にて処理をしたのですが、当方が正しい番号で処理をした旨をどのように伝えたらいいのかが分かりません。
ちなみに、先方の提示してきた番号が間違っているというのは確実なものです。

「ご連絡いただいたNo.123は正しくはNo.1230です。」
という文を、以下のように書くと、相手の間違いを一方的に指摘するような冷たい言い方にとられてしまうでしょうか？
Please note that No.123 in your letter would be No.1230 correctly.

何とか柔らかい表現で伝えたいものですが、どなたか英語に長けている方、アドバイスをいただけませんでしょうか？

回答No.4

mabomk · ベストアンサー

補足有り難うございます。

(1)Please let us know otherwise.
↓
(2)Please let us know if [we understand] otherwise.
....[we understand]を(1)では省略しています。
↓
(3)Please let us know if it is not correct.

(3)→(2)→(1) で段々「普通」の書き方になっています。

(1)は昔々、その昔、海外通信がTELEXや電報の時代、語数節約のため
考え出された、元々は「法律用語」からの応用語法(?)です。

(3)でも一向に構いませんし、大変簡明で丁寧です。但し、海外の
お相手先が貿易関係の通信に経験有る方なら(1)で充分です。
普通の工場や一般商社で貿易関係の通信文がそんなに堪能でない
のなら、(2)や(3)が当たり障り無いかと思います。

otherwise.....は

unless otherwise specified....みたいに、
「別段の規定がある時はこの限りにあらず」みたいな少し堅苦しい
英文を書く時に「私自身」は重宝しております。文全体も短くなり
キビキビとした印象(?)(自分だけかな?)を与えますので、、、、、、

これで説明になりましたでしょうか?

お礼

ご丁寧に有難うございました。
大変勉強になりました。
今回は、(2)の文を活用し、レターを作成することにしました。
有難うございます。

回答No.3

mabomk

We are afraid the [reference, product, sample] number
No.120 mentioned in your last letter should read
No.1230 instead. We have already proceeded the matter
accordingly. Hope we are correct. Please let us know
otherwise.

かなり事務的に書いてみました。

ここのミソは

We are afraid....少し柔らかめにスタート
instead......No.123じゃなくての意味を
proceeded the matter [accordingly] No.1230で行きましたよ!
let us know otherwise. 万が一間違っていたら知らせて

もっとフランクにも書けますが(笑)

補足

早速のお返事有難うございました。
ちなみに、
Please let us know otherwise.
を
Please let us know if it is not correct.
と書くとニュアンスが違ってきてしまうでしょうか？

Mabomkさんの書かれたPlease let us know otherwise.という表現が見慣れなかったもので、追加で質問させていただきました。

回答No.2

noname#24040

and we've already got procedure done with No1230, so would you please let us know if it's not OK with you.
とか、参考ですが。

お礼

迅速な回答を有難うございました。参考にさせていただきました。

回答No.1

anny0001

こんにちは。
英文事務処理ってときとして言い回しに悩みますよね。

柔らかい表現でいくと
"I find that the number in your letter "No.123" would be No.1230. Will you please check and kindly tell me the correct number? Thank you."
で十分だと思いますよ。文法の正しさは保証できるものではありませんが。。。お仕事がんばってください☆

お礼

ご丁寧に有難うございました。
大変助かりました＾＾