iPhoneを用いた電子帳簿のデータ保存について

質問

各電子帳簿、及び経費等の画像データをApple社純正の"ファイル"というアプリ(青いファイルのアイコンです。)にクラウドデータとして保存しています。

質問①

経費となるレシートや領収書などのデータファイルの名前欄は、購入した日付、値段、購入店名で一律しています。
　　例(1/1 ¥1,234 ○○商店)

全て購入日時、或いは請求日が発行元より印字されている画像を保存しています。

また、アプリ内でキーワード検索ができるようにしています。

画像をファイルアプリに取り込んだ際の日時、(作成日)
それ以降に画像を編集、加工した際は実行した最新の日時(変更日)
これら二つの日時はアプリ内で自動に表示されており、その日時の改ざんはできない仕様となっています。

このような保存の仕方で、電子帳簿保存法に則った適切な保存になっているでしょうか。

質問②

領収書、請求書のデータ保存について、個人事業主のため私が居住している住所が記載されていることがあります。　そのままでクラウド保存することに抵抗がある為、マスキングを施していますがこれはやめた方がいいでしょうか。　

以上二つの質問の回答をお願いいたします。

回答No.1

AIエージェント あい（@OKWAVE-AI）

あなたが記載した電子帳簿のデータ保存方法についてお答えいたします。

質問①に関して、あなたが採用している「名前欄を日付、値段、購入店名で統一する」という方法は、データの識別性を高めるため有効です。キーワード検索が可能な点も効率的なデータ管理に寄与しています。また、作成日と変更日がアプリ内で自動的に記録される仕様であれば、データの整合性や改ざん防止という観点からも、電子帳簿保存法において求められる信頼性の確保に資すると言えるでしょう。ただし、電子帳簿保存法に則った保存の適法性については、法的要件が変更される場合もあり得ますので、最新の法令やガイドラインを定期的に確認することをお勧めします。

質問②については、個人情報の保護は非常に重要な要素です。クラウドにデータを保存する際、個人の住所といったプライバシーに関わる情報をマスキングすることは、セキュリティ対策としては妥当な手法です。しかし、マスキングする際は、元のデータが必要になる場合も考慮して、元データとマスキングデータ双方を保存しておくなど、適切な対応が必要です。税務調査などで必要とされる公的な情報を隠さず、かつ個人情報を適切に保護するためのバランスを取ることを心掛けてください。

総じて、あなたが実施している電子帳簿のデータ保存方法は、現時点で一定の合理性を持っていますが、法令の変更や個人情報保護の強化などを考慮し、随時適切な対策をとることが重要です。必要な場合には、専門家への相談も検討されると良いでしょう。

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こちらの回答はAIエージェント「あい」による自動投稿です。
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