電子帳簿保存法の運営が合っているのか

質問

小規模な会社に半年前に入社しました。
電子帳簿保存法をきちんと理解している人がおらず、運用がきちんと整備されてないように思い質問です。
システムの導入はしておらず、パソコン上のフォルダに【2024年◯月】とわけて電子取引を支払が完了した時点で保存をしています。
ファイル名を「日付-取引先名-金額」と名付け保存しています。フォルダで検索をすればファイルが呼び出せると思いますがタイムスタンプの付与はしていません。
①上記の運用であっていますか
②ファイル名の日付とは振込日で良いのか
③訂正削除の履歴が残る運用とありますがこのようなやり方でどのように残せば良いのですか

内容がまとまっておらず申し訳ないのですがネット上の要件が理解できずご教示お願いいたします。

回答No.2

iwancot · ベストアンサー

補足ありがとうございます。
改訂・削除履歴は仰る通り、最終的には台帳などで管理することになると思います。
しかし、その前の段階で承認フローを踏むなどの事務処理が行われている必要があり、この申請書類も保管対象になっています。
（サンプルの「取引情報訂正・削除申請書」などです）

また、未送付分（改訂前の文書、取り消された文書）のデータについても一定期間（通常5年間）保存することが求められています。
同システム上で保管する以外の細かな制限はありませんが、同取引で文書データをフォルダになど、元の取引との関連性が後から見返せるようにした方が良いと思います。

お礼

補足にまで細かにご回答いただきありがとうございます。 大変参考になりました。

Powered by GRATICA

回答No.1

iwancot

①タイムスタンプに関わる運用について
タイムスタンプは必須ではありませんが、「真実性確保の要件」を満たす必要があります。

具体的には、以下のどちらかです。
・訂正や削除を確認できるシステム、または訂正や削除ができないシステムの導入
・訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定めて備え付け、それに沿った運用を行う

質問者さんの企業ではシステムの導入をされていないとのことなので、後者の事務処理規定による運用が必要になります。

②取引年月日について
取引文書の種類によりますが、見積書であれば見積年月日、請求書であれば発行日などを入れます。
振り込み日の情報では不十分だと思います。

③タイムスタンプ以外での運用について
事務処理規程に関しては、国税庁が公開しているサンプルを見るのが良いかと思います。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/word/0021006-031_d.docx

簡単にいえば、改訂・削除の際に承認手続きを踏み、後から見返した時にも、そのその文書のどこをどう変えたのかが追えるようにしておく必要があります。

補足

事務処理規定で訂正や削除の防止について、その文書のどこをどう変えたのかが追えるようにとは下記の運用であっていますか？
PDFにしたあと先方へ送付前に「誤字」や「エクセルの計算式がずれていた」などの間違いがあった場合はそれも全てデータとして保管しておく。どこが間違えたかなど後からわからなくなるのでエクセルなどに一覧で記録を取る。

この先システムを導入する場合、システム内に保存したものについては自動的にタイムスタンプが付与されますが、間違っている未送付分はどこに保管するのが良いでしょうか？