電子帳簿による保存について教えて下さい

質問

今年の４月から弊社では、流行のＥＲＰを導入しました。
会計ソフトは従来のままで、上流の基幹業務統合ソフトから仕訳データが
送り込まれる形になっています。

会計ソフトはそのままなのですが、流れ込んでくる仕訳データが従来よりも
数倍の量になってしまい、総勘定元帳や仕訳帳の総ページ数も格段に増えて
しまっています。

そこで、電子帳簿保存法を活用？して、総勘定元帳と仕訳帳の２つの帳簿を
ＣＤ－ＲＯＭによる保存にしようと考えていますが、
２つほど教えていただければありがたいです。

１．国税に保存の承認申請書を提出しなければなりませんが、
この時期は、「３ヶ月前まで」となっているようです。
この意味は、平成15年度の４月から紙からCD-ROMに切り替える場合、
平成14年12月までに申請しなければならなかったということでしょうか？
今から申請をするとなると、平成16年度からではないと認められないので
しょうか？

２．２つの帳簿は、市販されている会計ソフトからエクセルで出力し、
PDFのファイルに置き換えてCD-ROMに保存しようとしています。
検索機能とかは、AdobePDFの機能でまかなえると考えてよろしいのでしょうか？

以上、専門的になってしまいますが、お教えいただければ幸甚です。

回答No.1

take-hisa · ベストアンサー

電子帳簿保存法での帳簿の保存をお考えのようですが、次の点に注意が必要です。
ご質問の「１」について
電子帳簿保存法の対象には、「帳簿」と「書類」がありますが、どちらも電磁的記録で保存を開始する３ヶ月前までに申請が必要です。このばあい、帳簿については事業年度ごとでの保存となることから、事業年度開始の３ヶ月前までに申請をすることが必要です。
従いまして３月決算法人の場合今から申請すると、平成１６年４月１日開始事業年度からの適用となり、平成１５年度分は従来どうり紙での帳簿の保存が必要です。
ご質問の「２」について
電子帳簿保存法での電磁的記録の要件には、ただ単にデータを電磁的記録で保存すればよいというわけではありません。データの訂正、削除、追加等がある場合にはこれらの履歴の確保が必要ですし、また複数の条件での検索可能性の確保も必要ですので、ＰＤＦでの保存では無理があるように思われます。電子帳簿保存法の申請書には、電磁的記録についての詳細な記載が要りますので、会計ソフト自体が電子帳簿保存法に完全準拠しているのがベストだと思われます。

お礼

ご回答、ありがとうございます。

電子帳票の保存申請の提出タイミングは、
今、税務署に提出しても来年の４月以降分が
認められるだけですか・・・（涙）。
今年度は、山のように資料を印刷するしかないですね。

保存する帳票は、PDFじゃ駄目なんですね。（大涙）。
会計ソフトの購入先に相談します。

明快なご回答をありがとうございました。