英文ビジネスメールの添削をお願いいたします

質問

以下の英文を先方にお送りしたく思いますが、
「I would～」で始まる文が２文続きで少し違和感が
あるように思います。

わかりやすくお伝えするにはどのように訳すとよろしいのでしょうか。
無知な私にどうかご教示くださいませ。
よろしくお願いいたします。

-------------------------------

書類がただ今発行されましたことご報告いたします。
先に、ＰＤＦファイルをメールに添付いたします。

書類の原本を郵送でお送りしたいのですが、
そちら様のご住所を教えていただけますか？

---------------------------------
Dear Sir,

I would like to inform you that the document has just been issued.

I would like to send you the original, so could you tell me your adress?

Best regards,
Tanaka

回答No.2

noname#231624 · ベストアンサー

先ず、前回（？）のご質問に回答をしようとしたら、締め切られていましたので、折角なのでそれもコピペしておきますね。

ここから、前回のご質問への回答。。。

拝読して感じたことは、主語に“I”が多いなぁ～ということです。
何故そう感じたか。。。
それが、今の私の課題だからです。（汗）
文法的観点からみると、全く問題はないのですが、なんだか自己主張しすぎなように感じます。
なので、極力主語を別の単語に置き換えるようにすると、より英文ビジネスレターという感じになります。＾＾；

> Dear Laura,

スペルに関してですが、書面では何も送って来られていないのでしょうか。
最も一般的なローラの綴りはLauraですが、日本語でも色んな漢字を使うように、英語でも人によって綴りがまちまちだったりしますので、きちんと確認を取った方が良いように思います。
因みに、別の綴りで考えられるのは、Loraなんかもあります。

> This is tanaka, Prof. Yamada's secretary.

手紙などの中で、“This is ...” というのは、私は見たことがありません。
また、名前の頭文字は大文字で書きます（ただのミススペルだと思うのですが、念のため）
さらに、普通、苗字だけを呼び捨てにすることはあまりありません。
苗字のみで名乗る場合、Mr.やMs.／Mrs.／Missなどをつける方が良いでしょう。
最も良いのは、フルネームで名乗ることですが。。。
尚、正式な手紙の中では、略語（Prof.など）は避けるほうがいいでしょう。

“My name is Hanako/Taro Tanaka, Professor Yamada' secretary.”

> I would like to inform about your inquiry.

この場合の“inform”は他動詞ですので、目的語“you”が必要です。
。。。が、この手紙（メール？）の中には必要のない文章だと思いますので、削除してもいいのではないでしょうか。
（私だったら入れません）

> According to the registrar's office staff, the date of your transcript is able to shift.

スタッフに聞いたというのは、言わずと知れたことであるので、“staff”という単語は必要ありません。
また、紙に書かれた日付は自ら“shift”することはできません。

“According to our registrar's office, the date on the transcript can be revised.”

> However it takes a little bit time to issue the paper. (from two or three weeks)

“and”や“but”を文頭に持ってくるのは避けた方がいい。。。というのはお聞きになられたことがありますか。
それと同様に、“however”も文頭に持ってくるのを避けた方がいいと思います。
また、“a bit”を使うのであれば、“a bit of time”とするほうがいいです。
しかし、後ろに“２～３週間”というのを続けるのであれば、“a bit of time”の代わりにそれを入れる方がいいでしょう。

“It, however, will take two to three weeks to issue one.”

> After I receive the document, I will send it to you as soon as possible.

主語を“I”にすると、『私がしてあげる』『私が！』と言っている感じに聞こえます。
なので、こういう場合、受動態を使うとすっきりします。
また、“send”では手段がはっきりしないので、郵送であれば、“mail”を用いるほうがいいでしょう。

“The original copy will be mailed to you once it is ready.”

> Also I will send an e-mail with the file as PDF.

この文章の場合、単純に受動態にすれば“e-mail”が主語になってしまいます。
でも、一番大切なものは、PDFなんですよね。
なので、それを主語に持ってきます。

“A PDF of the document will also be sent to you via e-mail.”

> Please feel free to ask me if you need other help.

担当者があなただけなのであれば、“me”でいいと思いますが、誰に尋ねてもいいのであれば、“our office”としている方がいいでしょう。

“Should you have any further questions or inquiries, please feel free to contact our office at any time.”

ご参考まで。＾＾

。。。ここまで。。。

っで、今回のご質問への回答です。＾＾

確かに、同じような文が二回連続で出てくると、なんだかなぁ～と思います。
改善方法としては、前回のご質問の時と同様、“I”を主語にするのを避けるといいでしょう。

> I would like to inform you that the document has just been issued.

“Please be informed that the document has just been issued.”

> I would like to send you the original, so could you tell me your adress?

住所にもいろいろあるので、この場合、“mailing address”と書いた方がいいと思います。
文法的には問題がないと思いますのでこのままでもいいのですが、“I”を避けるのであれば、全くちがう文章に変えた方がいいかも知れません。

“Since we do not have your mailing address on our record, please provide it to us at your earliest convenient time.”

ご参考まで。＾＾

お礼

ご親切に前回の分もご教示くださり誠にありがとうございました。たくさんポイントをお教えくださり、大変参考になりました。また、ぜひ添削していただけますと嬉しくおもいます。どうもありがとうございました！！

回答No.1

gogozenko

I am writing to inform you that the document has just been issued.
In order to send the original by mail, please provide me your address at your earliest convenience.

で如何ですか？
もちろん、どちらかをI would like toで始めてもOKだと思います！

お礼

ありがとうございます！！本当にいつもお世話になりありがとうございます。またどうぞお助けいただければと存じます。ありがとうございました！