お客様から提供された資料に対する預り証

質問

システム開発（上流～下流まで）を仕事にしている者です。

先日、初めてのお客様のところに行き、プレゼンをした結果、見積りを作らせていただく事になりました。そのための参考資料として、金額の入った伝票等のコピーを提供されました。
先方は気にしていないのですが、情報セキュリティについての意識が高いことをアピールする意味でも、なにか資料をあずかった事を示す書類を今度提出しようと思っています。

こういう場合って、「預り証」でいいんでしょうか？
それといい文例があったら教えてください。

回答No.2

wine_labo · ベストアンサー

先方は気にしていないということですが、
お客さんが情報資産に関しての意識がそれほど高くないのか
質問者さん側を信頼してくれているのか、文面からは判断できないですが
いずれにしろ提出するほうがいいでしょう。

口約束ばかりが多いと、いざ有事のときにモメるモトになります。
今がいいからといって今後も良好であり続けるとは限りません。
信頼があるとはいえ、きちんとすべきところはきちんとすべきで
そういった面からも提出すべきでしょう。

私も「預り証」ということで作っています。
タイトルは「預り証」でいいと思いますがお好みで。
重要なのはその内容です。

どういったものが何枚、原紙なのかコピーなのか、
何のために使うのか、誰が誰に渡したのか
（お互い社名・部署だけではなく氏名、日付まで明記、できれば署名）
資料は一時預かったのか、提供されたのか、
事後は返却するのか廃棄するのか一定期間保管するのか、
保管、廃棄の要綱や保管期間など、必要と思われる項目を。

いくら預かったとはいえ、あとで用済みになってから
社内で誰かが裏紙に使ってしまうとも限りませんので
社内での意識もしっかりと。

一度作っておけば以降、別のお客さんや
他の案件のときその文例を流用できますね。

お礼

内容項目についてはそれほど深く考えていなかったので、とても参考になりました。
wine_laboさんのアドバイスを参考に「お預り証」を作成し、本日先方に提出いたしました。

ありがとうございました。

回答No.1

xcrOSgS2wY

「〇〇証」という表現は、まるで何かの証文のようで堅苦しすぎるような気がします。

書類を送るとき、送り状には「添付書類一覧」程度の見出しで列挙しますよね。同じように「受領書類一覧」や「借受書類一覧」くらいでいいんじゃないでしょうか。

お礼

ご回答、ありがとうございました。
ご意見を参考にさせていただきました。