領収証の整理について

質問

未経験の経理事務に就くことになって２ヶ月、領収証の整理で困っています。
前任者はスクラップブックに貼り付けているのですが、そもそも、領収証って貼り付け保存しないといけないものでしょうか？
日付ごとにクリップで留めて保存するのって駄目なんでしょうか？　事務所が狭く、保管場所があまりないのに、、膨らみきったスクラップブックを見ると、すごく邪魔だなーって思うのです。
監査が入るのですが、貼り付け保存が必須になりますか？

回答No.5

cobra2005 · ベストアンサー

こんにちは。
ちょっと前まで、監査法人で監査を行なっていたので、監査人の立場からアドバイスできればと思って書き込みます。

結論からいうと「貼り付け保存」は必須ではありません。
しかし、以下のポイントを満たそうとすると、手間はかかりますが一般的に「貼り付け保存」は推奨できる方法であると言えます。

では、そのポイントとはなんですか、ということになりますが、「内部統制は有効に整備・運用されてますか」ということです。(内部統制についてはネットで調べてみてください)
領収書の保管において、内部統制の有効性を判断するポイントというと
・紛失又は盗難のおそれがない状態であるか
・間違いにくい状態にあるか
・不正されにくい状態にあるか
・会社のマニュアルに従って保管されているか
・取引記録と証憑(領収書など)を簡潔・明瞭・適時に対応させることが誰にも可能か
あたりだと思います。

これらのポイントを満たすための具体的な方法としては以下のようなものが考えられます。
・紛失・盗難・間違い・不正を防止するため、処理済み領収書には伝票番号を記入する、スクラップブックに糊付けする(ホチキスではなく糊がいい)
・kuidaoreyaさんの長期休暇や急な退職・病欠に対応するため、またはkuidaoreyaさんの不正(笑)を防ぐため、領収書等の保管取り扱いについて明文化し、誰にでもできる、わかりやすい単純な保管方法を確立する
保管方法については、他の回答者さんの意見のほうが参考になりますね。

もちろん、上記のポイントをガチガチに守ることができる保管方法が会社にとって最良の方法ではなく、監査のポイントを抑えつつ省資源、省労力、省スペースなのが一番かと思います。
kuidaoreyaさんの置かれている環境(会社・支店の規模、取引の内容、取引の重要性など)にあった方法を見つけていければよいかと思います。(何じゃそりゃ！！)

ちなみに、No.4の回答者さんがおっしゃっている監査人の印象というのは、「上記ポイントが満たされている保管方法が確立しているかどうか」の印象であり、「要求した領収書をすぐ見せてもらえたため早く監査が終わってうれしい」とかの印象ではありません（いや、うれしいんだけど・・・）。

参考になったでしょうか？？
書類整理がんばってください。

お礼

私のせいで、支店の印象が悪くなったらどうしようと、すごく心配だったんですが、とても参考になりました。私に限って不正などするはずもなく(笑)
でも、疑われないように気をつけて頑張ります。
丁寧で詳しい回答、ありがとうございました。

回答No.4

sandsoftime

お疲れ様です。
スペースの問題が悩みの種ですよね。

では少し考えてみます。
どうして貼り付けて保存するか？
あとで見易いようにですよね。

でも、誰が見るんでしょうね？
…ということで、それは、おそらく監査側の都合です。
領収書は、あくまで証拠書類にすぎません。
どこに整理されているかが確実であれば問題なかったりします。

監査が入るんですよね。監査人？　調査？　
そういう方への印象が良くなることはあります。
仕事がスムーズに進むので、別なことを依頼出来ます。
変につつかれたり疑ったりされにくいことは確かです。
監査も、その会社が監査を依頼しているとするならば、
整理しておいてくださいよ、って言われることもあります。
場合によっては料金が増すこともありますよね。

いうことで、会社の規模がそんなに大きくなければ、
閉じるものは簡易で構わないと思います。
会社の規模が大きければ、購入稟議などに合わせてファイルする、
などということになるはずですので。

もし、やり方を変更したいのであれば、
上司なり管理者に申し出てはいかがでしょうか。

お礼

上場を控え、支店にも監査が入ると聞かされているだけで、どのような監査なのかは、私には詳しくわからないんです。
上司に聞いてもあまりちゃんとした返事が返ってこないので、本社経理に聞こうと思います。
私の質問が、とんでもない無茶な事なのかどうかもわからず、こちらで聞いてみようと思いました。。
どうもありがとうございました。

回答No.3

noname#126728

大抵の税金関係のハウツー本には「のりで貼っていけ」と書いてありますよね。
税務署ご推薦（？）の方法のほうが無難だと思います。

それ以外の場合もクリップだと抜けてなくなる可能性があるのでやめた方がいいです。

お礼

紛失を防ぐ為の貼り付けなら、紛失しなければ、貼り付けしなくてもいいって事でしょうかね・・
屁理屈でしょうか。。
すみません、今の事務所って、書類整理がめちゃくちゃで、あちらこちらに書類が分散し、ほこりと汚れと膨大な不要書類の山なんです。入社２ヶ月、ひたすら書類整理と雑巾がけの日々です。
回答ありがとうございました。

回答No.2

mukaiyama

そんなことありませんよ。
パンチで穴を開け、ひもで綴じておくだけでよいですよ。
ただ、領収証に限らず納品書や請求書などでもそうですが、発行者によって大きさがまちまちですね。そのまま日付順に綴じていったのでは、小さいものが隠れてしまいます。そのため前任の方はスクラップブックに貼り付けたのだと思います。

一つの方法として、NTTの電話料みたいな A4サイズのものを下にして、以下大きさ順に綴じていきます。
恒常的に取引のある業者は、領収証のサイズも毎回ほぼ一定しているので、この方法で特に問題はありません。
たまにしかない取引業者で極端に小さな領収証は、似たようなサイズのものを何枚か横に並べて糊付けするとか、小さなものだけ台紙に貼るとか工夫すればよいでしょう。

大量にあるなら、1ヶ月ごととか、業種ごととかに区分して、色紙でも挟んでおけば見やすくなるでしょう。

お礼

そうなんですよね、クリップと書きましたが、私はこのような保存の仕方が出来ればと思ってました。
ボックスファイルに、１ヶ月分を綴った領収書を保管していくなら、紛失しませんよね。
台紙サイズに適合しない大きさのものもあったりするので、貼り付けするとかなりやっかいなんです。
この方法で良いなら、監査で文句言われないなら、したいです。ありがとうございました。

回答No.1

mugi-choco1

普段から領収書は経理にとって（会社にとっても）きちんと管理しなければいけない書類のひとつです。監査が入るのであれば尚更です。

私は２つの会社で経理をやってきましたがどちらの会社も「貼り付け保存」でした。（会社によって貼り付け方法は若干違いますが）クリップで留めるだけだとはずれて紛失してしまうこともありますし、これはないと思いますが架空の領収書を偽造して間に挟んだりする工作も出来ます。そういう意味でも「貼り付け保存」が一番だと思いますよ。

うちも事務所が狭いのですが、税務調査がいつ入ってもいいように、と経理の書類関係はきちんと場所を取ってもらっています。そうすることで結果的に会社を守ることになりますし、調査する側はきちんとファイリングされているのを見るだけで「不正があるかないか」がわかると言います。信頼度を高めるためにも、ある程度の場所は確保してもらい、面倒ですが「貼り付け保存」がいいのではないでしょうか。

あと資本金１億以下の会社の領収書保存期間は確か７年だったと思います。（これは自信がありません。確認してみてください）７年経ったら古いものから処分していっていいのですから、全てを保存する必要はなかったと思います。

お礼

貼り付けが面倒だとは思ってないんです。
ただ、ほんとに事務所に保管場所がないんです。
空いたスペースにその都度収納されてきたお陰で、新任の私は、書類の保管場所がわからずに困ってます。保存方法もまちまちで・・・
クリップ保存は確かに問題ですね。
ただ、１ヶ月の事務終了後、領収書と振伝とを照合してから、まとめてスクラップしますので、架空の領収書偽造云々については、貼り付け、クリップでもあまり関係ないかと思います。
資本金額で保存期間が決められていたんですね、全て７年だとばかり思ってました。
１億以上なので、これはもう一度調べてみます。
アドバイを読んで、やはり経理事務って、地道に従来のやり方をしていくのが、無難なのかなと思いました。ありがとうございました。