忙しいチームで、仕事を分担するには？

質問

今月から、社内に新しい部署ができました。現在、その立ち上げのため、
什器の設置からコーヒーサーバーのような職場環境づくりと同時並行で、
通常業務も行なっています。

　３～４人程度のグループに別れて、それぞれのグループを１チームとして
業務を行なっているのですが、毎日、飛び込みのしごとも多く、そのような
場合、特定の担当者に仕事が集中してしまいます。

　私としては、管理者の立場で他のメンバーも巻き込んで業務を行って欲しい
と伝えていますが、なかなかグループ内で情報や仕事既往王共有
グループの見通を良くするためには、どんな改善提案がありえるでしょうか？

回答No.5

noname#237141

あなたの立場ががよく分からないので
確認ですけど、

　『私としては、管理者の立場で他のメンバーも巻き込んで業務を行って欲しい
　と伝えていますが、』

ここ。

このセンテンスだけ見ると、あなたは管理者すなわち部長という
立場に感じますが、

前後の文脈では”仕事が集中してしまっている
特定の担当者”に”（自分が）管理者として（の立場で）・・・（行うべき）”とも
読み取れるんですよ。

分かりにくいですが。。。
文面から「管理者」という単語はここだけなので
あなたが管理者だったらもっと違う文脈で構成されるはずです。

となれば、部門長ではなく単なるグループメンバーですね。

立場が変われば、おそらくやることとか指示することが違ってくるはずなんです。

管理者だったら、仕事が特定する担当者一人をほおっておくのではなく、
そこで業務の停滞が発生しているのなら、サブの人員を指定し
特定（負担を減らす）しないような対策を”講じる”ことです。

また突発的な飛び込みの仕事が多いのだったらそれらの関連部門のトップと
話をして、なんとかならないか協議することも管理者の仕事の一つとして
あると思います。新規部門なんて、たいてい最初はヒマか、
関連部門からの押し付け業務で忙しいかどっちかですから。

メンバーだったら、まずは言われるまでもなく
集中する仕事を補佐する、手伝う、など滞っている状態を流すことが
先決です。
グループ間の情報共有が必要だと感じているのなら
グループ長を自主的に設けて長同士で連携していけば良い。
上に言われてするんじゃなく、自分たちで工夫してやっていくことですよ。

回答No.4

saltmax

現場の指揮官は具体的に指示しなければなりませんよ。
突発的事態の場合、貴方と貴方はこれをして他の人はこうしてと
全体を見据えたうえで個人に具体的作業指示をしなければなりません。
＞管理者の立場で他のメンバーも巻き込んで業務を行って欲しい
これは部長等の感想としてはOKですけど
課長レベルでは曖昧過ぎて駄目です。
飛び込みの仕事が頻繁にあるのなら
専従チームで切り離して対応するとか
権限を行使できなければ改善はできません。

回答No.3

mpascal

忙しい中でも毎日、工程進捗ミーティングを行い、リーダーとして仕事配分を調整していくことではないでしょうか。

その作業のなかで情報が共有化され組織として纏まっていくと思いますね。

回答No.2

yasuto07

小グループが部屋別なのか、、、同じフロアー、見通しが効くかにより違うのでは、、、。

もし、同じフロアーであれば、、各グループに一台のホワイトボード、、、例えば、3グループなら、三台、5グループなら5台

並べて、1グループ、全員の名前を書かせて、今日のスケジュールや仕事内容を書かせればいいでしょう。

最下位業に飛び込みの業務内容を書かせる、、、様は、、貴方の管理能力が問われていることでもあるのでは。

貴方が管理者だけの仕事なら、PCをフル活用する、、、グループごと黒板にかかせなくても、貴方が全て聞いて回り、PC上で、

グループ分の記録をとり、整合性を持たせればいいだけのこと。

それにはAccessやファイルメーカーを完璧に使用出来る様にする。などかな。

全員が
iPadなどを持っているなどなら、paluなどという手書きスケジューラーを入れて、少しの金を払い、全員のカレンダーをそうご参照出来る様にするなどと、、効率の良い方法を考えるのが、貴方の仕事では。

ファイルメーカーを進めるのは、日付、名前、ひらがな、時間帯、業務内容、チェックラン、業務進捗度テキストで。

これだけの欄を作り、、入力して行けば、、、業務ごと、人間ごと、ジカンゴト、把握が楽にできるからです。

その位のシステムをじぶんおのPCに作れなければ、、、管理も難しいのでは、、、。

回答No.1

kingyo_tyuuihou

＞どんな改善提案がありえるでしょうか？

管理者が各メンバーの繁閑を考慮して
都度指示する。