不定期で流れる仕事を効率よく完了させるには？

質問

説明が下手でわかりづらいかもしれませんが、
仕事についてのしめきり、期限についてどう設定すればいいのか困っています。

A→B→C　の順で、完了する週に一度、追加される仕事があるとします。

それぞれの担当で、次の担当へ仕事を移すまでに、
性質上「3日以内」など期日を決められない場合、

(1)それでも目安として、毎週何曜日には仕事を移す　
と決めておくのが良いのか、

(2)都合次第なので仕方がないため、特に決めず「できたら」にする
ほうが良いのか困っています。

【メリット】
(1)の場合
・毎週曜日が決まっているので、それに向けて仕事を組みやすい
・受けるほう（この場合B,C)も、ある程度の準備が出来る

(2)の場合
・自分の担当部分が終われば、すぐにでも次に移せるので時間の無駄がない

【デメリット】
(1)の場合
・曜日が決まっているので、一日でもその曜日をすぎてしまうと「また来週」になり、一週間のもったいない期間ができてしまう

(2)の場合
・期限がないため、「明日、明日…」と先延ばしにしてしまいがちになる

仕事の内容は、
特別急ぎでもないけれど毎週進めなくてはならないものでできるだけ早く完了させたいものです。

自分なら、こうする…と、その理由を知りたいです。
ようは、
最初から最後まで、それぞれが意識を持って「早く進めよう」としていれば(1)でも(2)でも問題ないのですが、
そうもいかないのでルールは作りたいけど、
「都合次第だからしかたがないでしょ」と言われたときに、
どっちの言い分が正しいのか困ってしまうのです。

どなたか知恵をかしてくださいｍ(__)ｍ

回答No.1

takuya1663 · ベストアンサー

実際の仕事の内容によって違いがあるので断言はできませんので回答ではなくあくまで参考程度にでもなればと書かせていただきました。

ＰＤＣＡサイクルは言うまでもありませんが、ご質問にお書きのように納期が明確であれば、考え方の基準としてその業務の緊急性や重要性、必要性というものを少なくとも部門間で明確に定義や共有することが前提かと思います。

（１）の場合も（２）の場合もまさにメリットやデメリットをきちんと整理されておられるので業務の効率化を図る以前に優先順位のつけ方について、各人や格部門にて基準が違うと理由よりも言い分が先になってしまい、目的より手段が優先されてしまうといった経験や失敗が自分にもあるので回答にはなっておらず申し訳ありませんが、ぜひ上記の点からも、またあらゆる業務の分析や現状を認識して共通の問題として捉えた方が目的に近づくことも多々あるかと思いました。

お礼

ありがとうございます。

業務の効率化以前に「優先順位」という言葉にはっと致しました。
そうですね、仕事としてみれば同じものでも、
各セクションごとにしてみれば捉え方が異なるものですね。

私の質問では仕事の内容を細かく説明できないのですが、
もう少し柔軟な思考で考え直してみたいと思います。

回答No.2

zaykax

納期が決まっていたら、そこから逆算できませんか？
この案件はこの日までにこの工程まで進んでいなきゃ困る、というのが出てこないとどの部署も調整のしようがないと思います。
必要であれば、各部署の人員や設備を増やすとか、プロセス全体を再構築することなども視野に入れて良いと思います。

自分の場合、「特に急ぎではない」仕事が来たら優先順位が低くても良いと判断して基本的には放置ですね。忙しくなければ着手しますけど大抵忙しいので放っておきます。
遅れた場合に「時間がもったいない」で済むのであれば、なおさら遅らすことができない理由のあるものが優先です。
催促が来たらいつまでにやればいいのか明確にしてもらい、こちらの都合も説明して日程を調整します。
文句は云われますけど、早くして欲しいという匂いだけプンプンさせられてもそれだけで優先順位を上げられないですよね。他の仕事も早くした方が良いものばかりですし。

お礼

ありがとうございます。
仕事の内容は、自社のみで解決する仕事であればいいのですが、
最終的に顧客に流れるものでして、
私的には、ますます優先度をあげてペースアップしなければならないものと考えており、
「都合次第なのだから・・・」と期限も設けずどうなっているのかわからない状況をどうにかしたいと思っています。

＞早くして欲しいという匂いだけプンプンさせられてもそれだけで優先順位を上げられないですよね。他の仕事も早くした方が良いものばかり

まさにそのとおりだと思いました。
参考にさせていただきます。