納品書が2重に存在するケース

質問

こんばんは☆　
製造業の会社に勤めているのですが、今度、新しく生産管理のソフトを導入することになりました。その資材発注の流れとして、そのソフトで注文書、納品書が発行され、基本的にはそれを仕入れ先に渡して、資材を納品書とともに納入してもらい、その納品書でバーコード受け入れをする、といった流れです。
ただ、中には、そのソフトでの納品書で納めるのではなく、その仕入先社の納品書でしか納入してこない会社があり、その場合は、自社でそのソフトの納品書を保管しておいて、仕入先納品書で納入された際に、それに対応する自社の納品書でバーコード受け入れをする、といった事を考えています。ただ。この場合、同じモノに対して、自社の納品書と、仕入先の納品書と2つの納品書が存在することになり、このケースは会計や法律上で問題がないか知りたいです。
説明がうまくできておらず申し訳ないですが、わかる方よろしくお願いします。

回答No.3

noname#78412 · ベストアンサー

あくまでも納入業者が納品に際して添付する書類が納品書ですから、御社が整理の都合上作成するものは、例えタイトルが「納品書」となっていたとしても、単なる入力補助の書類であって、納品書ではありません。したがって、監査上、内部的な会計処理の基礎資料ではありますが、納品の事実の証拠書類としての能力はありません。
仕入等の納品の事実を証する書類はあくまで納入業者から受け取る納品書ですから、それは必ず保存しなければなりません。御社が作成する「納品書」なる書類に、業者から実際にもらった納品書を添付（ホチキス止め等）するのがわかりやすいように思いますが、具体的にどうするかは御社が決めることです。

お礼

回答ありがとうございます。
>整理の都合上作成するものは、例えタイトルが「納品書」となっていたとしても、単なる入力補助の書類であって、納品書ではありません。したがって、監査上、内部的な会計処理の基礎資料ではありますが、納品の事実の証拠書類としての能力はありません。
このご説明でよくわかりました。「納品書」としてではなく「内部資料」として扱うこととしたいと思います。
ありがとうございましたm(_ _)m

回答No.2

noname#68593

２つの納品書が同じモノに対するものであるということをきちんとわかるようにし、担当者がどういう経緯でそんな状態になっているかを理解していれば、会計上・法律上は特に問題ないと思います。

わかりづらい状態ではありますが。

お礼

回答ありがとうございます。
問題ないとのことですが、きちんとわかるようにしておく事が大事ですね。ありがとうございましたm(_ _)m

回答No.1

zorro

システムは会社独自で定めます。なんら問題はありません。

お礼

早速の回答ありがとうございます。
問題ない、とのことで安心しました。ありがとうございますm(_ _)m