納品書の管理に関して

質問

各店舗及び各担当の納品書の管理に関しまして
アドバイスお願いいたします。

当社は、複写式の指定納品書を使用しておりまして
仕入先経由で当社に送付されてくる請求書（複写式納品書添付）
と当社の各担当から回ってくる指定納品書を照合して
両者の金額が一致したら仕入れ計上及び支払い処理する流れとなっております。

この証憑のながれで処理を行なっている場合
どうしても各担当が納品書を紛失したり回収を忘れたりして
しまうことが多くあり照合作業に多くの時間がかかってしまいます。

仕入れの基本的なながれとしては

発注→納品確認及び納品書の回収というながれが

あると思いますが当社はこの発注と納品の管理がなさてれいない
ようでして各担当者が自ら納品書の回収を行なっていないために
納品書の行方が分からなくなってしまう原因となっています。

紙でやりとりであるため紛失等は避けられないとは思いますが

各担当者に容易に理解してもらえて（手間がかかると根付かない）
確実な方法はありますでしょうか。

お手数ですが宜しくお願いします。

回答No.1

k3des

>　指定納品書に事前に複写で連番を振られてはいかがですか？
>　例えば青山支店の納品書は「AO-00001」～「AO-99999」とか
>　その代わり担当者には、書損は捨てないで保存することを頼むことが必要ですが。
>　そうすると、書損番号以外の発行されている番号は何らかの発注を行っているわけですので、確認しやすいと思うのですが。

お礼

アドバイスありがとうございます。

指定納品書は複写式となっておりますので

仕入先からもう一つのルートで送られてくる

納品書で取引の有無は認識できます。