支払額と請求額の違算管理について

質問

毎月仕入計上を行い翌月末に支払を行っております。
そのときに仕入先の請求額に一部漏れや単価の違算が発生する事があります。
仮に当社の金額が正しいとして後日仕入先から再度請求が来た場合でも対抗するにはどのような証憑があればよいでしょうか？

単に支払通知を仕入先に流すだけや納品書の保管などではやはりダメですよね？

回答No.1

NIJIN12345 · ベストアンサー

＞仮に当社の金額が正しいとして後日仕入先から再度請求が来た場合でも対抗するにはどのような証憑があればよいでしょうか？

仕入れの際、商品（実物）と納品書をチェックすると思います。
その納品書と請求書を最終的にチェックして支払いをする手順が通常だと思います。
対抗する証憑には、「納品書」ぐらいしかないと思います。

あとは、注文の際に単価をしっかりと確認し、納品後の変動は認めない旨を仕入先の担当者と、上司の責任者ともお会いしてしっかりと取り決めてください。可能であれば、「念書」を作成し一筆書いてもらう方法もあると思います。「念書」が法的にどのぐらいの効果があるかは知りませんが、いざという時に役に立つ事はまちがいありません。

私も、同じ経験があり、仕入先の責任者とお会いし、単価は、納品書で確定し請求時は違算がないようにお願いしました。一部請求漏れがあった場合には、先方のミスなので、翌月の請求に入れるようにしてもらっています。
参考になるか不安ですが私がわかる範囲まで