Proforma Invoiceのチェック方法

質問

私は仕入を担当している部署に所属しているものです。
今まで国内にて仕入れていた商品を、海外仕入先へ移管する事となり、
発注後のProforma Invoice（以下、P/I）のチェック方法について
困っています。
《現状の業務の流れ》
■発注後、仕入先よりP/I到着
■発注した内容とP/Iの内容との整合性を確認

この時に毎週２００アイテム近く発注する為、多くの時間を
確認に割き、効率が悪くなっています。

★そこで質問なのですが、P/Iは仕入先からの書類である為
　内容の変更が出来ないように、PDFで送られて来ますが
　読取専用のロックをかけたエクセルデータ等で提供してもらい
　データ同士で照合を行なおうと考えておりますが
　一般通例上、このようなやり方で問題は無いのでしょうか？

輸入通関関連の書類の事をよくご存知の方で、少量多品種の
輸入経験のある方がいらっしゃったら教えてください。

よろしくお願いいたします。

回答No.1

sesame1110

こんにちは。
まさにわが社は少量多品種！！！
（おかげで書類のチェックも大変です。。。）

わが社の場合は、仕入先が関係グループということもあって
インボイスは事前にエクセル、或いはWORD(実際はrtf）
で送ってきて貰ってます。
（関係グループでない会社でも、エクセルデータで
送ってきてくれるところもあります。）

お互いの信頼関係にもよりますが、
事情を話して、（ロックをかけた）エクセルを送って貰っても
いいのではないでしょうか？
もしくは、pdfとエクセルと2種類送ってもらうというのは
如何でしょうか？
pdfには予め、発行者のサインを入れてもらい、
エクセルで内容を確認した後、pdfできたP/Iにカウンターサインをして
返送し、それを正とするとか。。。。
とにかく、ダメ元で、一度相手先に提案をするのはありだと
思います。
そのさい、提案文に、このような処置は
双方の処理を円滑にまた、確実に進めるためですので
今後のビジネス関係の向上の為にも是非ご協力下さい、、、
などと相手の顔をたてるようにお願いしてみたら
どうでしょう？？？

ご参考になれば幸いです。