販売管理の流れ

質問

こんにちは。以前も同様の質問をしたのですが、回答が得られなかったので、再度投稿します。

うちは小規模のメーカーです。

今まで販売管理で、伝票関係は全て事務コンで複写式のものを出していました。
納品書、請求書など、一回の注文ごとに全て控えをとっておき、月の終わりにそれらを綴って保存します。

今度、事務コンからパソコンの販売王というソフトに切り替えることになりました。
販売王に入っている伝票形式では、納品書や請求書の控えなどがほとんど存在しません。

たとえば一日の終わりに売上日報として一覧表で打ち出して（Ａ４サイズ）それを保存しておくのか、紙保存自体をナシにして、過去のデータを見たい時は全てパソコンで見るようにするのか・・・
とにかく、伝票の処理の仕方自体を変えることになりそうです。

そこで、皆さんの会社での販売管理の流れを教えていただきたいのです。
受注から請求までの流れを、帳票などの処理の仕方も交えて、色々なやり方を知りたいです。

よろしくお願いします。

回答No.2

wpochi · ベストアンサー

Ｎｏ１です。
やはり私の考え過ぎだったようで・・失礼しました。

私も１０年ほど前に事務コンからパソコンに切り替えましたが、意地になってオフィス完全ペーパーレスを目指した時がありました。しかし、やはり手書きの必要性と良さ（安心安全）はありますし、なにより見るだけは新聞や雑誌にパソコンは勝てないのと同じ。かえって混乱した時もありましたね。

ですから私は「保管と利便性」を分けて考えています。これまでうっかりミスや故障でデーターを無くしそうになった事から別ハードディスクへのバックアップは欠かしませんが、単純に、紙保管する必要の無い無駄なものは出力はしません。しかし見るための資料だけはプリントする事もあります。

相手先締め日や都度請求書は面倒臭いですよね。都度請求書については私の場合はありませんが、あるとすれば質問者さんの通り紙に印を付けると思いますね。パソコンが幾ら便利でも手書きに勝る安心はありませんよね。私も元大企業の人間ですが大企業とは人の数が違いますのでシステムも当然変わりますからね。

長い習慣をいきなり変え無い方が良い場合もありますが、少しずつ時代に合わせる事は必要ですよね。義母さんとは気を使ったり大変でしょうけど、質問者さんは仕事についてもパワーが感じられますので、次期経営者として（経営者の妻ではありません）頑張って下さいね。私も頑張ります。

お礼

お礼が遅くなり、すいません！
やはり完全なペーパーレスは難しいですよね。
手書きの方が便利なことも多いですし。
大企業さんならともかく、うちなどはほんとに小さい会社ですから、なおさら手書きがラクだったりします。
そして、うちは注文が「大きく少ない」商品を扱っているので、一日に出す伝票も少ないんです。
なので、手書きを盛り込んでもあまり負担にならないです。

色々参考になりました！
義母は最近、新しいことを覚える気力がない・・・と嘆いているので、私が中心でやらなければいけない状態です（＾＾；）
パワーがあるかどうかわかりませんが、とにかく今までの経験を生かして、経営者の1人としてがんばっていきます。
励ましまでいただいて、本当にありがとうございました！

回答No.1

wpochi

こんにちは
この手の質問は好きなのですが・・いまいち質問の内容が・・たぶん私が難しく考え過ぎていると思うのですが・・。

＞販売王に入っている伝票形式では、納品書や請求書の控えなどがほとんど存在しません。
＞紙保存自体をナシにして、過去のデータを見たい時は全てパソコンで見るようにするのか・・・
＞とにかく、伝票の処理の仕方自体を変えることになりそうです。

まあ、、その通りですが、今はこれが普通ですから、この質問を見た現在の販売管理ソフト経験者からすれば事務コンの作業自体が不明？だと思います。逆に質問の内容を深読みしないといけないのかと考えたりしました。

例えれば、
「今まで緊急時の呼び出しはポケベルだが今度携帯電話を使う事になった。
皆さんは緊急時の呼び出しはどのようにされていますか？」・・みたいな感じです。今は携帯が普通でポケベル自体を若い人は知りませんよね。

メーカーとの事ですので質問がもっと高度な事なのでしょうか？
パソコン処理が始めての会社なら理解出来るのですが・・すみません。

事務コンは私も１０年前は使ってました。事務コンは基本的に手書き複写伝票を印字して集計、納品請求書を発行する伝票発行機ですから、現在の販売管理ソフトとはかなり考え方が違いますよね。

パソコン販売管理は伝票発行と共に売上、顧客、商品などのデータを見て販売状況や商品を管理する物です。
また、データを連係させたりします。外出先からも携帯やモバイルでアクセスしたりします。

相手に送る伝票以外では、紙（帳表など）はあまり存在しないしその概念がありません。
もちろん仕入れや在庫、見積もりからの売上への移行、そして経理ソフトへのリンク等使いこなすにはかなり複雑ではあります。

ちなみに私は上記がすべて出来るソフトを使用していますが、売上請求管理にしか使用していません。
どこかで「手書き感覚」を残しておかないとチェックが出来ないので（不安）受注書は手書きメモにしています。
もちろん紙への書き出し保管はしていませんが、バックアップはマメにしています。

私の回答はとんちんかんかもしれませんのでその場合はご容赦下さい。
販売管理については結構知っているつもりですが、すみません、質問の中身が今一つ理解出来ませんでしたので自信の無い回答？です。

補足

回答ありがとうございます！

うちの会社は、売上～経理は全て、義母が手書きや事務コンで行ってきたんです。
私が嫁に来て、初めてパソコンに切り替えることになったのです。
質問がおかしくなってしまって、すいません。。。
全く高度なことではなく、低レベルすぎる質問です。

私は以前ＯＬで、一般事務でした。部署がら、実際に納品請求処理などをした事はありませんでした。
とりあえず今は、義母のやり方を覚えて事務コンを使用しています。
義母は60歳・・・とにかく古いやり方でずっと来てる感じです。
納品書や請求書の控えを始め、かなりの紙保存の量で、特に売上台帳を手書き・・は死にそうです（笑）
ほとんどペーパーレスにしたいと思ってます。

販売管理ソフトは基本的に、見積や仕入も含み、製品の流れを全て網羅するものですよね？
私の前勤めていた会社では、販売管理ソフト（RRRというもの）を使用していました。
帳票ですが、一日の終わりに売上日報というものを紙出力し、保存していました（誰でもすぐ見れるようにという配慮のようです）。

他の会社の方々が、紙保存というものをまだ少しでも行っているのか、行うとしたら、皆さんがどういうものを残しておくと便利とか、これは要らないとか、そういう色々なパターンというか、やり方を把握したかったのです（サンプルとして知りたい、という感じです）

紙保存一切なしで全然うちは問題ないです、という事だけでも良いですし。

私が今考えているやり方は、wpochiさん同様に受注書は手書きで書き、それを元に売上入力をパソコンで行い、その日に出荷する分に関しては納品書を出し、随時請求先には請求書も一緒に出し、商品と一緒に送る。控えはナシ。
一日の終わりに、売上日報を出力する（義母がパソコン苦手なので、紙出力もする）
随時請求先ですでに請求書を出したところは、その売上日報の該当売上に済印を押しておく。

20日など、得意先ごとの締め日がきたら締め処理を行い、明細請求書を発行、送付する。控えはナシ。
売上日報をめくり、該当売上全てに済印を押す。

紙に印を押す、、、あたりはいらない作業かもしれませんが、万が一誤って伝票データを削除したり、金額を変えてしまったり・・という事を考えて確認のために行う予定です。また、パソコンが苦手な義母が、売上や請求済みの売上などを確認するのに便利かと思ってのことです。

こちらこそとんちんかんな質問や補足ばかりですいません。。頑張ります。