製造業に勤めています。購買を担当していますが、いまいち納品書と請求書の

質問

製造業に勤めています。購買を担当していますが、いまいち納品書と請求書の扱い方についてよく理解されてません。
わが社は納品書、受領書、請求書、3連写しの伝票を使用してます。受領書は受領サインをし、仕入先へ返すのはわかりますが、納品書と請求書は弊社で扱っているので、その記載内容はまったく同じだし、どっちか一枚で管理をしてはいけないでしょうか、
月末〆なので総括請求書だけを頂き、毎回納品時にもたった納品書を請求書代わりに添付してはいけないでしょか、
また、単発の仕事じゃない場合でも「納品書兼請求書」の名目で伝票を一枚に統一しては法律違反でしょうか、
納品書と請求書の法的な正しい扱い方についておしえてください。

回答No.1

kentkun

納品書と請求書の法的な縛りはありません。

要は顧客が求めているかどうかで考えるべき問題です。

受領書は後のトラブルを避けるために受領印またはサインをもらっておくための書類です。

請求書は、入金をしていただくための必要書類です。
そのために請求書の書類は経理へ直行しますが、現場で管理するのに納品書が必要な場合があります。

わかりやすく考えればコンビニでアイスが３０個納品された場合に、現場で確かに３０個入ったかの確認と、いつ入ったのかという確認の為にも納品書があった方がわかりやすい。
これが請求書だけだと、現場で請求書のみで商品管理していると経理まで書類が届くのが遅くなり、支払い等に影響が出やすくなります。

もちろん納品書なんか必要ない、という顧客もいるので、製造業の会社は顧客の要望を見極める必要があります。

＞納品書と請求書は弊社で扱っているので、その記載内容はまったく同じだし、
＞どっちか一枚で管理をしてはいけないでしょうか、

会社へ提案してみてはどうですか？
ただし、顧客から必要ないといわれた、という背景があれば聞いてくれるかも

お礼

ありがとうございます。
請求書は経理宛になるものとは知りませんでした。勉強になりました。
しかし、弊社ではJ-soxが入っておりまして　複写の伝票になっているため、必ず管理職がサインを入れることが求められております。

そのため、納品書と請求書を全部購買部門で管理し、サインをいただいてから経理へまわすことになっております。納品書と請求書を同時にいただくため、月末になって合計金額が合わない問題が多発しており、どこが合わないのかを調べるのに大変な作業となっております。
＜それは請求書も一緒に頂いているからです。＞
一遍にサインもできて、月末の合計金額もぴったり合わせられる一石二鳥のいい方法はないでしょうか、