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業者への支払管理について
- 中小建設会社の資金繰りが大変になり、業者への支払管理が必要となりました。
- 現場担当者と経理の連携が必要で、良い方法を探しています。
- 資金繰りを考慮しながら、支払予定を管理する方法を教えてください。
- akebonosan
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- 財務・会計・経理
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こんにちわ。小さな会社の財務経理担当をしていたことがあります。 よくある話ですので、一般的なところでアドバイスさせていただきます。 まず、会社の方針として、予算、支払権限、データを経理に集中させる必要があります。 具体的には、社長名で「今後一切の支払いは事前に申告のあるもののみ行う」旨の通達を出してもらってください。 当然、業者等を使用するときに、担当者は見積り等はとっているでしょうし、見積書がなくても、口頭で概算の金額は聞いているはずです。 発注時、見積到着時にそのデータを提出させるでもいいですし、 できるなら、売上見込、入金見込、支払見込(それぞれ時期・金額)を一覧に提出させるともっといいでしょう。 やりすぎるとお互い繁雑になりすぎるだけですから、１０万円以上、１００万円以上と資金繰りの実態に応じた 金額についてのみ申告するという風にされてもいいと思います。 最初は支払依頼書(現場→経理)のような書式を作成し、請求書または見積書、または概算見積を添付させて、提出から２カ月後に支払うという ようなルールを作ってもいいかとは思います。 なににせよ社長以下、現場担当者の意識改革が必要です。 まずは社長さんに相談から始めてください。
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- himara-hus
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まず、事前注文書発行の徹底を行います。 注文発行時、工事件名と注文番号、支払予算と支払い予定日（分割の場合は分割で）を提出させ、それらの一覧表を作成（経理又は購買部門が良いでしょう）して、月の支払い予定額の把握を行う。 そして、１～２／月ぐらいで、関係部門とフォロー見直しを行う。
お礼
回答有難うございました。 やはり事前に注文書を発行してもらうのが１番なんでしょう。 ただ、今まで小さな工場営繕工事が多かったせいか、見積書と 口頭で価格を決定しておいて工事後で支払う傾向が強いので、 なかなかうまくいきません。 やはり意識自体を変える必要があるんですかね？？
- s-maetake
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資金繰り表を、一日単位で作成する必要があります。全くカレンダーと同じです。これは、資金繰りの「いろは」です。また、入金と支払を把握していないのでは問題になりません。経理（財務）の基本業務として、入金と支払の約定・金額を相手先別に把握していることは当然だと思います。営業や仕入部門にお任せでは、経理は何の仕事をするのでしょうか？
- dec02
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資金繰りは経理の根幹です。 担当者は各現場担当者に常時連絡を取って、 入金予定・支払予定の完全掌握をしなければなりません。 事情説明をして経理で統括するようにします。 １ヶ月毎の資金繰表には 前残に入金予定・支払予定をはめ込んでいって、 残高がマイナスなればショートです。 定期預金を流動化するなり、融資を受けるなりして、 事前対策を講じます。
- tappara
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どのくらい先まで、どのくらいの正確性で管理が必要なのかにもよってきます。 また、いろんなやり方があるので参考までに。 まず、支払い条件を業者ごとではなく当社一律にそろえてしまう。 そうすると全ての支払業者に対しての支払い条件が同じになるので管理がしやすくなります。 このときに支払い条件4ヵ月後現金払いとしておくと、4ヶ月間の支払予定は把握できますよね。各月で上がった未払い金が4ヵ月後の支出予定になります。これに手形を絡めると手形満期日までの集計が支出予定となります。 それ以上の長いスパンで管理となると、まだ発生していない費用である予算残を工期で按分するとか工程表から見ていくなど予測の部分が大きくなります。（これは管理負担も大きいです）
補足
お返事ありがとうございます。 こういう場合はどうですか？ 工事金額を１億円と取り決めた場合に、それを工事進行度に 応じて何回（何ヶ月）に分けて支払ったりします。 工事担当者は、工事がある程度進行してみないと今回いくら 払うか分からないと言います。 例えば受注したときに積算が実行予算を組むときある程度 支払の期日を記載する方法など採用している方いませんか？