ボランティアの交通費

質問

東京に会社があり、その会社のイベントが北海道であるので、現地のイベントスタッフを募りました。
毎月一回ほど集まり、イベントの直前には集まるのも頻繁になります。
期間的には8ヶ月くらいです。

質問は、スタッフの経費をどのように支払ったら良いかという事です。
基本的に報酬は発生せず、実費の交通費が毎月30名分位かかるのと、直前には消耗品等が発生します。

(1)現金で渡す
(2)振込とする
(3)交通ICカードを配布して管理をする

(1)の現金は、持ち運びのリスクが大きいし、準備に手間がかかる
(2)の振込は、振込手数料の問題（毎月に拘らない方法もある）
(3)カードの紛失や使用間違いの発生があり、追加の入金の問題が生じる

遠方でイベント等を行った経験のある方、又は何かアイデアがありましたら、よろしくお願いします。

回答No.2

eroero4649

一般的に考えて2番が無難だと思いますけどね。1番だと受け取りの証明が面倒です。受領のハンコとか必要でしょ？受領のハンコをもらわなかったらそれはそれで二重請求の問題が出てきますから。あと1番だと「足りない」ってクレームがついたときにどう処理するかってのがありますね。
3番はどう考えてもどさくさに紛れてジュースとか買っちゃうのが出てくるでしょ。1名が使ったら、みんな使いだしますよ。
不正受給を防ぐなら、ほぼ2番の一択になると思います。

お礼

回答を有難うございます。
振込は振込手数料がかさみますが、他の方法も手間がかかるのは同じなので、安全性から言ったら一番ですね。
交通カードの履歴から、交通費と照合する方法は、複数の交通カードを持つ事で、間違いが生じやすいと思います。それをチェックして合っていれば良いですが、違うと確かに面倒になると思いますね。

回答No.1

noname#231758

現地でスタッフを集めるという発想はなかったんですか。

お礼

回答を有難うございます。
スタッフはすべて現地の人達で、東京の会社から出金をします。その支払い方法をどのようにするか迷っているのです。

補足

会社は東京のみで、現地に支社や支店はありません。