代表取締役変更の際に作る議事録について

質問

小さな株式会社の事務をしておりますが、知識不足の為分からない事が多いので教えて下さい。
我が社は７月決算で、９月の末頃に定時株主総会が行われています。
現在、父親である代表取締役と二人の息子が取締役してます。
理由があり、社長が代表を今すぐにでも辞めたいと言い出し任期途中ですが辞任する方向に決まりました。税理士に相談したところ決算後の定時総会までやらない方がいいというのでその時期を待っております。
現在の代表取締役がすべての株主です。
なので議事録はみなし議事録のようなものを作成しております。
この場合、辞任した日付、息子が新しく代表に就任した日付は定時株主総会ではどうしたらよいのでしょうか。
また、今までに取締役会などは無くその議事録も無いのですが、作成した方がよいのでしょうか。

回答No.2

BKgfsnd · ベストアンサー

取締役会非設置会社ということですね。

取締役の辞任や代表取締役の辞職（代表取締役が代表権を放棄すること）については、株主総会決議は不要です。株主総会決議は、交代で就任する予定の代表取締役を選任・選定するために必要です。

辞職・辞任については、お父様が代表取締役を定時株主総会の日に辞職する旨（取締役の辞任もなさるのでしたらあわせてその旨）を記した書面を、息子のおふたりの取締役宛で作成するといいでしょう。そのうえで、交代で就任する代表取締役を選定するための株主総会議事録を作成してください。

これらの書面は、代表取締役交代の登記をする際に必要になります。

補足

早々のご回答有難うございました。お礼が遅くなり申し訳ございません。
では、現代表が辞任し取締役に変更する日は年度末に関わらず、株主総会以前ならいつでも宜しいのでしょうか。新しく就任した代表取締役は株主総会をした日にすれば宜しいですか。

回答No.1

nanasuke7

代表取締役が任期中に辞任する場合は、取締役会を開催し、後任の代表者を選任すると同時に辞任します。
この際、取締役会で決議されるのは代表権についてなので、取締役をも辞任するというのであれば株主総会の決議が必要になります。
また、定時株主総会での代表就任日は、取締役会の決議日で宜しいかと思います。
会社法では、株主総会の議事録は会社法第318条、取締役会の議事録は会社法第369条で作成が定められています。

補足

すみません。説明不足でした。取締役会非設置会社であり、現在の代表は辞任後、取締役になります。