仕事の効率化について

質問

こんばんわ。

当方、メーカーで技術職をしています。現在、仕事でとにかく時間がありません。状況について持論を書かせていただくので、アドバイスいただければと思います。よろしくお願い致します。

～仕事の状況～
現在、主に生産機の慢性課題に取り組んでいます。時間が無い原因を以下の様に考えています。

(1) 焦りすぎ
慢性的にスケジュール超過しており、日々焦りが募っています。ただし、これは十分な素案を作らずに動いているからと思います。焦らず、自分で納得できる素案を作った上で動きたいと思います（中途案件についても同様）。勿論、想定外の問題があれば軌道修正しますが。

(2)コミュニケーション
上司への報連相がヘタです。「良く分からない。」「結論は？」と言われます（結論だけを伝えると、「やはり分からない」と言われますが）。原因は、判断に迷う部分に「線引き」ができておらず、曖昧な言い方になるからです。そのため、妥当な推定・情報収集で「線引き」をした上で報告したいと思います。

(3)仕事の振り方
有難い事に私には後輩が1人います。現状、仕事を細分化して振っています。が、優秀な後輩なので、もう少し粗く仕事をお願いしたいと思います。

(4)雑用処理が遅い
目の前の雑用を片付けるのも苦手です。ただ、所詮雑用なので経験のある方に早めに相談すべきですね。素案作りは人に任せ、黙々と実行したいと思います。

回答No.2

akira-akuts

まず、

自分にしか出来ない事、他の人に任せることが出来ること。

緊急かつ重要な事、緊急ではないけど重要な事、緊急だけど重要じゃないこと、緊急でも重要じゃないこと。

と言った感じで、目の前の仕事を分類し、書き出してみたらどうでしょうか？

書き出して、見える化をすることで、仕事全体の繋がりや関係性が見えてきます。

見えてきたら、関連性や優先位を考えて、仕事の段取りを考えてみたらどうでしょうか？

その際、後輩に振る仕事内容もおおまかに考えてみたらどうですか？

上司に結論だけを伝えても、相手は、分からないと思います。

結論→なぜ、そうなったのか現状・理由を伝える→自分の考え・行った事→上司に相談したい・意見を聞きたい事を聞くという流れで伝えてみたら、どうですか？

お礼

御回答ありがとうございます。

分かっている部分について、結論・現状・理由を伝え、分からない部分を相談したいと思います。

回答No.1

trytobe

まず、（２）のホウ・レン・ソウができていない理由の捉え方が、上司の求めるものではない、というのが全ての根源にあるように見えます。

上司は、「報・連・相をせよ」とも「ご自身で判断せよ」とも言っているのではありません。

あなたからは、「何がどうなっており、こういう理由でこうしようと思っているが、ここが断定しきれず判断に迷っており、お知恵をお借りしたい」という、なぜ上司に話を上げてきたの？という概要を聞きたいのです。

「背景や現状→自分なりの論理的関係の整理→上司に話を上げてきた理由」というのがあって、単なる子どものおつかいではなく、技術者としての観察眼や思考力・分析力があっての端的なマネジメントの判断ができるのです。

そういう、論理的なつながり、必然性を意識していないと、（１）も（３）も（４）も、どの段階は事務的に処理できるから誰にでも回せるだろう、とか、どの段階で人数が足りていないから、上司にその部分のマンパワー配分を増やせないか相談しよう、とかができるのです。

お礼

＞（２）のホウ・レン・ソウができていない理由の捉え方が、上司の求めるものではない、というのが全ての根源にあるように見えます。
＞「ここが断定しきれず判断に迷っており、お知恵をお借りしたい」

御回答ありがとうございました。

「分かっている部分、分からない部分を整理しなさい」、この点もよく指摘されます。「分かっていない部分をこう解決しようとしているが、ここが断定しきれず判断に迷っており、お知恵をお借りしたい」。こういったスタンスで話をしたいと思います。私が問題点を早く正確に捉え（課題抽出し）、早いうちに上司に仕事を振るイメージですね。

勿論上司に迷惑をかける訳であり、相談は最大限丁寧にさせていただきますが。