もっと生産的に仕事をするには？

質問

以前「仕事のやる気を取り戻すにはどうすればよいか」と質問した者です。その節は色々コメントをいただき、ありがとうございました。
お陰様でやる気は戻ってきたのですが、疲れやすく、人との関わりを避ける傾向は続いています。
自分なりに、なぜそんなことになっているのか考えてみたのですが、次のようなことが原因かなと思っています。

・「自分の仕事を他の人に振る」という選択肢はないものと思っている
(チーム内で明確に担当分けがされているのと、後輩1人以外は皆40代以上の先輩しかおらず、ちょっとしたことを頼みづらい。その「ちょっとしたこと」に意外と時間をとられ、気づくと18時過ぎになる。後輩も後輩で仕事が多く、色々と頼まれがちなので、お願いするのは心苦しい)
・自分は真夜中まで働いているのに、早く帰る人もいるので、不公平感を感じている (自分だけ担当が多いのではないかという思いがある)が、下のから上の人には言いづらい
・効率化を進めたいが、目の前のものを打ち返すので精一杯のため、なかなか手が回らない。
Excel等、もっと効率化する余地はあると思っている。
・以前上司に業務が大変だと言うことは伝えたものの、「4、5年目が頑張りどき」と言われたため、どこまで頑張れば良いのかわからない。倒れるまでなのか？「担当を減らしてほしい」と言うのは甘えや逃げなのか、正当なことなのかがわからない。
・上司たちと部長とが全く違う方向を向いているので、それぞれのニーズが異なっている。すべてを満たすのは難しいので、その時々で急ぎの方を優先せざるを得ない。
・「仕事ができない」と言われたり、注意されることはほとんどないが、とにかく終わらない。派遣社員の方にチェック作業等はお願いしているが、「何をお願いするか」「次は何をするか」は自分で考えないといけないので、常に一人で仕事をしている感じがあり、孤独感がある。
・もっと人と関わりたいが、人と話すとただでさえ多い仕事がさらに増えるので、自分からは近づかないようにしている。本当はそういう性格ではないので、とてもストレスが溜まる。
同様の理由で、「もっとこうしたらいいのに」と思うことも、言うとお前がやれという感じになるので提案できず、見逃している。
・「だいじょうぶ？無理しないで」と色々な人に言われるが、無理しないと終わらないだけ仕事がある。無理といえば仕事がなくなるわけではないので、何を言えばいいのかわからず、大丈夫ですと言うけれど、ずっと聞かれ続けている(特に部長は、毎日様子を伺いにくる)
仕事の出来に問題があるなら、そう言ってもらえればと思うが、何を気にされているのかわからない。

皆さん、上記のようなことを思いつつ仕事をしているものなのでしょうか。
もっと前向きに、かつ誰かに仕事が寄りすぎることなく、チーム内の一体感をもって仕事ができるようにしたいのですが、後輩のわたしでもできることはないものでしょうか。

回答No.8

saltmax

＞忙しすぎて、共有する時間を取れなかったのも事実です。
今まで自分の担当のことは自分の問題と思っていましたが、全体の問題としてチーム内の議題にあげるようにします。

自分の仕事だけでも
年間、月間、週間の工程表を書いて
週間、月間については事前に上司に説明しておくこと。
チーム全体がそうなるのが目標。
工程表は当然書面にして周知する。
その時点で貴方が締め切りのある仕事の余裕時間が見えるようになる。
イレギュラーな仕事が舞い込んだ時に
どれだけ他の仕事がきつくなるのかがわかる。
工程表書き換えてプリントし直すのではなく
はじめにプリントした物に記入して変化がわかるようにしておく。
相談するときにもそれをもって現状がどうなのか、この先どうなるのかと
見える形で相談する。
あるべき形にする、あるべき形を維持する、
イレギュラーなことがあっても問題ないようにするということが
管理するということにもなるので
見える形にする、周知する、説明する、交渉するというようなことは
貴方がすることであって主体的に仕事をするというのはそういうことでしょう。
ほうれんそうなしでできるはずがありません。
工程表のエクセルの雛形などはネット上に沢山あります。
現状がこうなっていて、今この仕事が入るとこれが間に合わないというような
説明ができて初めてそこで取捨選択、優先順位の判断が生まれる。
判断は上司にさせるもの。
その判断材料も与えずに判断しろっていうのは駄目社員。
仕事を主体的にやるには先の工程と自分の業務能力の数値化ができることが必須。
そうでなければ工程表を書く時点で何日、何時間掛かるかという見込みができない。
先が見えていて数値化できるから分量の把握ができてこの先どうなるのかが洞察できる。
説明する時の根拠ともなる。

回答No.7

udoneater2000

そこまできたら、仕事を項目に書き出して、それぞれを優先度の高さと緊急度の高さの２の軸で分類。
そして、緊急度が高く優先度が高いこと、緊急度は低いが優先度が高いことを中心に力を入れるようにするといいかも。

お礼

優先度が高く、緊急性の高いものが多くて、息切れしてきました。去年より新しいシステムが入ったこともあり、作業量が単純に倍になっているのです(この数ヶ月、より優先度の高いものを優先させてきた結果、押し押しになっているものがあり、早く片付けたいと思っています)。
一度落ち着いて、リスト化する時間をつくるべきですね。頭が先走って動いてしまっているので、なかなかそれができていません。ありがとうございました。

回答No.6

Hi-wi-hi-wi-wi

１日１０分でいいので、仕事の仕方をみなおして直す時間を入れてみたらいいのかも。
忙しくてとれない日はとれなくてもいいので。

お礼

おっしゃる通りですね。時間がないから無理だ、と思っていましたが、毎日整理する時間をつくることで気持ちを落ち着けることができるかもしれません。できる限りやるように努力します。ありがとうございました。

回答No.5

kurokuro_siro

＞もっと人と関わりたいが、人と話すとただでさえ多い仕事がさらに増えるので、自分からは近づかないようにしている。本当はそういう性格ではないので、とてもストレスが溜まる

　宴会ならぬランチ会でも開いて、ざっくばらんに話せるようにすればストレスもたまらないかもしれません。

回答No.4

dottimiti

上司が声をかけてくるということは、上司がしているつもりの業務上の命令を、担当業務があるから、お客さんがそういうからとつっぱねている状態になっていないか心配になります。
その企業に入ったときに引継ぎをうけた担当業務を、担当業務だと思い過ぎない方がいいです。
常に上司からの命令を実行すること。上司からの命令がなんなのかがわかると、担当業務がそれに即さないということもおきてくると思います。これを「前任者から引き継いだとおりだから」と同じようにやり続けてしまうと、上司の命令を無視していることになってしまう。
上司が質問者さまにしてほしいことや目をむけてほしいことがあるのかもしれないので、そういうことがないか、一度たずねてみるといいと思います。その上で「前任者から引き継いだことを実行しながらその命令を実行するのは難しい。ということで、全体のなかでもしやめるとしたらこの仕事。その代わり同じ時間でより結果に近づくことができそうなこの仕事をやります」ということを言うといいのかもしれません。
全体のなかでやめていい仕事を決めてもらうように提案するのです。

お礼

「上司からの命令がなんなのか」を明確化するのは、重要ですね…。経理で明確に担当業務が決まっており、それに基づいて月次の数字を毎月の報告会議までにまとめるのが主たる業務なので、常に指示があるわけではありません。そのため、ルーティン以外の部分で何をいま求められているのかが分かりづらいところがあります。実践的なアドバイスをありがとうございました。

回答No.3

trytobe

そもそも、仕事のやり方の「報連相」（報告・連絡・相談）ができていない証拠。

・上司に、「この仕事を分担できませんか」と相談すれば、直接同僚と仕事の分配をする「気苦労は」はない。勝手に同僚の仕事を増やす「越権行為」も、上司を通せば大丈夫。

・就業時間の不均等への不満も、仕事の分配を上司に相談すれば解決する。そもそも、残業は使用者から要請されて、従業員が「承諾しなければさせられない」。

・効率化は、まず自分の仕事を効率化する、ルーチン化したりマニュアル化して他の人でもできる形にすることから始める。大きな構造改革は、その改善を実感する人が増えて何人もが同調して動きだしたら自然に起こる。

・「頑張りどき」は、若いときにしか使えない頭と身体の限界を知る、というだけの意味。運動のトレーニングで最大のパフォーマンスがでるか、限界を試すトレーニングも挟めるのは加齢とともに難しくなる。一日中をフルスピードで行う、のではなく、さまざまな業務や対人関係、交渉（社内外）に同席したり独り立ちして、将来の自分のスキルをつくる実務経験年数を積んだ方がよい、ということ。（将来転職するときに転職できる人材になるためにも）

・上司と部長の意見の相違があれば、報連相を部長にも上司にもすればよいし、部長の指示に上司は従うか、部長に上司が直接反論するしかない。少なくとも、それぞれの要求のツボを押さえてた、最小限の「案」（たたき台）だけさっさと上司と部長に赤ペンをいれてもらって、そこで擦り合わせておいてから詳細を固めた方が「気が楽」。

・他人に仕事を任せられるような、ルーチン化・マニュアル化を早くてがけないと、仕事を手放せなくなって、自分の作業がオーバーフローする典型例。

・人と関わるのが、仕事の依頼のついでの会話になっていないなら、そんな会話を仕事中にするのが悪い。日頃から「顔見知り」で「仕事の相談がしやすい」ことが重要なのであって、世間話がメインではない。それは休憩時間にランチや弁当でも食いながら親交を深めてやること。

・部長は、他人に仕事を分配できていないことを理解して心配している。その理由が、ご自身がルーチン化・マニュアル化できていないから（時間的か能力的かのちがいを見られている）なだけ。

あなたがリーダーになるのではなく、すでにそういう経験もいろいろな部下も見てきている「上司」「部長」が本当は何をみて何をさせようとしているのか、という自分も含めた同僚・派遣社員の方々全員の育成という観点で、「上司」「部長」を信じ、相談をすることが「会社組織としての活動」です。

回答No.2

saltmax

サラリーマンの基本中の基本であるほうれんそうは
どうなっているの？
仕事の進め方にしろ、分配されている分量にしろ
ネットワーク工程表でも書いて
報告、相談しないと上司はわからないでしょう。
優先度にしろ重要性にしろ
なんでもかんでも最優先、大至急ではないので
どの週間、月間の計画や進行状況、達成度等の
報告相談等をしていないとそんな疎外感も生まれるのではないですかね。

それにチーム内の打ち合わせはやっているのか？
問題を共有して解決しようとしているのか？
自分に権限がなければ権限のある人を使わないと
解決などできないでしょう。
そのような報告や相談がないから
上司がどうなんだと言うのだと思いますけど。

お礼

部内でほうれんそうがほとんどないため、自分もどこまですべきなのか決めあぐねています…。
ルーティンの会議や、絶対にはずせない提出物の納期などはあるので、それに間に合わなさそうだったり数字に誤りがあった場合は報告しますが、全体として報告がない=万事うまくいっている、という感じです。
ただ、私の業務量が多いことは承知のうえで「とりあえずやってみろ」という形で続いてしまっているので、何となくこれまでやってきてしまいました。私の心身がボロボロなこと以外は大きな問題もなかったので…。
ちなみにこの数ヶ月は、ほぼ毎日「今日までの仕事」に追われていました。ある上司は今日でなくてもいいと言うけれど、もう1人の上司は「この仕事には納期がある。今日やらなくても間に合うと思うならそうすれば良い」などと言うので、結局ぜんぶ今やれということだろ、とため息が出てしまい、いちいち相談するのはやめてしまいました。

たまに部会がありますが、そこで共有しても結局、わたしやわたしの後輩のやる仕事が残っている、ということが再確認されるだけで、それが再分配されることはありません。
自分の作業でいっぱいなのに、なぜディレクション業務までやらなければいけないのか？という質問にも、「うまく仕事を割振る練習だ」と言います。わたしから目上の方に振りにくいと感じるのはおかしいでしょうか。仕事の割り振りをするのは上の人間の仕事ではないのかと思うのですが…。
(ちなみに部長は、それは上司のやる仕事だと言っていましたが、上司Aの方はそうではなかったようで、上司Bはまた違った見方だったりと、ここでも意見の断絶があっていちいち面倒になってしまいました)

>それにチーム内の打ち合わせはやっているのか？
問題を共有して解決しようとしているのか？
自分に権限がなければ権限のある人を使わないと
解決などできないでしょう。

忙しすぎて、共有する時間を取れなかったのも事実です。
今まで自分の担当のことは自分の問題と思っていましたが、全体の問題としてチーム内の議題にあげるようにします。
ありがとうございました。

回答No.1

o09080706o

自分の１週間の仕事を内容別、時間別にたなおろししておく
部長などに全体の仕事をみせながら相談し、優先度の低い仕事を先送りさせてもらう

ということをするといいかと思います。

とにかく相談という形で頼ってみることが大事だと思います。
会話により自分が仕事をとってしまうのであれば、仕事を減らすこともできると思います。