中小企業（SIer）の各種ルール策定について

質問

お世話になっております。
標題の件について、ご相談です。

会社の規模は300名程度で、業種はSIer（システム開発、インフラ構築、情報機器の販売等）です。
現在の会社の総務担当になってから1年が経過しました。

総務に配属になってから最初の頃は、庶務的な月次・週次のルーチン業務等を教えていただきながら一つずつ覚えていきました。
領域としては総務庶務・情報システム等が担当です（明確には決まっていませんがだいたいそのようなことをやっています）。
半年くらいたったころから、やり方が決まっていない業務（他部署の同意を取ったり、上長に判断してもらいながら進めていく仕事）が増えてきました。

1年間やってきて最近ふと思うことは、人事労務会計等の法律に直結する範囲の規定やルールはそれなりに定められていて、特に困ると感じたことはないのですが、法律にあまりかかわらない範囲のルール（車両管理、文書管理、社内広報などなど）が脆弱で、決まっていないことが多すぎてその都度検討が必要になって業務負荷がかかりすぎていると感じています。
その中でも、特にセキュリティポリシーやライセンスの管理等の社内情報システムに関するルールが特に弱いと感じています。

そこで、それらのルールを整備できればいいと考えているのですが、社内に精通した方がいるわけでもなく、費用の問題で外部のプロに依頼するわけでもなく、現場の人間で知恵を出し合って一つずつ考えて、一つずつ対応している状況です（中小ならそれが普通なんでしょうか？）。
会社としては、業務改善や規定の策定等、少数の選任者を立てて推進してはおりますが、実際に案を考えて形にするのは現場です。

潤沢に人がたくさんいるわけでもないし、日々の業務に忙殺されて、そこまで考える余裕がありません。
ただ、私一人でどうこうできることではないとは思っていますが、私なりにこの状況を何とかしたいと考えています。

自分の会社以外がどのようなルールの上に成り立っているのかにものすごく興味があります。
中小・大手同業種等々、様々な企業の内側がどのような仕組みで動いているかを知る機会を得られればと思っています…。

上記について、どのようなご意見でも結構ですのでアドバイスいただけないでしょうか。

どうかよろしくお願いいたします。

回答No.2

isoworld · ベストアンサー

大手企業に３０年間勤めて仕事をするための仕組みの整備とその実施運用の励行（つまり広い意味での品質保証）などの業務に携わったあと、脱サラして経営コンサルティングの会社を興し１４年になります。経営コンサルティングの仕事は、仕事をするための仕組み（会社のマネジメントシステム）作りや仕事をするルール（一般に手順と言われます）を構築・整備する支援したり、全員がそのとおりに忠実に実施し結果が出せているかの審査（ＩＳＯ認証取得のための審査）をしています。

　成功裏にルール（手順）作りをする秘訣の第一は、経営者や管理者を含めて全員の納得（同意）があるか、です。それなしにルール作りをしても、それを無視し、それに外れた手順で仕事をする人がいれば役に立ちません。決めごとを定めると窮屈になると嫌がる人も多いので、内部でよく話し合ってください。

　ルール（手順）作りをすることが決まったら、重要性の高いルール、頻繁に使うルールなどから優先的に手掛けます。作り方は、まずはその仕事のフロー（流れ）を図式的に描いてみます。業務フロー図の作成です。不明な点や曖昧な点は、ベテランなどに確かめます。
　フロー図は、□、◇、→、□（ただし下だけ～で描いたもの）などを用いて表現します。□は活動、◇は判断、→は流れ、□（下は～で描いたもの）は伝票（帳票）などの記録　を意味します。フロー図の作り方の詳しくはネットで調べて勉強してください。

　フロー図は次のようにして徐々に完成度を高めます。すなわち活動、判断、記録に必要なインプット、そこから出されるべきアウトプットを明確に定め、その５Ｗ１Ｈ（＋１Ａ１Ｒ）も明らかにします。工夫をしてフロー図にこれらを書き込んでください。５Ｗ１Ｈとは：
Ｗｈｏ（誰が）それを実施すべき人
Ｗｈａｔ（何を）対象とするモノ・事項
Ｗｈｅｎ（いつ、いつまでに）実施のタイミング・実施期限
Ｗｈｅｒｅ（どこに、どこで）場所・部署
Ｗｈｙ（なぜ）理由・目的
Ｈｏｗ（どのようにして）手順・やり方・方法・要領
Ａ（承認）上長や責任者の承認の必要性
Ｒ（記録）記録に残す必要性

　完成度を高めるときに重要なことは、曖昧さをなくすことです。たとえば「重要な場合は上長に判断を委ねる」とするのはよくありません。重要性の判断基準とその対応手順が要ります。とくに判断基準は曖昧にしないように注意してください。また「～の場合の取扱いは別途定める」としているのに、別途の定めがないのもいけません。

　ひととおりフロー図が出来上がったら、関係者全員に周知し、そのとおりに実施できるか運用してみます。運用してみると不具合点や気が付かなかった点が必ず出てきますから、それらがある程度まとまった時点でフロー図の改訂をします。
　フロー図には、必ず新規制定・改訂の日付とバージョン（版）番号を入れるようにします（できれば承認された証も入れておきます）。

　組織の大きさや業務の複雑さにもよりますが、３００人規模の会社であれば、フロー図だけで十分です。いわゆる手順書やルールブックにする必要はありません（必要性を感じたときに手掛けてください）。

お礼

ありがとうございました。

回答No.1

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こんにちは。

中堅製造業で16年ほど勤めた後、業務改善コンサルタントとして独立、今に至っております。

会社のルールですが、２つあると考えます。

１つはご指摘の通り、法的に守らなくてはならない性質のものです。もう一つは、会社の収益を上げるためのルールです。収益を上げるためには、売上を伸ばすか、費用を少なくするかの二つの方法があります。

会社が大きくなるにつれて、または営業年数が経つにつれて、収益改善につながらないルールや仕事が増えてきます。もしくは、ルールがなくてカオス状態になっているかもしれません。

まずは、Shinrohさんが担当している業務を書き出してみて、その業務がなぜ必要なのかを分析してはいかがでしょうか。

きっと、必要性がわからなかったり、もっと違う方法があると思える業務があるはずです。

自分の業務を改善することができるようになれば、他部門にも改善のやりかたを水平展開できるようになります。

本を読む方であれば、トヨタ自動車の「カイゼン」に関する本や、仕事術、プロジェクト管理などのテーマが役に立つと思います。また、他部門を巻き込んでなにかする場合は、コミュニケーションやファシリテーションのスキルも必要になりますので、そちらも学んでみると役にたつはずです。

まずは問題意識を持つことが大事です。次に、小さな行動を起こすことです。

がんばってください。

お礼

ありがとうございました。