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ISO9001 文書の受発信管理について
社内のマネジメントシステム事務局業務をしています。 10年前にISO9001を取得し、形骸化したシステム全体の改善に取組んでいます。私は文書管理体系の全面見直しを担当することになりました。 我が社の文書規則や文書管理規定に「文書の受発信管理」の項目があります。9001規格には、受発信管理というワードは出てこないのに、わざわざ項目としているのは、どぅしてでしょうか？ 文書管理ルールの１つとして明確にしている、ということなのでしょうか。他の会社ではどういう扱いをしているのかも気になります。 どなたか、ヒントとなる考え方を教えていただけませんでしょうか。
- king_saemap
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- no009
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品質マネジメントシステムで必要とされる文書は管理すること。 これがＪＩＳＱ９００１:２０００の要求事項です。（以上＃3さん と同じ） 当社では２０００年度版に移行以降、受発信管理の用語はマニュアル、要領書類からなくなりました。 管理＝受発信管理 ではありません。要は文書をきちんと、業務に支障の無い様に管理しなさい、と言っているだけです。受発信管理をきちんと実施しないといけない文書（会社のリスク管理、対顧客、営業上等の観点より）は受発信管理をしなければいけないし、そうでない文書の受発信管理は「ムダ」と言うことです。 各文書は誰が、どのような目的で、どんな管理（受発信管理の必要性、そこまで規定する必要もないと思いますが、念のために）をしなければいけないのか等を明確にする必要があると思います。今までの文書はＱＭＳで必要とされる文書のことです。個人的な、非公式の文書は含みません。業務上本当に必要な文書の種類はそれほど多くないはずです。逆に、多種多岐にわたっていれば、数少なく統合すべきと思います。 あまり大きな声でいえませんが、ＱＭＳにおける文書管理はきわめて基本的なことでありますが、ＰＤＣＡの大きな根幹とは別の次元の話で、そこそこ満足されていれば、いいのかな？と考えている今日この頃です。もっと目を向けるべきはＰＤＣＡのどこか（各社いろいろ弱いところはあると思います。）だと思います。文書管理ごときに時間を取られ、逆に品質管理がおろそかになるようなことは、本末転倒も甚だしいと考えます。そのようなものはＱＭＳではありません。
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回答ありがとうございました。
- nature343
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ＩＳＯ９０００１はＪＱＡとかその他担当、機関、会社等で 違いが有ると思います。正確にはその会社にかなりの専門家がいます。 かなりの専門性が有る分野です。審査が確か６ヵ月後ととかでした。 書類一枚でも分野別に分類をしている関係から管理はかなり 厳重、遵守事項もかなりあると思います。 このようなことから文書規則や文書管理規定に「文書の受発信管理」 が有ると思います。 詳しくは貴社にて依頼している機関と 打ち合わせが適当かと思います。
お礼
回答いただき、ありがとうございました。
- himara-hus
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これは、管理文書として規定されているもの（例えば、規定集、基準・要領書等）の文書が確実に管理されているかの担保のためです。 この担保方法については、審査機関によって厳しさが違うようです。 理想は、発信に対して受領書をもらい保管しておくことです。 これがなかなか大変ですが。
お礼
回答いただき、ありがとうございました。
お礼
回答いただき、ありがとうございました。 「受発信管理」についての、ボンヤリとしたイメージがなんとなくハッキリしてきました。 業務遂行に関わる管理文書、外部文書や記録の管理をちゃんとしていれば、クリアできそうですね 今の管理責任者に変わり、大改革が始まっています。 まともにマネジメントシステムが機能する日を夢見て、まずは担当の文書管理のほうをやっていきたいです。