ISO9001 文書の受発信管理について

質問

社内のマネジメントシステム事務局業務をしています。
10年前にISO9001を取得し、形骸化したシステム全体の改善に取組んでいます。私は文書管理体系の全面見直しを担当することになりました。

我が社の文書規則や文書管理規定に「文書の受発信管理」の項目があります。9001規格には、受発信管理というワードは出てこないのに、わざわざ項目としているのは、どぅしてでしょうか？
文書管理ルールの１つとして明確にしている、ということなのでしょうか。他の会社ではどういう扱いをしているのかも気になります。

どなたか、ヒントとなる考え方を教えていただけませんでしょうか。

回答No.3

newbranch · ベストアンサー

ISOの管理責任者をしています。
文書管理に関しての規格要求事項は、
＊品質マネジメントシステムで必要とされる文書は管理すること。
＊どれが、外部で作成された文書であるか明確にし、その配付が管理されていることを確実にすること。
とあります、文書管理の対象として「受発信文書」の管理を実施されているものと思われますが規格要求事項にはありませんので、貴社が必要と判断されている場合を除き、削除しても問題ありません。基本的には、規格の要求事項と、貴社が必要とするもの及び顧客要求事項以外の文書は管理する必要はありません。

ついでですが、ISOが形骸化しているとのことですが、品質方針、品質目標等の設定が、企業の利益に直結したものになっていないことから、トップマネジメントの関与する度合いが低くなり、結果的に形骸化しているというように言われています。（たとえば、目標が、経常利益を＊＊億円にするというような目標があれば、その達成度合いは非常に重要になりますが、いままで、そのような会社経営上の目標をISOの目標として掲げている企業はほとんど無いのではありませんでしょうか？
本来ISOはマネジメントシステムであり、経営指標として利用することを前提に規格ができているのですが、当社を含め、9001は品質の事のみ、14001は環境の事のみになっているために、形骸化することになると考えております。

お礼

回答いただき、ありがとうございました。
「受発信管理」についての、ボンヤリとしたイメージがなんとなくハッキリしてきました。
業務遂行に関わる管理文書、外部文書や記録の管理をちゃんとしていれば、クリアできそうですね

今の管理責任者に変わり、大改革が始まっています。
まともにマネジメントシステムが機能する日を夢見て、まずは担当の文書管理のほうをやっていきたいです。

回答No.4

no009

品質マネジメントシステムで必要とされる文書は管理すること。
これがＪＩＳＱ９００１:２０００の要求事項です。（以上＃3さん　と同じ）

当社では２０００年度版に移行以降、受発信管理の用語はマニュアル、要領書類からなくなりました。

管理＝受発信管理　ではありません。要は文書をきちんと、業務に支障の無い様に管理しなさい、と言っているだけです。受発信管理をきちんと実施しないといけない文書（会社のリスク管理、対顧客、営業上等の観点より）は受発信管理をしなければいけないし、そうでない文書の受発信管理は「ムダ」と言うことです。

各文書は誰が、どのような目的で、どんな管理（受発信管理の必要性、そこまで規定する必要もないと思いますが、念のために）をしなければいけないのか等を明確にする必要があると思います。今までの文書はＱＭＳで必要とされる文書のことです。個人的な、非公式の文書は含みません。業務上本当に必要な文書の種類はそれほど多くないはずです。逆に、多種多岐にわたっていれば、数少なく統合すべきと思います。

あまり大きな声でいえませんが、ＱＭＳにおける文書管理はきわめて基本的なことでありますが、ＰＤＣＡの大きな根幹とは別の次元の話で、そこそこ満足されていれば、いいのかな？と考えている今日この頃です。もっと目を向けるべきはＰＤＣＡのどこか（各社いろいろ弱いところはあると思います。）だと思います。文書管理ごときに時間を取られ、逆に品質管理がおろそかになるようなことは、本末転倒も甚だしいと考えます。そのようなものはＱＭＳではありません。

お礼

回答ありがとうございました。

回答No.2

nature343

ＩＳＯ９０００１はＪＱＡとかその他担当、機関、会社等で
違いが有ると思います。正確にはその会社にかなりの専門家がいます。
　かなりの専門性が有る分野です。審査が確か６ヵ月後ととかでした。

　書類一枚でも分野別に分類をしている関係から管理はかなり
　厳重、遵守事項もかなりあると思います。

　このようなことから文書規則や文書管理規定に「文書の受発信管理」
　が有ると思います。　詳しくは貴社にて依頼している機関と
　打ち合わせが適当かと思います。

お礼

回答いただき、ありがとうございました。

回答No.1

himara-hus

これは、管理文書として規定されているもの（例えば、規定集、基準・要領書等）の文書が確実に管理されているかの担保のためです。
　この担保方法については、審査機関によって厳しさが違うようです。
　理想は、発信に対して受領書をもらい保管しておくことです。
　これがなかなか大変ですが。

お礼

回答いただき、ありがとうございました。