杓子定規すぎる管理部門との付き合い方

質問

最近、社内のシステムや各種データを管理する部署とのやりとりする仕事が非常に多いのですが、あまりにも杓子定規すぎて調整に時間がかかり業務効率が非常に落ちているように感じています。

管理部門のため、現場に比べれば規定通りに仕事をしようとする意識が働くのは理解ができますが、ルール化されていないグレー部分に関して一切関せずの態度でどのように付き合っていけば良いのか困っています。

そういった状況になった場合に、上司が仕方なくうちで受けてしまう傾向があります。
結果的に、情報の整備などは自身の部署が主管部署で、システム上必要な作業をお願いするだけの状態になってしまっています。
情報の精度を高めるための仕事や登録前のチェックはすべて私の部署で行うようになってしまったのですが、これ以上の情報管理系の仕事が増えると本来の企画系の部署である自身の部署の仕事の時間がなくなりそうな勢いです。

私に出来ることは少ないかもしれませんが、この状況を好転させるにはどうすればいいのでしょうか？

回答No.3

mori_izou · ベストアンサー

prius770cさんが今、社員として成すべきは以下となります。

（１）現状の把握
派生業務が、どの程度の工数を取り、本来の仕事にどの程度の影響が出ているかを数字で把握します。

（２）上司への報告
現状に問題が発生している／しそうな場合は、状況報告書を作成し、上司に提出して改善を依頼します。

企業が効率よく活動するためには、特定の部署にボトルネックを作ってはいけません。
直ぐに行動に移すべき事態と思えました。

お礼

他の方も書かれていましたが、上長へ報告して経営層に改善策を講じてもらおうと思います。
調整に時間をとってしまい、自分の部署や私がボトルネックになっている状況を数値でまずは表すようにします。

実際、業務改革の仕事での依頼が多いのですが、調整に時間がかかり現場への浸透が遅れるような事態になりかねないのでそのことも付け加えて経営層には判断してもらいます。

本当は、向こうの上長も依頼の背景は分かっているはずなので、もう少し臨機応変に部下に指示を出して対応してもらいたいのですが・・ｗ

回答No.4

bobydylan

似たような経験は私の部署にもあります。
これは考え方の問題ですが、情報整備というのは財務・営業などの会社の全体像とバランスを掌握する上で極めて重要です。
そして掌握した情報を管理部門へ加工・集計を依頼し再度分析していく。
企画というのは、あまりに大量な情報があり過ぎても、似たような発想しか生まれないこともありますが、会社の現状を的確に掌握することが第一と考えます。
＜その意味で今のあなたにとっては、情報を整理・整備する過程で会社の現状を掌握しながら、まずは欠けている部分や過剰な部分の評価などから初めてみてはどうでしよう。
＜会社を理想的な五角形にするのも、企画の重要な仕事だと思いますよ。

お礼

おっしゃるように、精度の高い情報は、経営判断をするうえで非常に重要なものと理解しています。
情報の整理・整備度合いが非常に悪かったのがこれまでの自社の大きな弱みで、重要度を理解していない社員が非常に多いので、整理・整備の仕事を軽視したことはありません。
※なぜか、管理部門が一番このへんについて鈍感です。

経営層に対策を講じてもらうことも、必要ですが重要度を理解してもらえるよう私からもアプローチして協力的になってもらえるよう努力するしかないようです。

回答No.2

noname#150372

その仕事を楽しんですればよいのでは？
みんなが「本来」の仕事をしたら、会社なんてうまくまわりませんよ。

お礼

おっしゃる通り、前向きに取り組むことができれば、ここまで悩まずにすむですが、なかなか出来ていません。
本来の仕事＝決まった領域の仕事と考えるならば、確かにうまくいかない場面も増えると思います。
ただ、たまたま前任者が辞めてぽっかり空いた管理部門の仕事をたまたま出来た私が代役したときも、人員的に余裕が出来てもこちらからアクションをとらない限り再び仕事をやろうとしない部署なので困りものです。未だに、私のほうが詳しいくらいですしｗ

マイナスに思っても仕方ないので、何とか楽しみになるようやってみます。

回答No.1

cowstep

会社によって、管理部門の業務範囲が異なるので一概に言えませんが、ルール化されていないグレー部分に関しては、各部門ごとに決定して運用すれば良いということで、その方が良い場合があります。全社共通でなければならないことは必要最小限にとどめて各部門の裁量を最大化するか、できるだけ共通部分を多くして標準化を図るか、それは全社的に会社が決めることですから、「情報の精度を高めるための仕事や登録前のチェックはすべて私の部署で行うようになってしまったのですが、これ以上の情報管理系の仕事が増えると本来の企画系の部署である自身の部署の仕事の時間がなくなりそうな勢い」であれば、企画部長から取締役会の議題に挙げてもらい、対策を講じて頂くのが本筋でしょう。
私の勤務先では、システム管理はすべて総務が行っており、各部門にはシステムを触る権限は一切与えられていません。面倒だと思っても、指定された手順で処理するしかない不便さはありますが、システム管理は一切しなくて良いメリットもありあｍす。

お礼

ご回答ありがとうございます。
やはり、上長経由で対策を講じてもらうしかないのですね。
ただ、社風なのかグレー部分は部署は関係なく引き受けやすい人に集中する傾向にあるので、道のりはながいかもしれませんが、まずは上長に詳しく状況を説明するところから始めます。