新人の不可解な行動への対処について

質問

現在の会社で、派遣も含め、同じ会社に4年いる事務職です。大きく人事が動き、人がどんどん入れ替わりました。今回は6月よりいる新人さんのことで困っています。彼女は私より一回り上。おそらくいろいろな会社での経験もあるようです。同じ業務をこなす方針です。ですので、引継ぎをしながら業務を進めています。ところが、彼女は引継ぎ事項を、上司にはもちろん、同僚や関連部署をはじめ、さまざまなところへ確認してまわります。メールもどんどん他部署へしています。なぜかというと「みなが同じ方針で仕事をしているかどうか確認するため」だそうです。私は「引継ぎをおこなっているのか」ともちろんしかられます・・・。

事務処理についても、現場ベースになるので流動的に書類とは異なる処理をしなければいけない場合があり「書類が回ってからすべきではないか（システムに反映の必要があるのでそれでは遅い）」
「連絡があったそうだけど、本当に現場はそうなっているのか？確認に行ってもらうべきではないか？」、など聞かれ、説明をするのですが「そんなファジーではいけない！」とか「印鑑が押された書類に書かれていることを書かない・変えてしまうのは、仕事としておかしい」「流動的だからといって、そんなことを通すべきではない、けじめがない」などといわれ、毎日1時間以上言い合いになったりします。手順についても「・・・はそのようにしていますが、コレはおかしいのでかえました」と、とんでもない処理をしたうえ、他部署にもメールしていたり。ペーパーで出しておく書類も「紙がもったいない、コピー代、電気代がもったいない。みたければ画面で確認すればよい。経費節減。PC検索すればすぐに出てくる」など。フセンも3行くらい不要なところは二重線をひき真っ黒になるまで裏表をつかう。分かりにくくなるのでやめてほしいといえば「紙の有効利用です。そういうことも考えられないのですか」といわれ・・・。

システムが対応していないので、当面は入力しないことなども平気で入力してしまい（もちろんNGの指示は上司よりある）トラブルを起こし、本人は知らん顔。言ったことは「しなくて良いといわれたが、どこでトラブルになるか検証する必要があった」そうです。その後「きちんと伝達できていない！」としかられながら私が後始末をすることに。（もちろんやめろといいましたよ。でもそこは、書類に書かれているのだから、反映するべきだといい、彼女が引き下がらず強行突破した）
上司に相談したところ「納得しないと、仕事ができない人もいるのだから、業務を進めるために説得するように。いい加減に事務処理をこなすよりはよっぽどいいでしょう?まじめさ・熱心さゆえのこと。めげずに質問して来るんだからいいじゃない」と、いわれてしまいました。

受け取り方はさまざまですが、私も業務をストップし納得してもらうよう力を注ぎ手順書を作ったり、工夫してきましたが、毎日となるとへとへとになってしまい、予定もキャンセルし、カラ残業する現状に疲れ果ててしまいました。（終業時間＋1.5時間は当たり前）さすがに一緒に組んで仕事をするのは
私の力不足もあると思いますが、無理なような気がします。でももし対処方法がるのなら教えていただけたらと思います。

回答No.3

sunsowl · ベストアンサー

結論から申し上げると、ここで書かれている内容だけでは、どちらが正しくてどちらが間違いと一概に決められないですよね。
新人の彼女が好き放題にかき回すのが元凶であることは確かですが、なんとなく質問者様にも、非がありそうです。

>彼女は引継ぎ事項を、上司にはもちろん、同僚や関連部署をはじめ、さまざまなところへ確認してまわります。

これは「質問者からの説明は本当にこれで正しいのか?」という確認メールを関係者に送りまくっている、ということでしょうか?
質問者様の説明に納得していないから故の行動と考えられますので、ご自身の説明の仕方が妥当かつ信頼性のあるものであったか、については、今一度振り返る必要があるかと思います。

>事務処理についても、～毎日1時間以上言い合いになったりします。

本人の担当であれば、やりたいようにやらせればいいと思います。
それで問題になっても、彼女の采配ミスと割り切り、フォローはしなくてOK。

>手順についても～他部署にもメールしていたり。

他部署の反応次第。
たいてい、こういう場合は「変なオンナが訳の分かんないメールよこしてきてうざいんだけど」で終了するのが常套。

>ペーパーで出しておく書類も～「紙の有効利用です。そういうことも考えられないのですか」といわれ・・・。

ペーパー出力がルールになっているなら「ルールです」のひと言でOK。
それでわーわー言うなら「ルールに例外はありません」と返して終了してください。
とどめを指す感じで嫌な言い方ですが、あまりにも聞き分けがない場合は、やむを得ずこのように言わなければならないと思います。
付箋の件、こういう使い方はトラブルや間違いを誘発する元になるのですが、多分彼女は「エコ意識していてすごいね、やるじゃん」と褒められたいのかもしれません。
放っておけばいいと思います。

また、彼女のミスの火の粉を被ることについてですが、指示した内容はメール等に残した方がいいでしょう。
口頭だと「言った言わない」の水掛け合戦になるため、証拠を残しておけば
「このメールの通り、私は指示したのですが、彼女がそれを無視しました」
というクレームにできますので。

上司の対応としては、完全に「事なかれ主義」でしかないですが、多分、上司も彼女のことが恐くて仕方がないのかもしれません。
他部署の上長からのクレームを待つしかないと思います。

最終的に、質問内容だけでは、新人女性が100%悪いとは一概に言い切れなく、やはり他部署の社員の評価がキーになるかと思います。
新人女性のことを「よくやるね」と好意的に見ているのか、質問者様同様なのか。
他部署から女性の業務の進め方にクレームが来るようであれば、上がったクレームをまとめて、改めて上司に報告を。

また、これは提案ですが、仕事上の手順ややり方について、上司を交えての話し合いを設けることをお勧めします。
彼女の提案や取り組みは、中にはいい物もあると思いますが、全て正しいとも言い切れません。
さらに、質問者様が神より正しいと信じて疑わなかった従来の方法についても、見直しをする必要があろうかと思います。
ここからここまでは彼女の意見を取入れ、ここから先は元々のルールに従ってもらう、というような線引きをすべきと思います。
彼女としても、自分の取り組みが空回りに終わっているために、ムキになって暴れているので、ある程度までは彼女の意見や主張を飲んであげて納得させる、というのも「作戦」の一つになると思いますが、いかがでしょうか。

お礼

ありがとうございます。
私のほうにも、担当者より「どういうことなのか？」などの確認や、クレームが届いています。確認をすれば「それはしないってことですね？はい！わかりました！！」と話をさえぎられます。
他部署の担当者からはすでに数回、上司・私をはじめ他部署の上長CCつきのメールでクレームが届いているようで、そのたびに「きちんと引継ぎするように」との指示があったのみでした。上司は「彼女のまじめさ・熱心さゆえに行ったこと」と収めているようです。本人の采配ミスがあった場合については、2人制のため、連帯責任＝私の指示不足となります。本来、彼女が担当していても上司は
私に仕事を振ってきたりしますし、何か感じているようです。

「ルールに例外はありません」と返して終了

コレをいうと、必ず回りに当たり構わず確認して回ります。聞かれた対象者がみな同じ答えだと納得するというか、妥協するようです。

一度業務について話し合いの場をもってもらうほうが良いかもしれないですね。

回答No.2

yuuri-k

…大変ですね。お察しします。

私も臨機応変は苦手ですが、ダメってわかっててしてしまうことはないです。
何がダメなのか？
なぜダメなのか？
どこでダメになるのか？
ダメと言われてること、彼女が提案（？）していることをそのまま実行したら、どうなるのか？メリットとデメリットを示して、納得しないと強行突破されそうな気がします。

現場仕事って、突発的に仕事が入ってくることもあるのかなって思います。
その時に書類を作ってからでないと話ができないとなったら、他のライバル会社に仕事をとられてしまいますよね。急な依頼って先方は急いでることが多いですから。一度や二度なら、タイミングということもあるけど、いつもそうだと『あの会社には急な依頼は頼めない』ということが業界内に広がります。取引先によっては、普段の取引にも影響することがあるかもしれません。そうすると仕事が入ってこないので、会社の経営状態が悪くなります。経営が悪くなると給料が下がったりリストラ、倒産したりしますよね。

書類をパソコンと紙で出してファイリングしているのも、たぶん意味があると思います。経費節減は確かに大事だけど、たぶんそれでやったら仕事が回らなくなったり、やりづらくなる気がします。

そういう紙の資料って、現場仕事の人と事務職等の方が、バッティングすることなく仕事を進めるためだったり、バックアップにもなりますよね。パソコンだけに仕事の資料が入ってる場合、パソコンがウィルスとかにやられたら、同時に社運もマズイことになりますよね。社内ランとかしてたら最悪です。

御社の状況がわからないまま書いているので、的外れなところあったらごめんなさい。ただ、こうしたことをひとつひとつ丁寧に説明することが必要…かもしれません。

ふせんの裏って、テープとかで止めるんだろうか？テープとかでとめたくない時にふせんを使うものだと思ってましたが…。見辛そうです。せめて終った案件はハサミ等で切って別にしてほしいですよね。
ふせん、小さいのにするとか。三行くらい書けるもの。そうすれば、最悪、裏だけで済むのでは？そのふせんがどこからでてるかわからないので、的外れならごめんなさいm(__)m

お礼

ありがとうございます。
「何がダメなのか？　なぜダメなのか？　どこでダメになるのか？」
この点については、今までの経緯や、どうなるか理由も併せて説明しています。時には収拾がつかなくなるので上司にも入ってもらい説明してもらいます。理由があって、あえていレギュラーな処理していることもあるので、その点も説明してもらいます。ですが、違う方法（アイデア）を考えて、提案してきたり「ここがこう改善されていないことが問題なので、すぐ改善してもらってほしい」とか「会社としてそれでいいのか？」とか「はんこが押されている書類ですよ!?」と訴えるばかりです。

補足

ふせんは、まず表にびっしり。大小関わらず細かい字でびっしりとかいてます。裏は、接着面はそのままで折り返して書き込みます。

回答No.1

yasuto07

嫌ならやめれば、その仕事。

お礼

ありがとうございます。そうかもしれませんね。