従業員の社宅費用負担

質問

従業員の異動で県北の事業所から県南の事業所へ転勤しました。そのため、その従業員が新たに住む寮の敷金・礼金・保険料等を支払いました。
会社の都合で転勤させましたので、最初に支払う寮の代金を会社で負担して、後の毎月の家賃は従業員（個人負担）で払うとのことなんですが総額で120,000円でした。この最初に支払った諸費用は特定の社員のための経費ということで給料でよろしいでしょうか？
また、一般にアパートに住むための敷金・礼金を払うのですが、これは資産へ計上すべきものでしょうか？

回答No.4

foolscap · ベストアンサー

（１）就業規則とは別途に規程することが多いと思います。例えば“寮・社宅利用規程”など．．。
内容は、必要な項目を網羅した文書にすればいいですから、あまり難しく考えなくていいのではないでしょうか。
必要な項目とは、

(イ)利用できる対象者と期間 ： 社宅の場合は勤続年数を制限するか、利用できる年令は何歳までか．．あるいは入居できる年数を定めるか．．など。
(ロ)使用料 ： 普通は月々の家賃のみで、どう負担させるかを決めます。
例えば会社が借りたのであれば、その実際の賃借料×一定の割合か、あるいは実際の賃借料に関係なく一定額にする．．など。
もちろん全額を負担させるのでも構わないと思いますが、家賃の高い都市部に転勤となった場合など、安い地区で勤務する人との公平を考えますと、税務上の扱い以前に会社として．．の問題があるかも知れません。
また、転勤者とそうでない者とを区分するとか．．。
(ハ)光熱費や入居者の責任によって生じた損傷の自己負担。
(ニ)その他入居中の注意事項。
．．．．．など。

利用者の負担の範囲を決めておけば、それ以外は初期費用も含めて会社が負担することを決めていることになります。

（２）贈与認定となるかどうかは、税務調査があるのかどうか、あった場合に担当官がどのように判定するかなどによってどうなるかわかりません。
初めにお考えになっていたように、給与扱いとして判定してくれれば会社としては好都合かと思います。

会社同士ですと、経済合理性を欠く取引を行うことによって相手側に不当な利益を与えた場合は、与えた側の会社の支払の損金性が問題になり、その内容によって交際費や寄付金として認定されることになります。
ご質問の場合は、会社と従業員の取引ですから、法人間の場合と同じように判断されるかどうかは私も自信はありません。
いずれにしても、規程をお作りになるのであれば、今回の転勤の時期以前の日付で規程を発効させておけば、問題は生じないと思います。
（この場合でも、１ヶ月目の家賃は本人負担にしないと問題になります）

回答No.3

foolscap

実態はよくわかりました。
会社としての寮・社宅に対する制度や考え方によって、経理の対応も変わってくるということでご理解ください。

会社に寮・社宅制度がありますと、本社など各地の拠点に寮・社宅を保有するか、保有資産でない場合は賃借して従業員に転貸することになるわけですが、その場合の敷金、礼金等の初期費用は会社が負担することが一般的ではないかと思います。

その結果敷金は、解約して返戻の内容が確定するまで会社の資産勘定に計上されますし、礼金その他の初期費用は発生時点で経費として処理します。
従業員が、会社のそういう制度を利用できる資格があって利用しない場合は、利用する人とのバランスをとる意味から例えば住宅手当を支給するなどの対応をします。

しかし、寮・社宅制度がなくて例え新入社員であっても住宅はすべて従業員が自前で準備することになっている場合でしたら、当然にすべてが本人負担ということにならざるを得ません。
そのようなケースで会社が便宜上、その従業員に代わって手配をし、本来なら従業員が自己負担すべき費用を会社が肩代わりしたのでしたら、それを給与扱いで本人からは税金だけの負担を求めるというのは、他のすべてを自前でまかなっている従業員との公平を欠くことになります。

したがって、本来ならば本人が負担すべきを会社が立替えたわけですから、敷金その他発生したすべてを本人から回収しなければいけないのではないでしょうか。
もし、本人に負担を求めないのであれば、会社はその従業員に初期費用＋１ヶ月目の家賃を臨時にプレゼントしたことになりますので、給与ではなくて贈与になるのではないかという気がします。
そうしますと、その負担した費用は会社側では損金性を問題にされるおそれがありますし、その従業員は税目が違いますから税額も給与の場合より高いものになるかも知れません。
私が先の回答で給与扱いに釈然としない書き方をしている根拠は以上の通りです。

給与扱いとして対応することは一つの方法ではあると思います。
しかし、その処理をすることによって上にかきましたような問題をクローズアップすることになり、かつ会社にとっても本人にとっても決して有利なことにはならないような気がしますので、私の考えとしてはおすすめできません。
複数の事業所がおありのようですし、これからも転勤はあり得るという前提で考えますと、今後も同様のケースにおいて初期費用（１ヶ月目の家賃を含まない）を会社が負担するということを継続するのであれば、そのようなケースでは寮・社宅制度に準じた扱いで会社が初期費用を負担する旨を確認するようなものをつくっておかれたらいいのではないかと思います。
そうすれば給与扱いや贈与などといった問題を意識しなくてすむのではないかと思います。

給与扱いにする場合というのは、寮・社宅の場合ですと、市場価格に対して著しく低廉な賃料かあるいは無償で従業員に公平に使用させているような場合で、ご質問のケースが特定の人だけに他の従業員と比べて特別扱いしたということですと、それは単に「給与」として処理すればいいという問題ではないのでは．．という気がします。

補足

大変分かりやすい御回答ありがとうございました。これからもよろしくお願いします。それで、2点ほど聞きたいのですが
(1)アパートに関する規定を作ろうと思ったのですが、これは就業規則のところに追加して書けばいいのいいのでしょうか？なにか見本のようなものはあるものでしょうか？
(2)贈与となれば会社の経費にならないとのことなんですが、そうしますとその従業員が確定申告しなければいけないということでしょうか？（贈与税の問題が発生するとのことでしょうか？）

回答No.2

foolscap

ご質問では「寮」とおっしゃっていますので、従業員へ転貸する前にまずは会社の施設として認識しなければいけないと思います。
つまり、いったん借りて転貸できる状態にするまでが会社側の仕事ですから、敷金・礼金は会社の負担とすべきです。
そうしないと、その寮を別の従業員が引き続き使用することになった場合に、最初の入居者だけが初期費用の全額を給与扱いになって不公平となりますし、合理的ではありません。
したがって、給与として扱うのは月々の賃料のみで、敷金は会社の資産に計上し、礼金は経費で処理することでいいと思います。

補足

御回答大変ありがとうございます。寮と書いたのですが、従業員が一人だけ転勤なりまして、その従業員一人だけが住むアパートの第一回目の敷金・礼金・手数料他を会社で肩代わりしたということです。第2回目からはその従業員が家賃を個人的に払いますんで、会社の帳簿にはあがりません。その従業員が辞めるとすぐそのアパートは解約すると思います。そして敷金は従業員へ戻ると思います。このような場合ですんで、敷金礼金等を含んだ全額給料という処理はまずいでしょうか？

回答No.1

foolscap

（１）敷金・礼金・保険料など入居時に発生する負担金を全従業員に対して同じ扱いをするのであれば、会社の負担でいいと思います。
しかし、特定の従業員だけを特別扱いしたのであれば、おっしゃるようにその人に対する給与となります。
また、家賃は２月目以降を従業員が負担すのであれば１月目分を会社が負担すると給与認定される可能性がありますが、それも会社の規程上そのように定めてあればＯＫになると思います。

（２）敷金は返戻があり得るので資産に計上し、明け渡しの際の精算結果に応じて処理することになります。
礼金は返金されませんので、支払時の経費とします。

補足

御回答ありがとうごいざいます。給料処理することに決めました。敷金も払っているのですが、敷金も含めた総額で給料で処理してよろしいでしょうか？