ワークフローの電子化について

質問

今会社で、承認の作業を電子化するという話が出ています。
この承認作業というのを考えていくと、
今総務／経理が管理している帳票を見ていくと、稟議書という、まさに許認可を取るための帳票は対象になります。
そして、別の帳票としては、請求関連の帳票があります。
今、単純に請求関連の帳票といいましたが、承認（上長の印）を伴う支払い依頼などの帳票もあります。
交通費清算なども、印を伴います。
これらは、領収書を伴うものもあれば、請求書のものもあると思うのです。
で、ワークフローとして、印の電子化を目的として考えた場合、この請求書の支払い依頼などは、ワークフローに乗せて、電子化するようなものではないのでしょうか？
何を、切り分けの基準にするべきなのでしょうか？
切り分けずに実現できるものなのでしょうか？
かなり、混乱していて、質問自体がわかりづらいかもしれませんが、整理するヒントがほしく思っています。
どなたか、アドバイスをお願いします。

回答No.1

lv4u · ベストアンサー

導入がお手軽ってところでは、ＰＤＦファイルと電子メール等を組み合わせて行う方法があります。
Adobe Acrobat Standard 36,540円（税込）あるいはProfessional を購入して、稟議書等を電子ファイルにします。
できあがったＰＤＦファイルには、Acrobatソフトを使って、「電子印鑑」（実際の印鑑のような画像）をＰＤＦファイルに追加して電子メール等で次の方にまわすような使い方ができます。紙の稟議書と同じようなイメージで導入できるので、簡単ですね。電子メールがイヤなら、ＰＤＦを入れたＦＤとかＵＢＳメモリーという現物を回覧するって方法もあるかもしれません。

ただし、ワークフローにタッチする方は、電子メールの操作やAcrobatでＰＤＦファイルへの加工操作など、パソコンの操作に慣れている必要があります。「作業を指示するだけで、ＰＣ操作は全て秘書にお願いする」ってことなら、本人は勉強する必要ありませんけどね。

元ネタとなる稟議書は、紙の書類をスキャナーで読み込ませて、ＯＣＲ認識させれば、文字データに変換できます。

もう一歩進めて、「ワークフローでの電子化なのだから、ペーパーレスにしたい」となると、ちょっと前に流行った「ロータスノーツ」とか、サイボウズ等のソフトを導入する手法もあります。が、「ペーパレース」っていうことで、効率的ではあるのですが、紙の稟議書の雰囲気が良い方には不評かも？

とりあえずのアドバイスですｗ。

お礼

ありがとうございます。
今は、紙でハンコなのですが、どうせ導入に労力をかけるなら、
いきなり電子化した方が、値打ちがあると考えています。
なので、サイボーズも検討しているのですが、ワークフローだけとは行かないので、とにかく予算が難しい・・・。