請求書を送らないという内容の案内文の書き方

質問

大変困っております。
今私は請求書の発送の担当をしています。毎月定額を自動引落しにしているお客様に今後は請求書は送りませんということを伝える案内文を考えろと言われました。ネットとかで調べましたが「送る」ときの案内文はあっても「送らないようになります」は見つかりません。
会社の方針により経費削減とのことです。かといってＷＥＢ明細になるわけではなく
毎月定額が引き落とされいるからわかるでしょぐらいの感じで上層部で決定したらしいのです。なので振替不能になったお客様以外には今後請求書は発送しないということです。
どうかお知恵をお貸しください。よろしくお願いいたします。

回答No.3

tom900

なんらかの契約があってその代金として請求書を発行しているのでしょうから、元の契約を書き換えを行って、その契約書に毎月の請求書は発行しない旨を記載すれば済むことです。

しかし、顧客の中には請求書が無いと経理処理出来ずに自動引き落としでも入金しない顧客がいるかもしれません。また、請求書は無くても領収書が無いと相手先は困りますよね。領収書はどうしているのでしょう？
領収書を発行しているのであれば、請求・領収書として１枚で発行する旨を文面で伝えれば良いと思います。

それほど怒り狂う顧客が居ないのであれば、
社会的なco2削減など環境に対する要求も高まりつつある事を考慮し、弊社は形式的に毎月送付している請求書の発行を○○年○○月をもちまして終了させて頂きます。
なんて感じで良いのではないかな？前後は形式的な文言を入れます。

お礼

ありがとうございます。契約書のその旨記入するのはいい考えです。
領収書は発行していません。通帳の記帳が領収書の代わりになるようです。（入社したときからその方法で理由は知りません）
環境を考えて・・の文言が無難でいいですね。ありがとうございました

回答No.2

caf-caf

もしも私が案内文を考える役目でしたら、以下のようなイメージになるかと思います。

平素より、当社〇〇のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。

この度、〇〇では、地球環境保護の取り組みの一環として、〇〇サービスをご契約いただいているお客様について、２０１８年７月請求分より書面での請求書の発行を停止させていただくことになりました。

引き続き請求書の送付をご希望の場合は、月額〇〇円（税抜）にて承りますので、発行をご希望のお客さまは当社〇〇カスマーセンター（電話番号）まで、〇月〇日までにお申し込みください。

※※ 　切り替えスケジュール　※※

２０１８年６月ご請求分　全てのお客様に、書面の請求書を送付させていただきます。
２０１８年７月ご請求分　書面での請求書をご希望のお客様のみ、書面の請求書を送付させていただきます。
　　　　　　　　　　　　〇月〇日までにお申し込みのなかったお客様には、書面での請求書は送付いたしませんので、ご了承のほどよろしくお願い申し上げます。

お礼

ありがとうございます。環境を考えて・・が無難でいいですね。ありがとうございます。みなさんすごいですね。

回答No.1

agehage

拝啓　貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
　この度弊社では環境への配慮といたしまして、お引き落としのお客様におきましては請求書の発行を停止させていただきたく準備を進めております。
　下記のスケジュールにて行いますので、ご不便をおかけいたしますが、なにとぞご理解のほどお願いします。
　今後もご愛顧のほどお願いします。　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
　　　　　　　　　　　　　　　　記

　　期間：平成30年７月発行分より
　　対象：引き落としにてお支払いいただいているお客様

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

お礼

すごい！早速ありがとうございます。