過去の経費を知りたいと言われて困ります

質問

中小零細企業です。

上司から「あの部品いくらだったっけ？」
とよく聞かれるのですが、以前の経理担当が細かい履歴を残しておりませんでした。
そのため、目的の金額を知るために、勘定奉行であたりを付け
数年分の請求書をひっくり返す、という事がとても多いです。

最近経理を引き継いで、私としてはこれから発生する費用（請求書など）をコピーし、
そこに内容をメモ書きし分類ごとにファイリングしようかと思っています。
しかも紙ベースで頑張ろうと思ってます　笑。

ご覧になられた皆様方は、どのようにしたらいいと思いますか？
会社って、なにせ私の知らないところで仕入れ先を変えてたり、
急に「比較したいから今までの部品価格を全部教えて！今すぐ」っとまぁ
よくあるパターンなんです。

やはり一件ずつファイリングがいいのでしょうか？

回答No.7

hata79 · ベストアンサー

ズバリ！！、経理担当の仕事ではないでしょう。

と反論できれば楽なのですが。

パソコンでデータ管理する、紙ベースでファイリングしておく。
どちらも一長一短あると思います。

私ならですが「紙ベースでのファイリング」にします。
パソコンで管理する際には、どのようにデータベース化するかを考えないといけません。
仮にエクセルを利用したにしても、ワークシートの設計が必要です。
あれこれ、どうだこうだとしてる間に「あの部品いくらだった？」と聞かれると、おそらくパニクると思います。
未済というのは常に存在しますので、データ未入力が必ず存在するわけです。
すると、データベースでの回答をする際に、未入力のデータを見忘れないようにしないといけません。
余計なストレスが発生します。

少し時間がかかっても、紙ベースで「え～と、それはですね」と探して回答するところを見せて「本来、私の仕事ではない」点をなんとなく知って貰うのも手です。

取り扱い量にもよるでしょうが、人間の記憶力や、それに基づいての検索能力は、ある意味ではコンピュータに勝ることがあると思います。

ファイルが溜まって場所をとる→「なんだ？これ」と言われる→「経理の仕事ではないことを尋ねられるので、それに備えてる」という→上司が聞くのをやめる。
これに期待しましょう。

お礼

ＤＢ作ろうと、時間外にこっそりやってたら
専務さんに「そんなの意味ないからやめなよ！」って
一蹴された苦い経験があります。ですので承諾を得るためにはものすごい労力をかけて作り込んでから、「これならいいんじゃない？」みたいな方向でないと駄目なのです。ですので、ＤＢは時間的・労力的に厳しいという現状もあります。
（意気込みを根元からボキっ！っと折るような言い方をされました。）

＞少し時間がかかっても、紙ベースで「え～と、それはですね」と探して回答するところを見せて「本来、私の仕事ではない」点をなんとなく知って貰うのも手です。
↑笑ってしまいました。実は私、まさにこの方法で上司に対して
「私に頼んでもすぐに返事出てこないよ～」のオーラ出してるんですが、さっぱり変化が無いのです(笑)
でも、そういうことなんですよね？自分の業務外と言いましょうか、ここから先はあなたでやってね。の様な雰囲気づくりに終始していったほうがいい気がしてきました。
請求書をコピーして情報を書き加えてから、誰でも閲覧できるような場所に保管する事にします。
「え～っと」作戦を使いつつ、「あっ、ファイリングしてあります」と話を持って行って、最終的には私に聞かずしてに当人がファイルを見る　という事が私の理想郷でしょうか？ははっ！
本当にありがとうございます。がんばります。
アナログ的ですが、会社がデジアナ混在なので仕方がないのです。

一番私の感覚に近かったので、「hata79」様をベストアンサーとさせて頂きました。

この場をお借りして、コメントを下さった皆様にも感謝申し上げます。

回答No.8

tamiemon96

部品の納品書は、コピーをとって、

現場サイドで、使い安いように　ファイリングしてもらう。

お礼

ありがとうございます。
おそらく、そういう事なのだと思います。
が、現実は「ファイリングしてもらう」でなく
「ファイリングしといてね～」なのであります(笑)

回答No.6

uitinka

私はこのようにしています。ＲＭＳ（レコーディングマネージメントシステム）←これを調べてください。この方法は誰にでも解るよい方法です。

この他，創意工夫・改善提案・無駄を省く・整理整頓・経費節減これらを実行したら年間で５０万円以上の節減になります。規模の大きい会社は１００万円にもなります。ちなみに私の所は９０万円でした。

上司が質問するたびに，前任者のせいにするのではなく，誰でもが解るようにしておくのが，担当者の勤めなのです。

お礼

ＲＭＳ　ちょっと調べましたが凄く興味が湧きました。
マネジメントシステム・品質工学・ブレインストーミングあたりは学びましたし
実践の経験もありますが、あまり活かしきれていません。
有難うございます。じっくり参考にさせて頂きます。

回答No.5

ben0514

経理をしている私からすれば、そのような管理は経理の仕事ではないと思います。
仕入れなどを担当している部署の仕事だと思います。

しかし、兼務されていると考えると、そのような指示を受けることもありますね。
私であれば、良く扱う仕入れであれば、エクセルで一覧を管理します。そのようにしておくことで、仕入先の選定の資料とすることができますからね。あとパソコンで管理すると同時に、取引先ごとの納品書や請求書などを紙ベースで保管しますね。

紙ベースでの管理の場合には、パソコンの画面を追いかけたり、検索するよりも早く見たい資料を見ることができることもありますし、特定のパソコンのデータをいろいろな人が触ることを避けることができますからね。パソコンは便利ですし、データは場所をほとんど取りません。しかし、あいまいな検索などはしにくいでしょう。同じ人が入力しても、半角や全角、アルファベットや片仮名での表記などが混在する可能性もありますからね。

経理の会計処理では、基本的に相手先と目的と金額がわかれば処理できるものであり、必ずしも明細で入力するものではないですから、経理とリンクはしても、すべてが経理の情報で網羅しているとは考えない方が良いでしょう。

場合によっては、案件の一覧を作っておいて、そこから日付や取引先を見つけたらファイルから見つけ出しやすいような作りも悪くないことでしょう。

お礼

ありがとうございます。
私も自分の仕事ではないんじゃないのか？と感じていますが
そんな事言えません。
＞半角や全角、アルファベットや片仮名での表記などが混在する可能性もありますからね
↑そうなんです、そこがひっかかるポイントです。
私ひとり触っていたとしても、ＤＢへ転記もれがあったりすると、その時点で意味なくなりますしね。ちょっと怖いです。
案件の一覧を作って、狙った資料を導き出す。
この方法が現実的で良い感じがします。
本当にありがとうございます。

回答No.4

tamiemon96

メーカーさんで、部品のカタログ　くれないのかな・・・

お礼

オーダー特注品が大多数なうえ、過去の見積すらないので、納品書をひたすら探す感じなのであります。
ときたま、笑いそうになります。

回答No.3

stardelta

メモ書きして・・どうして？
パソコンを使いましょう。

お礼

社長はＰＣ全く使えず、ＰＣで情報を呼び出すまでの時間すら待てない感じなんです。
「パソコンっちゅーのはすぐ情報出てくんじゃねぇのけ？」
っと(笑)

回答No.2

seble

紙ベースですか？ｗ
図書館のインデックスカードみたいなのを作っては？
名称だけでなく、サイズなどの特徴ごとにデータベース化してカードを縦横に探せるようにします。
pcの方が圧倒的に早いですけどね。

お礼

ありがとうございます。社長がＰＣを全く使えず、
「そく情報が欲しい！」というスタイルの方なので、
たしかに、おっしゃる通りの方法などで閲覧できると
良いのかもしれませんね。
考えてみます。ありがとうございます。

回答No.1

dada4533

経理として引きづいたらまず、部品一覧表をエクセルで作る。

部品名・・・・・・メーカー名・・・・・・・単価・・・・・単位・・・・・購入日後は必要項目を～セルに。

但し、なんの部品なのかは貴方も知る必要があります。

（他の資料等にも利用できます）

お礼

ありがとうございます。
そうですね、私自身が品物の事を理解してからでないと、
本当のサポーター（内勤）には成れないと感じました。
もっと勉強します。