ファイリング（紙の書類やデジタル文書）について教えてください。

質問

ファイリング（紙の書類やデジタル文書）について教えてください。
私は製造販売業をしています。（製造業といってもそんな複雑な工程は無く、殆ど小売り業です）
社内で５Ｓ運動（整理・整頓・清潔・清掃・しつけ）をしており、今ファイリングに取り組んでいます。

ファイリングに関しての本を読むと「業務にしたがって体系化をしなさい」とありますが、具体的にどんな風に業務を分類したら良いのかわかりません。

それで製造小売業向けの具体的な業務の分類例（項目例）などを教えて欲しいのです。
又項目を生み出すヒントになる例はないでしょうか？（小売業向けの例でも構いません）

（ちなみに受注は店頭販売・電話受注・メールで受注を受けております）

なにぶん小さな会社で、私も外に勤めたことがないので、初歩的な事でもかまいません。どんな風に仕事を分類していけば良いのか教えてください。よろしくお願いします。

回答No.2

nebel · ベストアンサー

業務フローによって分類は変わってくるかと思います。

自分たちの仕事の流れを見直してみましょう。
そのときに、ファイリングする書類をどういうときに、どのように参照しますか？
その頻度や参照したい項目は、そのときによって違ってくると思います。

どういうとき、どんな項目が、どのような頻度で
これらをまず明らかにしましょう。

頻度の多い順番に参照しやすいようにファイリングするとよいと思います。

例えば時系列（何年何月何日）に誰が何を買ったかで参照することがもっとも多ければ、時系列にファイリングしていったほうがいいでしょう。

誰が何をであれば、「誰」を５０音順で並べたほうがよいでしょう。

どのようにファイリングしていれば、いざそのファイリングした資料を参照するときに見たい資料が簡単にみつかるか、つまりもっとも効率がよいかを考えればよいかとおもいます。

補足

ありがとうございます。業務フローという観点でトライしてみます。ネットで調べると難しそうですが・・

回答No.4

tiap

簡単な原則が一つ（パソコンの場合）
仕事の名前＿０６０９１６
以上だけです。
同じ仕事の続きがある場合には、上記の表題で日にちだけ変えます。
仕事の名前＿０６０９１７

お礼

ありがとうございます。日付も徹底すれば利用できそうです。

回答No.3

Hiroshi101

簡単に言いますと　ファイリング改革は
1.誰でも検索可能になるよう、ルール化
2.例外を作らない
3.ルールは、規定の手順で、簡単に変更可能ななるようにする

1.つまり、まずは良いと思うやり方でやってみる。
2.ルールは、必ず守る。
3.不具合や、効率が悪いなどの苦情がでる
4.改革を検討し、ルールを変更後、新規規定の実行
あとは3.と4.の繰り返し、4は決定後　すぐ其の日に改革を行う

当面は、つらいですが、1ヶ月もすると効率は非常に向上します。

お礼

先ず行動が大切な訳ですね？やってみます。ありがとうございました。

回答No.1

hanakago

あとで書類見れるようにインデックスつけるとか体系的にというのは関連するものはまとめて置くほうが分かりやすいよって言う意味だと思います。また、時間順に資料とじていくのも体系的といえばそうですね。誰でもすぐ分かるようにすることが肝心だと思います。

お礼

ありがとうございます。参考にさせていただきます。