担当者が変わるとき。

質問

小さな会社に経理事務として入社しました。
今まで担当していた人が今月いっぱいで辞めて
私が全部担当することになるのですが、
引継ぎ期間も短い＆経理初心者の為、取引先に対して不備な点が出たり、
『なんかいつもと違うな？』と疑問を持たせてしまったりと
迷惑をかけてしまうことがあるかもしれない、と思っています。

そこで、次回に請求書を出すときに一緒に
『経理担当者が変わりますので……』というメモを
一緒に入れておくと相手にもわかりやすく、また、
私の名前も覚えていただけると思ったのですが
こういう知らせ方（請求書に同封）で会社（取引先）に知らせるのは失礼でしょうか…。

また、メモを入れていい場合、どのように書いたら
よいでしょうか。
アドバイスを下さい。
よろしくお願いします。

回答No.1

mameko3 · ベストアンサー

社内でしか仕事をしない経理担当者同士の距離感によります。
まず、会社として、相手の会社宛に出す必要はありません。
相手の会社は経理担当の人が変わったくらいは何とも思っていません。

出す相手は、不特定多数ではなく、相手の会社の同じ地位の方へ、となります。
しかし、そこまでのおつきあいはありますか？私は相手の経理の事務員さんの名前は知りません。集金に見えられても、○○さん（会社名）と呼んでいますから。

以前の会社では、主要取引先が５社で請求書を出す際は、相手の部長クラスと経理の女性とやりとりをしていたので、営業マンみたいに、担当変更挨拶と、暑中見舞いと年賀状を出していました。
顧客の担当への挨拶も年賀状なども、所長からの指示です。

あなたの先輩は、引き継ぎの際、相手の経理の人へ紹介をしてくれましたか？普通はしないと思います。
また、する必要があるほどなら、指示があるはずです。
（あまり気が利かない前任者なら、上司に相談したり自分の立場を読み取る必要があります）

もし必要であれば、先輩があなたを紹介する形でないと、受け取る側に少し変な印象を与える場合もあります。

私は、今の会社では前任者がおらず引き継ぎは手探りで行いました。
そして、初めて電話をしたり集金の時に見えたりする人には
「今月から経理の担当になった○○です。宜しくお願いします」と挨拶しました。

でも気になるなら、出すといいですよ。
メモ、ということですが、請求書の送付の際、書類送付状をつけませんか？その通信欄に一筆書いておくとよいです。
できれば、他社へ書類を送る際は、書類送付状を添付するべきです。
（ＦＡＸ送付表を作り替えるか、大きさはB５の半分くらいでＯＫ）

普段から送付状もつけず請求書に個人の印鑑を押していないくらいであれば、やはり必要ないかな、と。

長々とごめんなさい。こういうのって、小さいから大きいから、と会社の規模じゃなくて、サービス精神が基本だから、時と場合によります。
解決つかなければ、上司に相談するとよいでしょう。

お礼

くわしいアドバイスありがとうございました！
前任者があまり責任感のない人みたいでして…
送付状も印鑑もなく、それでいて請求漏れがあったりしたみたいです。
そうですよね、送付状をつけたり、印鑑を押せば担当者わかりますよね。
『印鑑も押してないんだ～・・・』と思ってたのですが。。。
目の前にありすぎたのか、全く気づきませんでした（笑）。

本当にありがとうございました。とても参考になりました。