伝票類のファイリング方法について

質問

昨年入社した会社で経理事務をしています。
入社時に前任者(8年勤務)からファイリング方法を引き継ぎ、約1年その方法で作業しましたが、疑問に思うことや面倒に感じることがあります。
　ex.
　請求書は、入金日の順に綴るので（同じく仕入伝票も支払日の順）
　後で参照したい伝票を探すときに苦労します。

社長はやり易いように変えてもよいと言いますが
私は経理の知識がそれほどあるわけではなく
自分の方法に変えてよいのか不安です。
かといって、税理士さんに相談する程の内容でもないような気がして・・

詳しい方、アドバイスお願いします。

◆今までの方法を自分なりに変えてもよいのでしょうか？

◆特に見積書・請求書・納品書・仕入伝票あたりの
　ファイリングのお手本がわかるサイトがあれば教えてください

回答No.6

777maru777 · ベストアンサー

こんにちは。
私も小さな会社で経理事務をしています。

ファイリング方法についての回答ではないのですが、「自分なりの方法に変える」時の注意点を書きたいと思います。私にも経験がありますので。

・基本的には、わかりやすい方法に改めてもよいと思います。

・今まで、なぜそのようなファイリングがされていたのか、考えてみてください。その方が都合のいいことが何かあったのかもしれませんから。

・＃５さんも書かれていますが、経理としての視点と経営者としての視点では違うことがあります。
質問文から察するにあまり規模は大きくない会社のようですね（違っていたらごめんなさい）。
特にそういう場合は、社長が今までそのファイリング方法で、何を見ていたのか（判断していたのか）を考え、それを妨げないようにしましょう。
また、小さい会社の場合、あまり完璧に整理すると社長が嫌がる、ということもあります。（税務調査の時、あまり詳しく聞かれたくないモノがあったり。）もちろん経理としてはきちんとやらなければならないのですけど。

・ファイルする場所を変える場合は、以前のファイル（またはそれがあった場所）に、「○○はどこどこへ移動しました」と書いた紙などをしばらくの間貼っておき、他の人にもわかるようにしておきましょう。

私の場合は、２年くらい黙ってそのままやりました。その後、少しずつ変えていった感じです。

お礼

おっしゃるとおり、規模は小さく、社長は税務調査対策を重要視します。（^_^；）
基本的には、私さえわかっていればファイリング方法は問わないといった感じですが
確かに、従来のファイリング方法の理由を完全に理解したわけではありません。（誰にも意味がわからない部分もありますが；）
もう一度決算が終わるまでは様子をみたほうがいいかもしれませんね。。
みなさんの意見を参考に、今年度は改善点を探す年にしようかと思います。

回答No.5

poor_Quark

このようなファイリングの必要は税務会計上と経営管理上二つの観点から見やすいように管理する必要があるかと思います。現行ではなぜ、入金順にされているかというと察するに未入金分の請求の内容がすぐにわかるようにするためではないかと思うのですがどうでしょう。普通は売掛台帳や買掛台帳で未入金をふくんだそれぞれの債権債務の内容を把握すると思うのですが、これらの帳簿が未整理か見にくい形になっているのではないのでしょうか。

　もしそうなら売掛台帳や買掛台帳を一般的な書式にしたたがって整理された上で、請求書は発行順に並べ証憑番号をナンバリングで一番ずらしで打っていき、伝票には証憑番号を、証憑には伝票番号を記録するといった方法を採った経験があります。税務調査の際などは伝票（仕訳）と証憑（請求書控えそのもの）がすぐに結びつくかたちになっていることが望ましいと思います。（証憑とは請求書や領収書などの原始伝票のことです）

　しかし今ひとつわからないのが請求書の控えがバラバラにある状況です。官公庁に請求する場合などはたいてい向こうが指定する専用請求書（しかも有料！）はばらばらですが、市販のものは複写になった方を正本とし相手にわたし、控えはひとつながりで手元に残るのが普通だと思うのですがどうでしょう。たいていは一冊50ページほどですので、一冊まとめて証憑番号を発行しても探す手間はそうかからないはずです。その上でとじひもなどで番号順に閉じれば問題はないはずです。

　一方PCのエクセルなどで作った請求書は一枚一枚ばらばらに出力されますので、リアル世界でのファイリングは発行順にとどめ、PCの内部で相手先ごとのフォルダを作り証憑番号をファイル名にして保存する方法や、相手先ごとのファイルを作ってシートごとに月々の請求書をつくるなどの方法があるかと思います。事後の改ざんができないように保護することや、ハードディスクのクラッシュに備えてミラーリングすること、その方法が採れなければデータのデイリーバックアップの規則を作り遵守することがファイリングより重要なポイントかと思います。PCで請求書を作る場合はソフトの使い方やファイル名の工夫とフォルダ（ディレクトリ）構造の最大限の活用が大事かと思います。

　それからもし社長さんが今までの帳票整理にやり方になれていて、それしか見ないというのなら、あえて今までの方法を変えず、管理のやり方の変更で対応する考え方もあるかと思います。試行は許すけど錯誤は許さないといった考えをもつ経営者がいることも確かで、状況によっては経営者の判断に関わる部分は変えない方がよい場合もあります。

　見積書・請求書・納品書・受領書が同じ内容なら証憑番号を統一し、相手先ごとや発生順に保存することで対応できるはずです。受領書はご質問には書いてありませんが、これが一番面倒で、受領書があるなら気をつけて相手先ごとや発行順に整理するしかないと思います。順番に帰ってくるとは限らないので。

　ファイリングの方法はオーソドックスなものはなく、みなさん自分の所の状況に合わせて知恵を絞ってやっていらっしゃるようですよ。もう少し細かな内容がわかればいいのですが、こういうときはこうで、ああいうときはああでと、こまかく書き連ねていくととても長くなってしまいますので。

補足

！オーソドックスなものは無いんですね；

みなさんにアドバイス頂いて
説明不足でわかりづらい質問をしてしまったと反省していますが、、
ご丁寧にご説明頂きありがとうございます。
No.6の方がおっしゃるとおり、弊社は小企業で、恥ずかしい話かもしれませんが
御社のような精密な管理方法はマイナスになる場合もあります。
ただ、そういった方法を知った上で、社長に相談し
取り入れられる部分は取り入れ、ベストな方法を決めていきたいと思います。

回答No.4

gorisama

当社では請求書は月次毎さらに取引先毎にファイリングしてます。
業態によってかわってくるところもあるかとは思いますが納品書+請求書はセットで保管してもいいかと
思います。
また、会社の規模にもよりますが「文書管理規定」
を作成して帳票・書類ごとにファイリング方法を会社で決めておく必要があります。すごい面倒くさいですが経理業務は基本、標準化するべきものですので
自分なりはいつか限界がくると思います

お礼

そうですね。今は１人で経理をしているのでわりと自由にできますが
処理量が増えたら複数人で処理することになると思います。
（別の仕事と平行して２社分の経理をしているので　物理的に限界が・・）
そうなればますます標準化は重要なことですね。

回答No.3

noname#13679

領収証綴として取引日順にA4版のスクラップブックに貼り付けています。
月が変わったときはページを改めています。

補足

同じく月毎にスクラップはしていますが
社長が何ヶ月も前の領収書をまとめて出す場合があり困ります（^_^；）

回答No.2

namnam6838

もちろん変えて良いです。
業務改善はひととおりの業務を理解して疑問を感じて進化させようというものですので、
社長も改善の提案があったことを喜んでいるのではないでしょうか。

当社の方法は以下のようになっています。
件数があまり多くないのでこのやり方で間に合っていますが、多いと別の補助的なシステムが必要と思います。

売掛金・買掛金を含めて電話料金などの経費もすべて含めてひとつのファイルに綴じています。
請求書を発行した時点で売掛金勘定、受領した時点で買掛金勘定で会計システムに入れます。
（発行or到着したものからかたっぱしから入れていくだけで、並び替えはしません）
摘要欄には会社名も入れます。すべての証憑に日付印と番号印を打ちます。

売掛金・買掛金・未払金勘定には、補助科目として、支払日を設定しています。
例えば、買掛金(ex.勘定科目コード番号222番)の当月末払は補助科目コード100、来月末払は200　などというふうにします（随時ならば999、20日払いが多ければそれを設定します。支払サイトが長い場合は、さらに"再来月末"などの補助科目をつけます。）。
例えば6月末に支払うべき金額は、6/1～の222-100(6月の当月末払)、5/1～5/31の222-200(5月の来月末払)の補助元帳を印刷すれば、すぐにわかります。
同様に売掛金も、その日に入金があるべき金額が補助元帳でわかります。
例えば6月末に入金がある売掛金は、6/1～の当月末と、5/1～5/31の来月末の合計です。
金額が不一致の場合は入金がないところがあるので、差額を元に探し出しチェックします。

参照する場合は、元帳を見てその番号を元に探します。

これだと得意先別という分類がないので、当社では補助元帳を元にExcelで集計表を作っています。
そのデータを直接全銀データにコンバートしてパソコンバンキングで銀行に送って、振り込みをしています。

お礼

効率よく正確に処理できるよう考えてあり、脱帽　です。

弊社も販売管理に関しては弥○を使用しているので
「請求書を発行した時点で売掛金勘定、…」といった処理はしていますが、
経理以外の作業の方が多くて、細かく管理・入力している時間が無いのも悩みですねぇ（泣）

回答No.1

atsuro

こんにちは。今は違いますが以前経理をやっていました。

入金日(支払日)＋アイウエオ順に並べればいいのでは？

うちの会社では、会社名順(アイウエオ順)＋締日順に並べています。
こんな感じです。
A株式会社　4月末締、5月末締
B株式会社　4月末締、5月末締
C株式会社　4月末締、5月末締

わかりますでしょうか？

請求書の並べ方はご自由に変えていいと思います。並べ方がどうであれ請求書の金額等本質的なことは変わらないので。

お礼

迅速な回答ありがとうございました。
弊社は小さい会社なので会社名順にまではしていませんが
入金（支払い）があるまで会社ごとに日付順でまとめているだけです。
並びは自由に変えてよいのですね。^^