請求書・領収書

質問

教えてください。
経理をやっていて請求書、領収書など膨大な量があり
苦労していると思いますが、みなさんの会社では
どのように書類整理をしていますか？
伝票に糊付け、支払い事など色々あると思います。
調べやすく、簡単にと思っているのですがなかなか
よいアイディアが浮かびません。
どうぞ宜しくお願いします。

回答No.3

marinke · ベストアンサー

会社の規模にもよりますが，私の会社は大会社なので（一例）正しい請求書を，使い捨ＯＲミスコピー等（Ｂ５）の台紙に糊付けします。これに基づいて仕訳起票をします。当然仕訳伝票ＮＯがあります。このＮＯを台紙の右上に記入します。

上記のＰＬ勘定・ＢＳ勘定科目ごとにアウトプットされた仕訳伝票を台紙（証憑）の上左側を（本のように）に糊付けします。そうしてＮＯ順に適当な厚さに製本します。

上記のようにすることで，帳票の順番に照合が出来ます。よって必要な時に調べやすく，監査の時も帳票と容易に照合が出来ます。

手間がかかるように思いますが，我社は大会社なので，最初に正しいＲＭＳをしておけば，全てが容易になります。簡単ですが参考までに。

回答No.2

hata79

企業の規模によって違うことです。
参考までに。

請求があって支払った際には、振込書なり領収書は請求書にセロテープでとめる。
百円均一で売ってる幅が5センチぐらいのA４プラスチックケースに「大体５０音順」でそろえておく。

糊付けをすると、何かの都合ではがすと悲惨になりますし、貼り付けた下紙の文字を見たいとき不便です。
セロテープで貼っておくとパタンと反対側にひっくりかえるので便利。
また、他の処に張ったほうがよい場合には、カッターでスッと切るだけです。

表紙を作って綴ると、綴り穴をあける手間や、大きさが不ぞろいの紙面は綺麗に揃いません。
いっそ「この箱にはいってる」としておくほうが良いと思います（私はこうしてます）。

また未払い分は「未払い分」という棚なりケース内に入れて管理。

私的に注意してるのは「分類するルールを作ると、そのルールを忘れてしまうので、単純が一番」。
ですので、大体５０音順にしてます。
請求書に限らず、住所や電話番号の変更通知や代表者変更の通知も全部「発送者名ごと５０音順番」にしてます。
こちらから発送した請求書は「請求先名」で、５０音にしてしまいます。
ですから、買掛金も売掛金も一緒になります。

取引先からの問い合わせに、売掛金か買掛金か考えなくてすみます。

回答No.1

ben0514

私の整理方法では、
　(1)取引数・重要性により、勘定科目（取引相手）という形でつづる。
　(2)臨時取引や重要性の乏しい取引については、勘定科目（その他）という形でつづる。
取引相手や内容よりも、処理した勘定科目を優先してつづり、勘定科目と日付順ということにより、帳簿からのチェックをしやすくしています。
ただ、勘定科目でつづるほどではないものであれば、単純に日付順にしていますね。

つづり方も、のりづけなどはしませんね。領収証などの向きをあわせて、左上で閉じるような形でまとめますね。

私の考えでは、経理などでさかのぼってチェックしなくてよいような帳簿の記載の仕方を行うことで、あくまでも税務調査などに備えるというだけです。
ですので、すべての請求書や納品書などを残してはいません。領収証だけで取引内容がわかるものであれば、その他のものは処分してしまっているものも多いです。請求書と領収証で内容把握しているのであれば、納品書は不要というように考えますね。

伝票につづるような考えはありません。領収証などは証憑であり、会計帳簿や伝票の付属品ではないと思うからです。ただ、証憑としての保存義務もあるために残すのです。そのため、伝票や帳簿でわかるようにしておけばよいのですからね。
特に私の場合には、伝票や会計帳簿を手書きしていません。会計ソフトに領収証などから入力していき、必要な会計帳簿は決算時に印刷します。そのため、領収証等をつづるタイミングと伝票や会計帳簿が印刷されるタイミングが全く異なります。
さらに言えば、現金出納帳や預金出納帳を作成することにより、入出金伝票や預金取引で複合仕分けでないものは振替伝票の作成をしません。税務上も問題はありませんからね。
ただ、会社ごとのルールもあるかと思います。経理担当の権限で帳簿類を変更させるのは問題があると思います。監査を受けたりするような会社では、厳しいルールもあるかと思いますからね。