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請求書処理について
設立して1年の会社で経理補助をしております。とはいえ経理関係の経験がないため皆さんの会社ではどうされているのか表題についてお聞かせ下さい。 小口現金も扱っているので日々交際費などの清算もしております。交際費などは基本現金ですが、たまに請求書を渡されます。この請求は定期的な取引があるわけでないので随時振込で対応していますが、問題は定期的に発生しているものの振込のタイミングです。家賃や顧問弁護士への報酬、宅配業者などの請求書です。 現在は以下のように行っています。 まず、清算するものは証憑を添付する台紙（勘定科目など記載する）があるので、その台紙に必要事項を記入し、請求書を証憑として添付します。ので、中旬までに台紙作成、添付しておきます。 月の前半に着たものを中旬に一度まとめます。 まとめた請求書をネットバンキングで振込の予定（月末）を設定して振込処理します。 月の後半も同じようにします。 月末に定期的なものが振込まれます。 上記のように時期を決めて定期的に振込処理するのがよいのでしょうか？それとも請求書が着た順に随時処理するのがよいのでしょうか？ 上司は好きなようにやっていいと言うのですが、随時処理した方がいつまでも手元に書類が残らないので本心は随時処理がいいようです。 ただ私としては定期的にしたほうが日々、振込処理するよりも、定期的な時期を目標に台紙作成など余裕を持って作成できるし、情報としてもまとまって確認がしやすのではないかと思っています。 ですが、上司の言う事もわかります。 ただこの上司とは最近一緒に仕事をするようになったので、すでに上記の手順で半年以上やってきている私としては、やっとやり慣れてきた、とゆう気持もあります（個人の感情論ではないと思いますが）。また自分のやり方を押しつけたくて随時処理の話をしたのではなく、あくまで私の遣りやすいようにとの事なので、迷ってしまいました。 定期的に行うのと随時処理していくのでは、どうメリット、デメリットがあるのでしょうか？ また何かアドバイスがあればお聞かせ下さい。 長々となってしまいましたが、よろしくお願いします。
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回答へのお礼の欄の下から３行目台紙に勘定科目押印が、あなたの会社の奉公なら、それでよいです。一般的に糊付けの証憑書類を見たら科目は把握できているので、どうせ仕訳伝票をアウトプットして証憑書類に糊付けするのなら、わざわざ勘定科目を押印する手間が要らない。つまり時間短縮になる思ってのアドバイスです。 ちなみに、うちの会社は６課あってその課全事務担当者が全ての科目を所持していたら勘定科目代も馬鹿にならない。また勘定科目を間違えて押印しても台紙に押印した勘定科目が正しいと信じて仕訳伝票を起票するので、自分の頭で考え、この台紙に糊付けされている証憑の内容は、どの科目かを一人一人に徹底するよう指導しています。解らないときは知っている人へ教えてもらうのです。この事で互いが教えあい理解するのです。
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文面からだと、貴方は随時処理を自分のやり方としているが、上司は定期的にまとめて行えというが、どちらがいいだろうか、という質問に読めますが、この解釈でいいということでお答えさせていただきます（失礼ながら途中で主語がなくなっておられ、よくわかりません。貴方は定期処理派なのか随時処理派なのかが、わかりません） 慣れると「まとめてやる方が楽」になると思います。ネットバンキング利用ですと、ソフトの立ち上げ後一気にできてしまいますし。 随時処理は、目の前の書類を無くしてしまいたいという欲求は満足させてくれますよね。 仕事が忙しくなければ、それでいいと思いますが、会計処理というのは、なるべく「一度にできることは一度で行う」というのが効率的です（この仕訳はどうする？という疑問を何度もしなくてもいい、ということです）。
お礼
まずは拙い文面で申し訳ありません。 私は定期的に行う方がいいと思っています。 ＞仕事が忙しくなければ、それでいいと思いますが、会計処理というのは、なるべく「一度にできることは一度で行う」というのが効率的です（この仕訳はどうする？という疑問を何度もしなくてもいい、ということです）。 そうですね、効率的ですし、確かにまとめてして方が何度も悩まなくて済みますね。 ご意見参考になりました。ありがとうございます。
一般的に交際費はこちらの行為であって請求書に基づいて支払うものではないのです。「例えば、来客者への土産・慶弔見舞い・中元歳暮・また雨や雪が降っている場合タクシー代等です。」 家賃や顧問弁護士報酬や宅配業者の請求については毎月１０日２０日月末のように振り込み日を決めて振り込むのです。 台紙に同類科目内容の証憑書類を糊付けして合計を記録して仕訳伝票を起票し台紙に糊付けするので台紙に勘定科目を記載する必要はないのです。 メリット＝纏めて処理するので、煩雑でない。デメリット＝毎日処理すると余裕がない。
お礼
迅速なご回答ありがとうござます。 ＞家賃や顧問弁護士報酬や宅配業者の請求については毎月１０日２０日月末の＞ように振り込み日を決めて振り込むのです。 やはり振込日は決めておくものですか。上司いわく「取りまとめて定期的（私の場合中旬、月末と日にちまでは明確にしてませんでしたが）に処理するやり方が、いいと言うのは君の考え方だよね」とも言われていたので、そんなに変なやり方だったのかと不安になり迷ってしまいました。 ＞メリット＝纏めて処理するので、煩雑でない。デメリット＝毎日処理すると余裕＞がない。 私も感じていたことなので、同様なご意見が聞けて、少しほっとしました。 ちなみに ＞台紙に同類科目内容の証憑書類を糊付けして合計を記録して仕訳伝票を起＞票し台紙に糊付けするので台紙に勘定科目を記載する必要はないのです。 勘定科目の記載は勘定奉行に入力する際に、分かりやすいようにとの配慮のようです。 経験上からのご意見ありがとうございました。 とても参考になりました。
お礼
私の書き方が悪かったのですね、すみません。 「ちなみに・・・」とゆうことで、勘定科目の入力は分かりやすく（経理経験者ではないので）するために設けていることをお伝えしたかっただけなのです。 ＞解らないときは知っている人へ教えてもらうのです。この事で互いが教えあい理解するのです。 教えあって情報を統一していくことは大切ですよね。私も解らないときは聞いて確認してきましたが、これからもそう努めようと思います。 ありがとうございました。