ITサービス関係の請求処理について

質問

法人化して、間もない企業に就職をしました。（以前は個人事業）
ITサービス関係や、PCサポート等を行っている会社です。

その会社で経理を任されているのですが、請求処理等が粗雑で漏れが多く
私自身、小売りや製造の経理しか行った事がないのでフローの応用がうまくいきません。

例えば、PCサポートでお客様の家に担当が訪問し案件を終えて帰ってきます。
伝票等がここで発生すればいいのですが、それもありません。
金額は口頭かメールの一文で届きます。
または、他の企業からの依頼が来た場合、上司がメールのやり取りだけで金額を決めます。
それを漏れないように処理しなければならない状態で、無駄が多く困っています。

一般的なサービス業（物品のやり取りが発生しないもの）の場合、どういったフローで金額発生や請求書の作成、伝票の作成を行っているのでしょうか？

また、私の会社は規模が小さいので複写式伝票等は独自に作成するのが難しい状況です。
市販の使用できそうな伝票などありましたらそちらもお教えいただければ嬉しいです。

分かりにくい表現で大変申し訳ございません。
宜しくお願い致します。

回答No.2

noname#78412 · ベストアンサー

私の知る限り、このような業態の場合には、基本単価をあらかじめ決めておき、業務の担当者は自分の仕事一つ一つについて報告書（「日報」など）を提出し、経理の担当者はその報告書に基づいて請求金額を自動的に算出するようにしているのが普通だと思います。そうしないと、月々の請求もそうですが、年度末の未決済の処理なども困難になると思います。報告書等から経理で計算した請求金額と営業担当者からあがってくる実際の請求金額とが異なる場合には、差額を値引きとして処理することになるでしょう。
社長が一人で、あるいは社長一族だけで阿吽の呼吸で意思疎通ができるような状況で運営している会社ならいざ知らず、規模が小さいとしても、実際に質問者様などの他人を巻き込んだ組織として仕事をしているなら、営業活動と経理システムが有機的にリンクした（要するに営業から経理まで一連の流れになっている）業務運営が絶対に必要です。

要するに、経営者の意識が個人事業規模から抜け切れていない、どんぶり勘定の会社ということなのではないでしょうか。そういうところは、コンスタントに仕事があるうちはともかく、仕事量にムラが出てくると早晩資金繰りに行き詰まり、その責任を経理担当者に転化する可能性が高いと思います。ご注意を。

お礼

先日、社長と他の社員と話し合いの機会を持つことができ、ご指摘いただいた部分を参考に改善策を立ち上げてみました。

ただ、やっぱりおっしゃる通りのどんぶり勘定はなかなか抜け切れないようですので、注意していこうと思います。
ご回答本当にありがとうございました。

補足

回答ありがとうございます。

Carry15S様の言うとおり上司の意識や他の社員の考え方が個人事業規模から抜け切れていないのだと思います。

そのため、一連のフロー等を考えて会社や上司に提出をしてはいるのですが私一人だけが改善をしようとしているだけで結局は何も変わらないまま…というような状況が何回も続いていました。

会社は社長一族とその他の社員が混ざっているような状況なのでなかなか私の方でも強く言い出すことができません。
主に、上司（社長）の携わった案件の漏れが酷いのでアドバイスをいただきましたリスクに関して考えて話をしてみようと思います。
実際には、資金繰りにすでに詰まっていますので・・・

回答No.3

neutidesu

この会社の社長はおそらく技術屋さんで経理のことなど全く分からずに会社を立ち上げたのでしょう。そこに経理屋のあなたを採用した理由があるのです。社長はあなたにこの現状を改革して欲しいのです。あなたが社長に遠慮して黙っていたらダメです。気が付いたことはドンドン指摘して、必要な経費はどうどうと請求しましょう。黙っていて会社が倒産すれば元も子もないです。あなたが改革をして会社が発展すれば、いずれはあなたも重役です。

お礼

重役等にはまだまだ足りませんが、なんとか意見を聞いてもらえるようになりました。

一刻も早く経理関係や事務関係を整えたいと思います。
ありがとうございました。

補足

回答ありがとうございます。

会社の社長はおそらく技術屋さん…

まったくその通りです。
技術屋なので直感で動いてしまって今に至る…というような感じです。

個人事業からの癖も抜けないためにお金の使い方も荒い状態なので、話をしてみようと思います。

回答No.1

ok2007

お書きの状況であれば、社内の情報共有が出来ていない点が、最大の問題点ではないでしょうか。

この点、Takisuさんは、「小売りや製造」において社内の情報共有の出来ているケースを体感しているはずですから、そのご経験を応用出来るものと思います。

なお、ＰＣサポートであれば、遅くともサポート作業終了時点で請求額が決まっていることでしょう。この場合には、作業終了後直ちに請求額を情報共有する方法のほか、請求額の算定根拠となるデータ（例えば時間当たり単価が決まっているのなら、算定根拠となる作業時間）を情報共有する方法も考えられるところです。

また、「他の企業からの依頼」のときは、最終決定の額をメール転送してもらう方法のほか、エクセルやアクセスなどで一覧表を設けてそこへ記入してもらう方法も考えられるところです（一覧表形式は、ＰＣサポートでも用いることが出来ましょう）。

お礼

情報共有について新入社員が入ってさらに粗雑になりそうだったのですが、直接会社の社員全員に今の現状を説明したところ改善してもらえるような流れになりました。

的確なアドバイス、本当にありがとうございました。

補足

回答有難うございます。

情報共有ができていない…その通りかもしれません。
結局は、個人事業からの会社なので一族経営の中に私がいる様な形になっています。

私一人が通常の経理の流れを汲もうとしても周りが無反応なので不安になります。
社長は情報共有出来ている気になっているのでそれも大きな問題点ですね。

メール転送等して、エクセルにまとめられるものはまとめているのですが
それでも転送されないものが漏れ続ける…
これはもう会社自体の仕組みを直さないといけないですねorz

問題点の指摘・情報共有のアドバイス等全くその通りだと再確認いたしました。
もう少し、強く言えるようにしてみようと思います。