経理業務の早急な処理について。

質問

今日は、経理部に在籍している者ですが、よいアドバイス
をお願いします。

現在、買い掛けの処理は取引業者の請求書を待って、伝票を作り自社システムで処理をしています。

その為、前月の請求書がすべて手元に届き、伝票処理をして前月の収支（財務諸表）が出きるのが、月の半ばになります。

もっと早く（できれば月始めの３日～４日内）に前月の収支を出したいのですが、よい方法はないでしょうか。

又、よその会社での良い事例があれば教えてください。

回答No.3

jptae · ベストアンサー

請求書を待って、伝票作成・・・この処理が遅くなってしまう原因ではないですか？
自社システムというものが、どういう流れになっているのか解らないので不可能かもしれませんが、末日までの取引を３～４日までに作成したいのなら、納品書の時点で請求データを作成するようにされてはいかがでしょうか。
請求書が届いた時点でデータと照合するようにすれば、財務諸表の作成も早くなると思うのですが。

取引業者が末日までの取引を１日に締めて即日郵送でも、届くのは２～３日になってしまいます。
かといって、請求書を全てＦＡＸしたのでは費用（紙代等）がかさんでしまいます。（取引の量にもよりますが・・・）

以前、勤めていた会社では納品書からデータを作成し、毎月２日に請求書の鏡の部分（請求額が分かる部分）だけＦＡＸで送信してもらっていました。
今でしたら、請求金額のみメールで送ってもらうのもいいかもしれませんね。

回答No.4

Chuck_GOO

iact02さんがおっしゃっている話は、月次決算のワークフローを念頭においていると考えてよいでしょうか？

月次であれば、あくまでも管理会計ベースのものですので、必ずしも月末締めに拘泥する必要はないかもしれません。
例えば実質25日締めにしてしまう（→請求書を月末までにつくようにしてもらう）と、月初の収支確定がはやくなるのではないでしょうか？

また、全従業員に、月末締めのためのワークフローを徹底させる、というのは大手の会社では行われていると聞きます。（極力、月末近くに納品＆請求書が集中しないように、取引の平準化を図るetc.）

経理の迅速化がはかられている複数の会社にお話を伺ったことがありますが、共通しているのは「月初X営業日に収支を出すためには、どういうワークフローにすればよいか」という意識でした。
収支を早期に出すことを大前提として、（監査上問題ない範囲内で）いろいろなワークフローを見直すと、自然に答えが導かれてくるように思います。

以上ご参考になれば幸いです。

回答No.2

noname#15962

こんにちは、まず、jactさんの会社ではどんなシステムなのかはわからないのですが、締め日は統一していますか？仕入先に請求書必着日を末日や1日に指定すると
それだけでも処理が早くなると思います。
郵送時間はｆａｘで短縮できますし、
仕入先が請求書の作成に時間がかかると言ってきたら、
jactさんの会社では末日までの買いは確定しているはずですから、こちらから照合リストのようなものを各仕入先にｆａｘして、確認後返信してもらえば1日中に伝票の作成にはいれると思います。
金額の最終確認は請求書が届き次第でよい訳ですし
システムが発注から財務諸表まで連結しているのなら、
照合リストも発注明細のようなかたちで出力できるのではないでしょうか？

回答No.1

mugi-choco1

買掛金の処理を業者の請求書により、伝票をおこしているのであれば、請求書提出日を明確に決めておけば（月末までに送付など）早めに財務諸表が出ると思います。